创新医院档案管理提高档案工作水平的途径分析

赵晓钒

（淄博市第一医院，山东 淄博 255200）

我国的医院档案管理发展得越来越成熟，主要涉及医院各类公文、各类活动和事件的记录、工作文档等，是医院日常工作的重要一环。传统的医院档案管理工作采取纸质化办公模式，效率低，资源浪费量大。随着信息技术的发展，现如今的医院档案管理工作大多借助电子设备进行，不但能节省资源，还能方便操作，实现信息共享。所以，创新医院档案管理工作方法对于医院日常工作来说十分重要。

一、医院档案管理工作的现状分析

（一）医院档案管理工作的特点

医院档案具体指的是医院各类公文、各类活动和事件的记录、工作文档等，对于医院管理工作来说至关重要。根据医院档案的概念，可以得出医院档案管理工作的特点，主要有以下几点：第一，有章可循。医院档案载体的规范性高，必须按照国家的相关规定编写和管理，对它的内容、格式、检验等方面都有一系列的规章制度限制，所以医院档案管理是有章可循的。第二，可使用性。医院档案管理工作服务于医院的各项工作，他的目的不仅在于存储信息，还在于方便信息使用。医院档案可作为参考资料，具有权威性。医院档案可作为决策凭据，具有科学性。使用医院档案时，它可向我们提供查询、存储、分类、管理等功能，方便使用。第三，安全性强。医院档案作为医院的内部资料，具有很强的安全性。安全性要求不仅在于医院档案的存储方面，还在于他的使用和传播过程都必须注意保密。

（二）医院档案管理工作的原则

医院档案管理工作的原则可以分为三大点，第一，医院档案完整性。医院档案需要记录某一工作的全部流程，在收集档案时，不可发生疏漏，要完全能记录整个流程。医院档案的完整性关系到使用的高效性和管理工作的工作质量，是医院档案管理最重要的部分。第二，收集工作规范化。医院档案的收集工作困难主要体现在医院档案的分布不集中，收集起来麻烦，分布无规律，难以寻找。所以，医院档案的收集环节需要有专门的制度规范它，让专人负责专职，工作分配到个人，规范工作流程。第三，档案筛选法则。医院工作杂而细，不是所有的工作都需要记录到档案内，我们只需要选取价值高的工作记录。医院资料筛选入档案的工作至关重要，有目的、有策略的选取最有价值的信息，排除无关信息，提高医院档案管理工作效率。

二、医院档案管理的工作方法

（一）管理主动化

传统的医院档案管理工作被动地接受指令，管理效率低，有时会出现工作的时间不够的现象。医院档案主动化要求前移进行管理工作的时间，主动整理文档和主动进入运转环节，控制整个流程的进展，确保收集的档案的精确性和系统性。第一，建立医院档案体制，以制度来保障工作进展。医院档案体制涉及的制度包括归档制度、收集制度、整理制度等，归档制度是最重要的制度。归档制度的规范化可以统一工作流程，方便工作人员操作，提高管理效率。第二，管理工作流程化。把整个管理工作整理为一个流程工作，流程中分化为几个阶段工作，每个阶段工作都有对应的工作任务和人员安排，上一个阶段的人员没有权限管理下一个阶段的人员，提高工作效率。人员的安排分为三个主要岗位，主要负责预立卷、档案整合和库房监控管理。三级分配方式使得医院档案管理工作有条理，保证了医院档案管理工作的安全性和完整性。

（二）管理信息化

随着信息技术的发展，医院档案管理工作将信息技术应用在其中。信息技术可以应用在信息存储、信息保密、信息共享、资源节约等方面。医院档案作为医院的内部资料，具有很强的安全性，避免发生泄漏。安全性要求不仅在于医院档案的存储方面，还在于他的使用和传播过程都必须注意保密。将医院档案管理信息化，采取各种加密算法和通信协议，可以提高信息的安全性。档案管理信息化离不开计算机设备和操作设备的人员，所以，管理人员需要有专业素养和操作设备的能力。为了培养操作人员的专业核心素养，医院可以组织培训活动，培训管理人员的理论知识和实践能力。邀请信息技术相关的专家开讲座，宣传档案管理信息技术和现代化操作系统，提升管理人员的设备使用能力和规范管理能力。信息化管理应用到信息化软件技术包括档案管理系统、检索系统、电子开发系统和其他相关软件系统。拥有电子信息技术的部分工作人员积极带动其他工作人员共同学习，共享资源。因为医院档案管理工作是一项基础性、综合性的工作，医院的全体人员都应该能掌握和灵活运用。最后，医院档案管理信息化需要提高工作人员的思想意识，让管理人员充分了解档案信息化的重要性，把发展信息技术作为管理工作的首要任务，提高现代化的管理意识，深化管理人员对管理的理解。对于医院来说，重视档案管理工作需要加大对于管理工作的人才投入，吸引优秀人才，引进先进设备，提高医院档案管理工作的效率和工作质量。

我国的医院档案管理发展得越来越成熟，改变传统的医院档案管理工作的纸质化办公模式，现如今的医院档案管理工作大都采用电子设备，医院档案完整性高，收集工作规范化，有一套独立的档案筛选法则，提高档案管理工作效率。管理工作逐渐趋向于主动化和信息化，改进后的档案管理工作不仅能节省资源，还能方便操作，实现信息共享，保证了医院档案管理工作的安全性和完整性，以提高档案工作水平。