信息化背景下加强高校学生档案管理的对策

摘 要：在信息化背景之下，人们生活发生了翻天覆地的变化，对于高校学生们的档案管理工作也融合了信息技术，能够有助于高校学生档案管理的规范性。在目前的高校学生档案管理过程中，存在不少的问题，比如：档案管理信息严重不足、档案管理信息化不太规范、相关档案管理的工作人员信息化技术水平有待提高等等。因此，本文就根据信息化背景下的高校学生档案管理做出探讨，提出相关的对策，为信息化背景下的高校学生档案管理提供可行性参考。

关键词：信息化背景;高校学生;档案管理;对策

在信息化背景之下，高校学生档案管理工作已经逐渐和信息技术相结合，传统的高校学生档案管理工作已经不再适应学生们发展需要，因此，在现如今高速发展的互联网信息技术背景下，信息化的高校学生档案管理工作能够弥补传统高校学生档案管理工作的不足之处，创新高校学生档案管理工作模式，从而将高校学生档案管理保管得更加科学化、信息化，能够顺应时代社会的发展，加强高校学生信息档案管理建设，从而进一步提高档案管理意识。

一、高校学生档案管理存在的问题

1.信息化档案管理不规范

传统的高校学生档案管理方式比较落后，管理工作也不太规范，管理人员的专业化水平比较低，所以就将逐渐被社会发展所淘汰，也不符合社会主义现代化建设的要求，基于以上这些不规范的档案管理行为，就导致高校学生档案失去原有的价值和意义。比如：高校学生档案资料残缺，或者高校学生档案资料涉嫌造假;高校学生档案管理不规范从而致使部分学生的档案资料丢失，以及在高校学生档案资料中，老师的主观评价比较多，导致客观评价部分比较少等等;基于以上这些不规范的行为管理内容，导致高校学生档案失去最真实的色彩。除此之外，还有一个比较关键的问题是高校学生档案管理不能适应现如今的信息化管理需求，大部分还是采取的纸质档案，信息化水平普及率比较低[1]。

2.高校学生档案管理意识淡薄

近些年来，随着高校招生人数越来越多，高校学生人数也越来越多，高校学生档案也随之增多。但是在实际高校学生档案管理过程中，大部分高校对于学生们的档案管理工作的认知程度较低，很容易忽视高校学生档案管理工作，有的学校领导人员甚至认为高校学生档案管理工作可有可无，只是敷衍了事，为了应付一下上级检查。由于受到这种思想的影响，就导致大部分的高校学生档案管理只是流于表面形式，没有设立专门的高校学生档案管理部门，同样也就缺少档案管理的工作人员，导致高校学生档案管理工作的基础不够稳定。由于高校领导人员对高校学生档案管理的支持力度很小，对于高校学生档案管理的投入的人力、物力、财力也比较少，所以高校学生档案管理建设的改进工作还有很大的提升空间[2]。除此之外，由于学校对于高校学生档案管理工作的宣传力度也比较低，致使高校学生对于档案管理的认知也不够全面，不了解高校学生档案管理对于学生们的自身发展的重要程度，导致部分学生们在填写档案资料的过程中，填写的信息不全面、不具体，甚至有不少学生们对于高校学生档案管理的去向都不清楚。高校学生自身对于档案管理工作的漠不关心，在一定程度上也会抑制高校学生档案管理的信息化发展。

二、信息化背景下加强高校学生档案管理的对策

1.完善信息化管理的规范流程，建立统一标准的档案管理系统

要想实现高校学生档案管理信息化，首先就要建立一套比较完善、规范的高校学生档案管理系统，在提高高校学生档案管理人员的专业水平的同时，还应该强化高校学生档案管理信息化的使用效率以及便捷性。在信息化的社会背景之下，完善高校学生档案管理的规范流程，在高校学生档案设置方面、档案管理方面以及檔案使用方面，一定要严格遵循学校制定的相关管理制度，只有这样，才能进一步提高高校学生档案管理的信息化程度。高校在校园网络的基础之上，充分发挥学校方面现有的计算机网络优势，开发并且完善高校学生档案管理系统。在高校学生档案管理系统的开发阶段，要做到将高校学生们的档案归纳、数据收集、信息安全等方面统一规范标准，保证高校学生档案管理系统具有可实际操作性能，同时又能够建构高校学生档案数据信息的实时性、有效性、准确性，为早日实现高校学生档案管理信息化奠定坚实的技术基础[3]。另外，还可以加强高校学生档案管理信息系统的防火墙建设，更能进一步强化信息安全管理，防止高校学生档案信息泄露出去。

2.提高高校学生档案管理意识，改善高校学生档案管理条件

高校学生档案管理人员要重视好高校学生档案管理工作，必须要认清高校学生档案管理信息化的重要性，以此来增强高校学生档案管理工作的责任意识。加强高校学生档案管理信息化的意识，不断适应信息化背景之下的高校学生档案管理工作，从而进一步提高高校学生档案管理的管理水平以及服务效率。除此之外，面对高校学生档案管理意识比较薄弱的问题，学校方面应该从大一新生开始就做好高校学生档案管理宣传工作，并且将高校学生档案管理和大学生们的日常学习融合在一起，从而提高大学生们的档案管理意识以及信息化水平。高校要加大对于高校学生档案管理的人力、物力以及财力的投入，建立专门的高校学生档案管理部门，并在其部门设置一些档案管理的工作人员，购买计算机、扫描仪等设备，强化高校学生档案管理的规范性、科学性，为推进高校学生档案管理的信息化提供强有力的保障。在高校设立信息化档案管理，尽最大的可能发挥信息化档案馆的工作职责以及工作价值，才能进一步协助好学生们的档案管理工作，促使高校学生档案管理信息化、规范化、科学化。

三、信息化背景下加强高校学生档案管理的重要意义

信息化背景下加强高校学生档案管理，能够帮助高校改进传统学生档案管理工作存在的不足之处，并使得高校学生档案管理信息化适应现代社会主义发展的需求。一方面，要努力提高学生们对于高校学生档案管理的重要认识，便于高校学生们更好地了解到档案管理对于日后发展的重要性。比如：在学生课堂教学过程中开展高校学生档案管理的保护活动，让更多的学生参与到其中，清楚地明白对于高校学生档案管理自己该如何使用，这样做的目的是为了让学生自身重视起学生时期的档案管理建设。另外一方面，信息化背景下加强高校学生档案管理，能够提高高校学生档案管理的便捷度，提升档案管理的工作效率。

总的来说，针对我们国家传统的高校学生档案管理的基本情况，学校方面应该适应信息化时代潮流的发展，积极推行高校学生档案管理的信息化，从而进一步提升学校档案管理工作人员的信息化意识，提高相关工作人员的信息化技术水平。从而进一步完善高校学生们的档案管理信息化流程，有助于高校学生们档案管理工作科学化、规范化。信息化高校学生档案管理能够弥补传统档案管理中的不足之处，对于高校学生档案管理保护工作具有重大作用。

参考文献

[1] 朱少禹. 信息化背景下加强高校档案管理的对策探析[J]. 办公室业务， 2018， 000（015）：110.

[2] 李玉明， 和萍. 信息化背景下高校管理存在的问题和对策[J]. 时代经贸， 2018， No.440（15）：46-47.

[3] 曹聪. 数字信息化背景下高校档案管理的创新措施探讨[J]. 环球市场， 2020， 000（001）：250.

作者简介：段超燕1970年5月，女，汉族，山东沂水，副研究馆员，山东医学高等专科学校