浅谈大数据背景下教学档案管理信息化的构建

谢干兰

（南宁学院，广西 南宁 530220）

随着互联网技术的不断革新，大数据开始蔓延并影响着各行各业。为适应大数据时代要求，有些行业档案库已经开始朝着“存量数字化，增量电子化”的要求积极推动档案数字化。高校教学档案是一座宝贵的资料库，它记录着高校日常教学管理及活动，更是高校本科教学合格评估的基础和依据。但在大数据背景下当前的高校教学档案管理工作稍显滞后，本文将针对本科教学工作合格评估中的教学档案管理，探讨如何积极应用新技术与新理念，提高高校教学档案管理的信息化。

一、目前教学档案管理存在的主要问题

（一）纸质载体为主角

纸质材料仍然是目前多数高校的教学档案载体主角，试卷、期末归档材料、毕业生论文、教学日志等等，人工整理和搬运都会给这些纸质材料造成一定的损坏。一些学生班级较多的二级学院在期末归档时候由于纸质版材料过多往往会有种档案室不够存放的窘迫。

（二）存档分类标准不统一

许多高校二级学院并没有制定结合本院专业特色的档案管理办法，一味遵守着学校统一标准进行存放。但各二级学院专业特色不一样，许多考核方式不同，这就造成了最终的存档材料并非千篇一律。例如艺术类专业某些课程就是“以展代考”，课程期末存档方式就不能参照一般的课程进行。纸张规格、存档材料等就会出现不统一。各学院各行其是，归档重复、查找繁琐甚至查找无果等现象普遍存在。这都使得教学档案的利益价值得不到发挥，在本科教学合格评估关口更显出问题的严重性。

（三）教学档案管理信息化程度低

纸质版为载体的传统档案柜管理模式，查找资料的方式不外乎按图标或数字进行检索，这样的检索方法落后，效率也不高。虽然有些高校已经认识并开始采用了一些信息化存档手段，但存在重视程度不够，资金投入不足、相关设备跟不上等原因，直接造成了有的电子档案要么难以找寻要么数据无法读取。

二、如何提高教学档案信息化管理

（一） 探索、运用信息化管理手段

探索和运用信息化管理手段，首先要提高教学档案信息的认识，即将教学档案信息化建设纳入学院的总体规划中，接着在技术有限的条件下可以联合计算机教研室设计一些教学档案信息处理方式，分步骤、有重点地将学院现有教学档案信息化，例如编制目录、统计数据等方面。同时制定出一套规范信息化教学档案的管理办法，在管理过程中，严格遵守管理办法以保证信息档案的一致性和规范性。各二级学院由于专业不同会产生不同数据资源，因此整合资源，形成资源共享将更能提高工作效率。

（二）提高教学档案的开发利用

有利用价值的东西才会不断激励人们去挖掘和改善，正如教学档案，资料入库的最终目的不应该仅仅是为了保存，它的最大价值应该是为有需要的人提供可靠的资料作为参考依据。期初、期中、期末三个阶段档案管理非常单一，那就是收集——整理——入库。这种固有的模式常常因为尚未认识到教学档案的开发利用的价值，也就直接导致教学档案缺乏更加深入的加工处理。另外一个造成教学档案开发利用率较低的原因就是教学档案管理缺乏信息化。大数据时代，教学档案数据不应该是单纯的存放在档案室里“无用”数据，而是应该达到为学校乃至社会产生意义的“有用”数据。因此在制度和保密条件允许下对教学档案的开发利用，除了最基础的知识传递和学习借鉴作用，还可以多方面挖掘其价值。

（三）培养高质量教学档案管理人员

大数据时代下，教学档案工作已经不是简单将档案收集——整理——入库那么简单了。为了更好地做好教学档案管理工作，教学档案工作管理人员要通过学习不断改进工作思路和方式，以大数据思维去管理教学档案。这就要求管理人员除了必备的档案管理知识，还需要数据分析与处理的能力。但就目前各高校而言，教学档案并没有设置专门管理人员，均是由教秘兼任。因此，教秘除了更新管理思维，还需不断地接受大数据相关技能培训，这样才能更好地做好大数据时代下的档案工作。

三、结语

高校教学档案是各位老师和学生们在实践教学工作中积累起来的宝贵财富，更是学院发展壮大的见证者。因此将繁杂的教学档案资源通过信息化手段转化为真实可靠的信息资源，让教学档案在深化教学改革、增强办学特色、创高水平科研成果、评估工作等方面发挥巨大的作用具有重要的意义。