如何做好人事档案开放利用工作

王金亮

大庆市大同区就业和人才服务中心，黑龙江 大庆 163515

本文立足于“就业与人才服务中心”（下文简称：中心）的人才档案开放利用工作，去探索完善这项工作的有效途径。中心作为媒介本区域人才资源的供给方与需求方的事业单位，做好人事档案开放利用工作不仅能服务于广大就业群体，也能促进域内各类经济组织的用人需求。在互联网时代，中心积极构建在线服务平台为劳资双方建立起了良好的信息交互机制。笔者在近年的工作实践中也逐步发现，目前中心在人事档案开发利用工作中仍存在着诸多不足。其中，信息不对称仍然在劳资双方之间存在，而且在服务域内求职者时也多以政策宣讲为主线，而缺乏对他们提供建设性建议。人事档案开发利用工作的核心为“利用”二字，在劳动要素市场中利用人才档案资源，最终需落脚于为劳资双方牵线搭桥。那么如何实现开放利用呢。显然，开放应保障人才资源的个人隐私权，且需在求职者的授权下进行。由此，这就构成了本文立论的价值取向。

一、人事档案开放利用工作所面临的挑战

结合笔者的工作体会，当前主要面临以下三个方面的挑战：

（一）开放的权限难以把握

在我国劳动力市场中普通求职者往往处于议价的劣势方，所以开放人才档案更多是出于让资方进行选择，而未能关注求职者对资方的选择要求。这就在一定程度上催生出了难以把握人事档案的开放权限问题。按照一般流程，求职者的人才档案委托中心进行管理，中心在人才档案电子化后则会向社会开放人才档案信息。那么，有用人需求的单位便可以在线调阅人才档案信息，这就难以保障求职者的私人信息安全。在自媒体时代，保障求职者的私人信息十分重要，这不仅是中心“以人民为中心”服务理念的内在要求，更是中心履职的社会责任。然而，当前由于众所周知的就业形式，也使得中心在开放人才档案信息时过多考虑到用人单位的诉求，而未能从保障求职者的切身利益着眼。

（二）利用的程度过于粗放

中心作为事业单位，需挖掘人才档案的社会价值。如，中心可以通过大数据分析去获取哪类求职者的就业能力强，什么专业类型的大学生具备岗位求职优势。对于前者而言，可以为域内社会保障部门设置劳动培训项目提供参考，后者则可以为政府部门把握域内产业结构和发展状况提供佐证资料。然而，当前在利用人才档案时未能做到精细化管理，而单纯作为服务部门去承接求职者的委托需求。由于人才档案的利用程度过于粗放，便弱化了中心在助力域内社会经济发展的职能。同时，也由于利用程度的粗放，导致用人单位与求职者之间仍存在着信息不对称问题，结果出现了域内用人单位向域外要人，域内符合要求的人才则前往域外就业。这样一来，便增大了劳动力市场中的“摩擦成本”。

（三）开放利用的权责模糊

随着人才档案的开放，用人单位可以在低成本条件下获取人才信息，此时便剩下用人单位与求职者之间的信息交互。然而，接下来可能出现两类状况：（1）因人才档案信息部分失真，而导致用人单位出现了逆向选择风险，甚至在用人过程中出现了道德风险。（2）因中心为用人单位间接提供了信用担保，一般求职者发现用人单位未能完全履约，那么则会将矛盾转移到中心来。目前，中心对人才档案的开放利用的确存在着上述风险，这本质上是由权责模糊问题所引致的。在社会主义市场经济体制下，作为体制内的“中心”在人才档案开放利用中必须遵守市场的游戏规则，那就是需建立起产权明晰、权责清楚的社会服务职能。

以上从三个方面所做的分析，便为下文做好人事档案开放利用工作提供了路径指向。

二、做好人事档案开放利用工作的途径

根据以上所述，做好人事档案开发利用工作的途径可从以下四个方面构建：

（一）中心以书面形式向求职者申请档案开放的权限与否

中心在人才档案管理时需要注意这样的情况，即部分大学生已经就业只是将自己人事档案按规定委托中心管理，若是这部分人才档案也给予开放，那么势必会对这部分大学生造成困扰。因此，中心应以书面的形式向求职者申请档案开放的权限与否。具体的实施办法为，中心窗口接待环节应向求职者提出书面申请，并口头告知求职者因开放个人档案所可能带来的影响。然后，由求职者根据自己的意愿签署同意或者不同意的意见，该意见最终作为确认求职者授权档案开放的法律文书。有条件的中心还可以在完善档案信息化管理的基础上，将求职者的工作诉求也一并在书面材料中反映出来，以备用人单位参考。

（二）中心档案管理部门应加强人才档案精细化管理能力

中心在开放利用人才档案时需要有更高的工作格局，那就是通过对档案实施精细化管理去助推域内社会保障事业的发展，也为域内主管部门规划人才引进计划提供信息资料。本文建议，中心档案管理部门应组建人才档案资源开发团队，通过对求职者专业背景、用人单位用人趋势、大学生域内就业情况等信息进行大数据分析，并在中心管理层的主导下与社会保障部门、政府人才引进主管部门进行合作，在数据共享的基础上提升人才档案管理的社会价值。在加强人才档案精细化管理能力的过程中，需要对团队成员开展业务能力培训，并在团队中设置信息员岗位，具体负责与社会保障部门、政府人才引进主管部门的沟通。

（三）中心应识别用人单位信息真伪按申明授权档案查阅

针对劳动力市场供求关系的失衡现状，中心应切实维护求职者的合法权益，其中降低求职者与用人单位之间的信息不对称现象则是关键。本文建议，中心作为事业单位应以自身的技术优势、公权力职能首选对用人单位的真伪进行识别。结合工作实践经验，中心应着重对域外用人单位的信息真伪进行识别。具体的实施办法为，中心应派专人前往域外用人单位在本地的办公地点进行考察，重点考察用人单位各类资质的真实合法性，并与办公地点的负责人进行沟通去了解他们的用人计划和诉求。同时，还需要对办公地点开展全域走访，去把握用人单位的开工情况。最后，根据考察情况确定是否向用人单位授权档案查阅权限。

（四）中心需建立第三方监督机制为求职者提供政策保障

中心还应建立第三方监督机制，这不仅是对劳资双方利益的一种维护，也是中心公权力的一种体现。在中心应设立劳资双方签订协议的场所，在签订协议之间中心人员应当场向劳资双方告知各自的权益与义务，并对协议内容进行初审，并将符合规范的协议一式三份进行三方签署，其中一份由中心归档。中心在对人才档案管理中应充分利用这部分档案信息，通过对协议信息的分析可以得出几个关键数据：域内各岗位的平均工资水平、域内急需的用人岗位有哪些、域内用人单位紧缺的用人岗位有哪些等。不难知晓，这些数据对于域内社会保障工作的开展和人才引进计划的制订都将发挥建设性作用。

三、小结

就业与人才服务中心作为媒介本区域人才资源的供给方与需求方的事业单位，做好人事档案开放利用工作不仅能服务于广大就业群体，也能促进域内各类经济组织的用人需求。在互联网时代，中心积极构建在线服务平台为劳资双方建立起了良好的信息交互机制。笔者在近年的工作实践中也逐步发现，中心在人事档案开发利用工作中仍存在着诸多不足。目前，在工作中主要面临三个方面的挑战：开放的权限难以把握、利用的程度过于粗放、开放利用的权责模糊。在问题导向下，做好人才档案开放利用工作的途径为：中心以书面形式向求职者申请档案开放的权限与否、中心档案管理部门应加强人才档案精细化管理能力、中心应识别用人单位信息真伪按申明授权档案查阅、中心需建立第三方监督机制为求职者提供政策保障。