图书馆开展个人和家庭档案信息保存与服务研究

王晓燕

（甘肃省庆阳市图书馆，甘肃 庆阳 745000）

根据有关调查研究显示，我国仅有少数家庭在图书馆内部建立了家庭档案，而这些已经定档的大多数只停留在家庭资料的整理阶段，并没有做到对个人和家庭资料进行真正的归档保存，难以发挥出档案在保管过程中的应有价值。

个人和家庭档案是指家庭内部及家庭成员在学习和生活过程中所形成归属个人备查的文字、图表、音像等各种其他形式的历史记录资料。在社会中通过以婚姻或是血缘关系为纽带而建立起家族成员所形成的档案，也属于家庭档案的管理范畴之内。通过将家庭成员在社会活动中所形成的各种具有纪念价值和保存意义的文字、音频、纪念品、视频等信息进行收集和记录，就可以形成该家族所特有的家庭档案。

一、图书馆开展个人和家庭档案信息的作用

图书馆开展个人和家庭档案信息的作用，主要可以体现在以下三点：第一，通过开展家庭档案可以帮助家庭内部解决不必要的矛盾和纷争，例如，在同一家庭之间对土地和房产处理纠纷的过程中，如果没有实质性的家庭档案对土地的来源和使用进行记录，那么就无法了解正确情况，最后只能通过法律途径解决问题。但家庭若有相应的档案记录，则可采用家庭档案记录直接解决土地房产纠纷问题；其次，家庭档案的建立，可帮助家庭内部提高管理效率，如大件电器在使用过程中损坏，需保修或修理，若未建立相应的家庭档案，则家庭成员要费力寻找保证书。但是通过家庭档案的建立，家庭内部成员可以直接通过查询档案来找到保修卡，提高了家庭生活效率；第三，通过开展家庭档案可以帮助家庭内部和睦，传承和延续良好的家庭传统。例如，通过家庭档案的记录就可以让后代了解到家族发展历史，对祖辈的光辉事迹进行缅怀，并继承前人留下来的精神品质，让后人在生活过程中沿袭家族的良好作风。同时家族后辈还可以通过分享前人所取得成就的荣誉与喜悦，来鞭策和鼓励家庭内部其他成员。通过家庭档案就可以使家庭内部成员回忆时光，拥有更多的理解和包容，成为家庭未来发展过程中的美好集体回忆。

二、图书馆开展个人和家庭档案信息保存与服务的具体工作内容

（一）对个人和家庭档案进行信息收集

在对个人和家庭档案进行信息收集的过程中，需要了解到每个家庭档案内容之间的共同点和不同点，在根据家庭档案的自身特色进行档案信息的收集，通常在个人和家庭档案信息收集中主要收集以下四点：第一，对个人有保存价值的工作或是学习资料进行收集，例如收集一些家庭内部成员所获得的各类证书（学位证、职称资格证、技术资格证等）、收集家族内部成员所获得的相应荣誉（研究成果、奖章、荣誉证书等）、收集家族内部成员的身体状况记录信息（家族内部成员在医院中的检验单、诊疗书、病历卡等）、收集家族内部成员各种拥有的社交资料（同学录、邀请函、有纪念价值的信件、名片等）；第二，对具有保存价值的生活资料信息进行收集，例如家庭内部成员的各类身份证明材料（行车驾驶证、工作证、身份证）、对家庭内部有纪念的音响制品（照片、个人录音、家庭视频等）、家庭内部成员所收集的各类收藏品（纪念邮票、古钱币、字画、古董）；第三，对具有保存价值的家庭基建资料进行收集，比如家族旧址房屋建造设计图纸、房屋竣工验收报告、建筑材料结算清单、装修合同等；第四，对家庭内部具有保存价值的经济活动资料进行收集，例如家庭成员在生活中的各类购物票据、对各类电器的使用说明书、在日常生活过程中的缴费凭证、购房过程中所取得的房产证明、房屋过户证明、购房发票、保险赔付记录、营业执照、营业许可证、身体健康证、税务登记、价值证券等进行记录。

（二）对个人和家庭档案进行信息分类

个人和家庭档案信息的分类，主要有三种方式：第一，将个人和家庭档案信息划分为文字档案类别，其中主要有族谱、家庭证件、各种类型合同、电器说明、电器保修卡、医疗记录等；第二，将个人和家庭档案信息划分为照片和音像档案类别，其中家庭成员在旅游期间拍摄的美图、录像或生日宴会等具有特殊纪念价值的音像产品；第三，将家庭档案划分为实物档案类别，其中家庭成员在学习和工作过程中获得的荣誉证书、奖杯、古董字画、钱币、邮票等纪念性收藏。

（三）对个人和家庭档案进行信息整理

在对个人和家庭档案信息进行整理的过程中，首先需要对档案的保管期限进行划分，可以根据档案所保管的时间划分为“短期”“长期”和“永久”这三个类型。通常图书馆在对个人及家庭档案信息保管过程中，把需要保管时间超过30年以上的家庭档案期限定为“永久”，而这一类型信息通常是指家族族谱、具有纪念价值的音像和照片、家庭房产证明、古钱币等；将保管时间在5至30年的家庭档案限定为“长期”，该类型的家庭档案信息主要有各类发票、家电使用说明及保修卡、家庭成员医疗病历等；保管时间短于5年的家庭档案信息限定为“短期”，该类型的家庭档案信息主要有水费凭证、电费凭证、煤气费凭证、电话交费凭证等。

在对个人和家庭档案进行整理的过程中还需要对归档件号进行编写，通过对归档件号进行编写，便可以根据家庭档案的时间顺序进行划分，来标注具体档案家庭档案信息中的位置。

三、图书馆开展个人和家庭档案中归档件号的编写

（一）对个人和家庭档案盖归档章形式

对个人和家庭档案进行盖章归档形式编写时，需要在档案袋上方标注档案类型、档案类别代号、档案保存期限、档案年度、家庭代号、档案件号等相应的信息，例如，在对某家庭的购房房产证进行文字档案归类时，就需要对该房产证划分为保存期限30年以上，定义为第1件，在归档填写时需要将档案保存年限填写“永久”。

（二）对个人和家庭档案粘贴标签形式

在对个人和家庭档案进行粘贴标签形式编写时，需要以标签的形式将归档章粘贴在归档材料上方，并且所粘贴的标签不能影响归档材料原来的自身目的，在对房产证等大宗证件进行保存的过程中，需要采用粘贴标签形式进行存放。归档的位置需要盖在归档材料的右上角，来保证归档材料的原始面貌，同时还需要在归档材料上方用铅笔标注材料的类别及件号。

（三）对个人和家庭档案中图片和音像类档案编号

在对家庭和个人档案中图片和音像类档案进行编号的过程中，需要严格地根据归档件号的基本原则进行编写，需要保证编写件号与照片号、光盘号形成一定的关联性，在对图片和音像类档案进行归档件号粘贴过程中，通常需要使用粘贴标签的形式，并且在每一件照片上方还需要附着相应的地点、时间、人物、事件等简单的说明；在对纸质化照片进行归档保存过程中，还需要将纸质化照片形成电子化，将电子数据用光盘形式进行保存。在保存过程中依然需要贴上归档章和简单说明，并放入相册中进行保存。

四、结语

现阶段家庭是构建社会组成的最基本单元之一，家庭档案不仅记录着整个家族和家族内部个人发展的历史，同时也可以在一定程度上折射出我国社会在发展过程中的基本面貌，是我国社会档案最有效的补充之一。因此图书馆通过构建出良好的个人和家庭档案保存体系，就可以为社会留下丰富的物质及精神财富。