档案管理中电子档案的重要性分析

（云南省林业调查规划院，云南 昆明 650051）

对于电子档案而言，主要是指根据现代化信息技术，将其资料完整的存储到计算机中，和纸质档案相互对应，同时也是可以达到传统档案详细程度的一种新型档案管理模式。现如今随着计算机技术持续的发展，电子档案已经越来越受到人们的重视，其数量也在不断增加，所以在本文中，主要对档案管理过程中电子档案的重要性进行全面分析，在此基础上提出下文内容，希望能够为同行业工作人员提供相应的参考价值。

一、分析纸质档案存在的问题

目前随着技术的快速发展，传统纸质档案已经无法满足信息化持续发展的需要，其中主要表现在以下方面：一是纸质档案的存储空间比较大，并且要耗费管理人员大量的时间和精力进行管理。二是纸质档案对于保存环境的要求比较高，温度和湿度要适中，还要做好防霉以及防火等处理，如果在高温以及强光等环境下，将会导致纸质档案出现破损，在此之外，如果纸质档案保存时间比较长，那么字迹也会出现扩散和模糊等情况。三是纸质档案不利于信息的查询，因为纸质档案相对比较多，查阅的过程中耗时以及费力，同时查阅的流程十分繁琐，会给人们带来一定的不便。

二、分析档案管理的重要性

（一）节约管理成本和提高管理效率

1.由于电子档案存储空间小，节约存储成本。对于电子档案而言，和纸质档案存在不同，电子档案的实际管理过程中，存储空间比较小，主要存储在计算机的硬盘和数据库中，在比较小的芯片中可以存储大量的数据，不管是数据容量或还是其规模，都是传统纸质档案无法进行比拟的。因为电子档案的存储空间比较小，占用容量不是很大，在整个存储的过程中对工具设备要求比较高，根据电脑操作就能完成，和传统的纸质档案进行对比，电子档案存储成本比较低，这使电子档案成为了每个单位档案存储的重要方式，单位档案资料较多，传统纸质档案不仅会占用大量的场所，也需要专门的档案设备进行辅助，因此通过合理的应用电子档案，能够全面的节约档案存储的成本。

2.由于电子档案对于档案保管场所没有严格要求。电子档案主要是存储在电脑硬盘以及一些专用的数据库中，对于保管的场所并没有严格的要求，只要能够放置电脑的地方便能对电子档案进行存储，这点也能有效解决传统档案管理过程中对需要大量专用保管场所和设备问题，单位合理的应用电子档案，能够将其电子档案和传统纸质档案相互结合，有效的节约档案保管场所的面积，也节省了传统档案管理过程中专用设备的投入，使其整个单位档案管理效率得到全面提升。因此在对档案进行管理的过程中，合理的应用电子档案方式，不仅能在一定程度上提高档案管理的准确性，也能进一步保证档案长时间的存储，方便档案日后调阅，因此在对档案进行实际管理的过程中，要引起足够的重视。

（二）电子档案的保管时间长

1.电子档案能够建立起备份，长期存储到数据库中。对于电子档案而言，可以根据实际需要建立起相应的备份，将其档案长期的存储到数据库中，避免电子档案出现丢失。此外电子档案可以进行多个备份，分成不同的渠道进行存储，最大程度上保证电子档案的完整性，避免档案因为保管不合理出现丢失问题。此外将其电子档案合理的存储到数据库中，因为数据库的使用年限比较长，这样能在一定程度上保证电子档案长时间的存储，避免纸质档案存储过程中因为保管环境出现问题，使其档案出现损坏，因此电子档案要比纸质档案保管时间长。

2.电子档案可进行网络传输。对于电子档案而言，和纸质档案最为明显的区别就是能够进行网络传输，可以将其存储到云端，这样不仅方便电子档案进行调用，也能有效减少数据库的整体压力，使电子档案应用云存储的方式进行实时存储，同时也能在一定程度上实时调用，并不会占有现有数据库空间。对于这种存储方式而言，主要依赖于云端技术，可以更好的实现电子档案在云端上进行存储。在此基础之上，电子档案在使用以及传输的过程中也能通过网络进行实现，不仅能有效降低电子档案在存储过程中的难度，也能让电子档案的传输以及存储变得更加方便和快速。电子档案在管理的过程中，要具有专门的电子系统进行管理，这样不仅能帮助电子档案进行快速扫档，还能促进电子档案在实际查询的过程中符合实际需求。

总结：通过对上述内容进行分析得出，电子档案在档案管理的过程中存在较为明显的优势，在实际进行管理的过程中，不仅要认识到电子档案的优点和特点，也要制定出具体的电子档案管理措施，保证其电子档案的管理具有准确性和实效性，通过采取专用的电子档案管理系统，可以更好的满足电子档案在管理过程中的实际需要，使电子档案从归档以及保管等方面得到更加有效的管理。