数字化时代高校档案管理信息化建设策略

任伟 张杰

（山东医药技师学院，山东 泰安 271200）

数字化时代，高校在档案管理信息化建设中，应注重加强对先进信息化技术手段的开发与利用，加大对档案管理信息化建设的资金和人才投入，为数字化时代高校档案管理信息化建设的顺利实现提供重要的资金和人才保障。

一、数字化时代高校档案管理信息化建设的重要性

（一）符合高校档案管理工作的发展趋势

随着高校的不断发展，档案资料随之不断增多，档案管理工作量也随之加大。数字化时代高校档案管理信息化建设的有效实施，数字化技术取代了以往的人工工作方式，极大地减少了档案管理工作人员的工作量，档案管理工作的效率大幅提升，并且可以为广大师生带去更加便捷的服务，同时档案资料的保存年限也得以延长，由此可见，数字化时代高校档案管理信息化建设是高校档案管理工作发展的必然趋势。

（二）提高档案管理工作人员业务能力的必然要求

数字化时代，信息技术在各个领域中都得以广泛的应用，随着高校的不断发展，对档案管理工作的要求也随之不断提高，这就对了档案管理工作人员的能力提出了更高的要求。作为档案管理工作人员，必须具备更高的数据处理能力和分析能力，而若想高效地处理大量的数据信息，就必须加强对信息化技术的掌握。数字化时代高校档案管理信息化建设的不断完善，可以在一定程度上提高档案管理工作人员的业务能力，有助于高校档案资料自身价值的充分发挥。

二、数字化时代高校档案管理信息化建设的有效策略

（一）注重加强高校档案管理基础设施的完善

为了进一步推动高校档案管理信息化建设，就必须加强对高校管理基础设施的完善，以此为档案管理信息化建设奠定零号的基础。在完善基础设施的过程中，一方面高校应该对各种硬件设施进行尽快完善，另一方面，高校应该积极的引进先进的档案管理信息化手段，完善软件设施。高校在进行档案管理信息化建设的过程中，通常需要输入、更新、交换和共享大量的信息内容，由此可见，这是一个比较繁琐和复杂的过程。正因如此，高校在完善档案管理基础设施时，应该配备一些比较高端的计算机，并未计算机设备配置与之相匹配的扫描机器、摄像机和相机等设备。以便在搜集和整理档案资料时，对档案资料进行扫描、录像、拍照等处理。这就需要高校加大对档案管理信息化建设的资金投入，以此为档案管理基础设施的完善提供重要的财力支撑。

（二）强化档案管理工作人员的安全意识

从现阶段高校档案管理的是情况来看，很多高校已经开始在数字化时代的影响下，加强档案管理信息化建设，通过网络平台对档案资料进行了共享，大大提高了档案管理工作的科学性和便捷性。然而，与此同时一些档案信息资料管理安全问题也逐渐地暴露出来。为此，高校应该对档案管理信息化建设中存在的档案安全问题引起足够的重视，并注重强化档案管理工作人员的安全意识。第一，促使档案管理工作人员对档案信息资料安全问题引起关注和重视，提高其安全警觉性，以此最大限度地避免出现档案信息资料安全问题。第二，完善档案管理信息系统的安全防护功能，以此更加有效地抵御各种病毒。对于系统中重要的档案信息资料必须做好备份，这样一旦出现档案信息资料丢失，也不至于造成严重的损失。

（三）提高高校档案信息资料的数字化程度

数字化时代，为了促进高校档案管理信息化建设的进程，就需要提高高校档案信息资料的数字化程度。首先，高校在将档案信息资料录入到计算机系统的过程中，必须保证档案信息资料的完整性，其中包括音频档案信息资料、文字档案信息资料等多种形式。其次，档案管理工作人员必须对录入到计算机系统中的档案信息资料进行仔细、认真的核实，保证档案信息资料的真实性。最后，并非将档案信息资料录入到计算机系统中就完成了档案管理工作，还需要对录入的档案信息资料进行不断更新，以此保证档案信息资料的时效性。总而言之，在提高高校档案信息资料数字化程度的过程中，必须保证录入计算机系统中的档案信息资料的完整性、真实性和时效性。

（四）建立完善的档案管理应用系统

数据库的建立只能够将海量的档案信息资料进行合理的存储，但是无法对这些资料进行快速的提取和分析。因此，数字化时代，高校在加强档案管理信息化建设的过程中，还应该积极建立完善的档案管理应用系统，并保证该系统的稳定性、安全性和实用性。这样不仅可以极大地满足广大师生快捷检索所需档案信息资料的需求，同时操作也十分的便捷和灵活。高校在完成档案管理应用系统的建立后，应该加大宣传和推广的力度，让广大师生都能够熟练地使用这一系统，从而切实的提高档案管理工作的效率和档案的利用率。

三、结语

综上所述，数字化时代，高校应该积极的针对档案管理工作进行一定的改革与创新，加强档案管理信息化建设，以此不断提高档案管理工作的信息化水平，从而切实发挥高校档案的重要价值。为此，高校应该注重加强对档案管理基础设施的完善，强化档案管理工作人员的安全意识，提高高校档案信息资料的数字化程度，并建立完善的档案管理应用系统。