销售业务视角下的企业内部控制问题研究——基于南京红宝丽集团的案例研究

文/杨妍君 （山西财经大学）

一、绪论

销售业务对于制造业企业来说具有至关重要的地位，决定了制造业行业公司业绩的完成情况，而销售业务中产品频繁出入库，同时涉及到退换货等的问题，控制措施不到位的情况下，舞弊现象难以避免，且销售业务中的收款环节涉及到现金流的问题，需要按照不相容职务分离原则进行相应的岗位设置。我国众多学者对销售收款这一循环内部控制制度的研究，大部分都参考了国外认可度较高的控制方法与手段，并将其改造成具有中国特色的控制方法与手段。在我国财政部还未出台关于销售业务内部控制的具体会计制度时，我国学者就对销售业务内部控制各个环节进行定义，讨论设定因素（黄宁，2007）。部分学者提出通过流程图的形式来提高企业内部控制并降低企业的风险。（杨有红、徐心怡，2010）。这些都停留在制度构建的阶段，本文采用案例研究的方法找出企业在经营过程中的问题，而目前对于销售业务内部控制研究主要针对各个环节以及各个部门之间权责分明的研究（Johnstone，2011；陆珏、蒋薇薇，2012；陈建春，2014），或对企业销售业务内部控制建设和改善的措施建议（缪艳娟，2014；徐修远2011）。

本文采取单案例研究方式，结合学者们先有的对于内控体系建设的研究成果，选择销售业务视角，基于对南京红宝丽集团销售业务及相关内部控制状况的分析，查阅相关案例咨询，结合内部控制理论以及相应的管理学思想，对于出现的内控问题进行概括梳理并给出相应的建议。案例的选取方面，本文选择南京红宝丽集团作为重点分析对象，首先该企业属于国家重点发展的高新技术企业，又是对于销售业务比较偏重的制造业企业，在政策的适用性以及公司的管理上都较为完备，另外该公司内控部分存在部分制度的模糊和执行的混乱，因而选择该企业进行销售业务的内控研究。

二、案例分析

本文结合红宝丽公司的内部控制的相关报道，采用单案例研究的方法分析企业在销售业务方面的内部控制，主要针对假票据事件进行分析，在运行阶段具体可以分为销售业务和收款业务，因而将从销售和收款两个方面进行分析。销售方面具体情况如下：

（一）审批环节制度较为健全，但仍存在不合理部分

红宝丽集团在销售的审批上，规定了一系列相应的程序，但在公章管理以及票据核验方面仍存在部分问题。公司的相关报道中可以发现，有业务员唐某私刻公章，提供假票据，且货物已经发出，造成了公司的损失。依照正常的流程来看，销售之后需要开出销售通知，进行发货的部门需进行相应的核查，保障销售的真实性，仓储人员发货需要依照审核过的销售单的内容进行发货，而装运的部门也需要单独再次进行核实，提升整笔业务的可靠性。而红宝丽在此次事件中未全面按照流程行事，仅依照增值税发票来进行发货是不合理的，公司在审批环节上仍需要进一步加大力度，控制各个业务流程的制定与实施，加强各个环节的信息交流，保障员工工作信息的准确性与及时性，以保障公司销售业务的高效运行。

（二）信息沟通渠道已构建，但未能有效利用

信息的沟通渠道包括了员工之间、部门之间的信息沟通渠道，也包括了管理层掌握具体工作进度的沟通渠道，建立顺畅的沟通渠道对于整个经营活动来说都是极为关键的。

结合案例中的状况来看，销售、财务、仓储三部门之间的消息不能及时传递是最需要改进的地方，销售业务主要涉及到的这三个部门，在信息上若不能达到及时的沟通与传递，就难以保障整体业务的顺利进行。

沟通中信息的可靠性和及时性都很重要，信息传递的环节越多、所经历的时间越长，将越容易使得信息失真，因而全过程的登记就极为重要。案例中，红宝丽的信息传递渠道虽已建立，但有效性上较为欠缺。具体表现在销售部未能及时将相关信息给到财务部，而同时仓储部和装运部也没能有效沟通，致使两道防线在此次事件中均未能发挥作用，且从管理层角度来看，由于销售业务所涉及到的人员及部门众多，管理层也未能及时收到相关的信息，从而导致了沟通的障碍。公司经营管理中需要重视信息沟通渠道的建立与完善，以保障相关的信息在公司内外都进行高效的传递，信息的传递也代表了管理层决策的下达效率，能否在短时间内采取行动应对外界的竞争以及环境的变化直接决定了公司的抗风险能力。

（三）签订销售合同各环节存在漏洞

此次事件中显然审批人员没有对销售合同草案进行严格审核，否则私自降低产品价格等现象不会出现。在销售业务中，订立销售合同之前首先需要进行与客户之间的接洽，判断客户信用状况，而较为重大的业务、金额较大的业务，在预先接洽时就需要法务与财务方面的人员参与，且记录形成书面材料。正式的合同中需要明确签订双方的权利义务关系，并交由审批人员做出进一步核查。

从收款方面分析，具体情况如下：

（1）权责关系以明确到部门，仍需进一步落实到个人。依照红宝丽在票据管理方面的，业务员唐某作为销售人员，却能直接接触收款，明显存在权责混乱不清的情况，这也是导致此次虚假票据案出现的直接原因。按照规定，企业应当完善应收款项管理制度，各部门应做到权责分明。

销售业务内部控制制度中的监督机制缺乏连续性。对于销售和款项的收取过程的监督，红宝丽集团则将大部分工作交给了内部审计部门，并未对其他方面进行补充的措施，加之董事长和总经理为同一人，这样则导致了原本应独立的内部审计部门效力存在一定程度的折扣，因而出现了内审部门从发现问题到真正解决的时间耗费增加许多，大大减少了部门的监督作用。内审部门的监督未能发挥作用还取决于公司实际状况，内审人员数目有限，而公司年收入高达十个亿，因而很难对全部事项都进行监督，只能通过抽样审计来进行整体的审查。需要建立中小客户的管理名册，将中小客户的信用评级也作为重点工作进行，因为常常出问题的就是审计的遗漏项，依照重要性原则会忽略的部分，该案例中也是反映出内审部门确实在中小客户的审核上还需要进一步加强。

（2）票据管理方面存在部分欠缺。销售一般回款收到的都是银行承兑汇票，该票据实质上意味着以赊销方式出售，这就需要公司在收到票据后进行后续的跟进，核实其真实性，在拿到汇票、通知付款之前，财务显然要先进行核查，信用部门需要跟进客户的信用评价。红宝丽早在2008 年就对公司承兑汇票的管理制定了明确的规章制度，依照红宝丽的规定，市场部和财务部均应对承兑汇票进行审核、查询，制度很完善，但在执行方面存在一定漏洞，报道中显示出现票据问题时的票据都是由公司业务员唐某提供，而且金额很大，说明红宝丽所设的防线失守。公司内部控制系统在完善制度规定的同时，更重要的是有效地执行这些内控制度。红宝丽的销售部门和财务部门如若能严格按照内部财务管理制度，在收到承兑汇票时及时审核，并通过开户银行及时查询，那这样的造假事件是能够避免的。

（3）业务流程方面需要进一步完善并落实。在票据出现问题的情况下，公司如果采取函证等方式定期核对应收账款、应收票据、预收票据的真实性，业务员唐某的虚假行为是完全可以被发现的，而案例中出现了内控漏洞而企业却没能发现，由此可见，企业的往来账项核查存在一定的问题。公司需要进一步完善往来项目的核查工作，保证往来账目中记载的数目都真实、可靠。且发货、出库业务应当由不同人员担任，也并未安排人员进行核查工作。这点在公司的业务流程设计上还需要进行改进，以确保销售业务流程的合理性。另外企业在发票管理上也存在部分不规范行为，应当按照《内部会计规范——销售与管理》的规定中执行，避免只有销售通知单的情况下就开发票，否则会直接导致销售收入入账的不完整，也可能使得发货数目与发票数目产生偏差而未发现。

三、研究结论

第一，在企业的销售业务环节上，应当形成一套完善的、有调理的销售与供货业务流程，包括对于客户的信用评价、仓储人员的单据验证等。而红宝丽在其销售业务中，就出现了链条的断裂现象，重点问题主要在于单据的核验，业务人员对于单据的审核出现了问题，未能将虚假票据鉴别出来，导致货物发出公司受到损失，因而需要保障销售业务链条的完整性，要重点从单据的核查问题上入手。另外要注重中小客户的信用审核，将中小客户作为核查的另一重点方向，保障企业销售业务核查工作的全面性。

第二，公司业务人员与客户之间的关系未能明确，业务人员不应当与款项直接接触，而在红宝丽中客户回款是直接到达了业务员手中，违背了不相容职务分离原则，造成了经济损失。这样对于现金流的管理疏忽也是红宝丽在此次事件中需要改进的部分。红宝丽作为制造业的企业，销售与收款业务是最为重要的部分，决定了公司整体的业绩状况。

货款在公司中大多由银行承兑汇票形式收回，因而需要对这部分资金回款的风险进行专项的管理，这次假票据时间反映出业务员与客户之间存在着某种牟利关系，需要公司进一步进行分析与控制，对于银行承兑汇票的真实性进行严格的审核、确认。就风险控制方面，该销售业务最关键的内控节点是：核实银行承兑汇票的真实性。财务人员需要首先联系银行，对该笔票据进行核实，确认其真实性后，再进行下一步的流程。一手票据和金额较小的票据相对来说风险较低、较为可控，可以对这一部分票据予以较低的风险控制，从而提升财务部门的工作效率。

第三，责权关系安排需要明确，对于该案例来说，责任大多数情况只明确到部门上，并未明确至个人。个人的权利与义务如果未得以明确，将导致部分权利的重叠或模糊，导致事情重复进行和事情无人问津的状况，这都会使得公司的管理出现很大的问题，因而在责权关系的落实问题上，公司需要进行更多的努力，将权利与义务进行分配、下放，以达到平衡的状态。

公司的业务员唐某直接拿到了回款，这就是未能明确权利所带来的，属于越权的行为，收款与销售之间应当是相分离的，不能够由同一个业务员同时兼任，权利无制衡关系将导致问题的出现。对于已经发生的问题要明确到责任人，需要有人对后果进行承担，否则就意味着内控体系的失效，明确全责关系，从而使得权利间相互制约，完善公司内控体系。

四、政策建议

通过以上的研究分析，对于红宝丽来说，面对与日俱增的销售压力，完善销售与循环的内控控制刻不容缓。基于以上分析，我们对于企业的销售和收款环节内控控制提出了以下的建议：

（1）完善销售业务的相关制度。公司在对业务流程进行梳理后，需要对制度进行完善与落实，结合企业实际的生产经营状况，让制度真正发挥作用。例如完善客户的追踪服务，保障客户的售后服务，从而使得销售发展变得可持续；完善收款环节的审批控制，保障业务的真实性；完善发货环节的控制，保障销售单、订货单、拣货单的一致性；完善应收账款的账目管理，除了必要的账龄分析表外，对一些客户情况进行分析，尽早对于应收账款的可收回性进行判断，以便及时更新客户的信用额度和政策，保障之后销售业务的利益（舒景富，2014）。

（2）建立岗位分工控制。企业应当将具体的职责进行进一步的明确，将权利进行有效的下放，具体来说可以将权力下放到各个机构，明确各部门、各业务人员的职责，做到有功必赏、有责必究（李理，2016），这样才能保证在出现问题时可以明确到个人。

（3）促进各部门人员之间的沟通。员工的沟通在工作中占据至关重要的一环，公司需要建立各部门之间的沟通渠道，保障员工的信息来源是可靠的，管理层能够获得的信息是及时的，从而减少内耗以提高整体的工作效率。