新时代大科学工程档案利用现状及改进策略

摘 要 新时代，“双谋”是档案工作的新指针，是档案利用工作的初心和使命。通过统计分析2015—2019年近代物理所综合档案室借阅登记数据，在阐释大科学工程档案利用的总体情况和利用特点的基础上，剖析利用工作中存在的问题，并据此提出适应新时代的改进策略，以期为大科学工程档案利用工作提质增效，开创大科学工程档案工作新局面。

关键词 近代物理所 大科学工程档案利用 利用现状 改进策略

中图分类号 G273.5 文献标识码 A 收稿日期 2020-04-10

★基金项目：中国科学院档案馆专项课题“积极挖掘档案在新时期科研项目‘绩效管理中的有效作用”（项目编号：2019-C01-05）。

★作者简介：毛双惠，中国科学院近代物理研究所馆员，研究生学历，主要从事工程档案管理。

Abstract In the new era， "to seek happiness for the Chinese people and seek rejuvenation for the Chinese nation" is the new pointer for archival work， and is the original intention and ultimate aim of archives utilization. Based on the archives utilizing registration data of the Institute of Modern Physics， Chinese Academy of Sciences from 2015 to 2019， the utilizing status and characteristics of large scientific project archives are illustrated， and the problems in the utilizing process are analyzed. Then some strategies are proposed to adapt to the new era， in hope of improving the quality and effectiveness of the utilization of large scientific project archives and opening up the new prospects of large scientific project archives work.

Keyword Institute of Modern Physics; utilization of large scientific project archives; utilizing status; improving strategy

党的十九大报告指出：“中国共产党人的初心和使命，就是为中国人民谋幸福，为中华民族谋复兴。”国家档案局原局长杨冬权称之为“双谋”，并指出“双谋”是新时代档案工作的新指针，也是档案工作者的初心和使命。他提出：“在新时代，我们要……以‘双谋这一新指针，对档案工作进行新定位，确定档案工作的新目标和新任务，谋划档案事业的新发展。”[1]4

建所六十余年来，中国科学院近代物理研究所（以下简称“近代物理所”）聚焦世界科技前沿、着眼国家重大战略需求，建成兰州重离子研究装置（HIRFL），形成大科学工程档案三千多卷，凝聚了近代物理所几代人的智慧。目前，近代物理所正在承担强流重离子加速器装置（HIAF）和加速器驱动嬗变研究装置（CiADS）两大科学装置项目建设。两项目建成后预计形成至少三倍于HIRFL工程案卷数量的档案资料。

一、大科学工程档案利用现状

1.总体情况。依据近代物理所档案借阅登记簿，经整理统计2015—2019年五大类档案利用人次和卷次情况（见表1）发现，这五年中大科学工程档案利用人次和卷次均是最多，且利用卷次整体呈上升趋势。

大科学工程档案利用虽然已经常态化，但是受近代物理所科技动态的影响比较大。譬如，2016年利用卷次突飞猛涨，基本达到2015年的2.5倍。究其原因，2015年12月底，国家发展和改革委员会批复了HIAF和CiADS两大科学装置的建设申请。2016年初，编制HIAF和CiADS项目可研报告和初设方案被研究所列为重要工作内容。因此，如图1（见下页）所示，2016年1月科技人员开始为此借阅大科学工程档案，仅3月份利用档案就达97卷次之多。大科学工程档案通过提供利用，为HIAF和CiADS项目编制可研报告和初设方案发挥了不可替代的情报和参考作用。

2.大科学工程档案利用特点。

（1）利用方式传统。2017—2019年三年期间大科学工程档案利用以原件查借阅为主，电子件与扫描件利用为辅（见表2）。主要原因有两个：一是大科学工程档案多为大幅面图纸，不易提供利用档案复制件;二是大科学工程档案利用周期长，经常要被带到装置现场做对照研究。近几年，为了满足利用者对电子档案的利用需求，档案人员要求电子文件归档。所以，提供利用檔案电子件的数量逐渐增加。

（2）利用者分布相对集中。据表3可知，2017—2019年大科学工程档案利用者虽基本覆盖了近代物理所各大部门，但是相对集中分布在加速器部门，而科研部门较少。因为加速器部门主要负责加速器物理与技术研究，不仅是大科学工程档案的主要形成者，也是主要利用者。值得注意的是，2018年和2019年大科学工程档案利用迎来了所外利用者。

（3）利用目的单一。据表4可知，2017—2019年因工作查考而利用大科学工程档案的占比最高，达80%左右，因为利用档案是加速器部门进行大装置技术设计和维护改造效率最高、速度最快的方法。近两年，所内外个人开始利用大科学工程档案解决年终考核、职称晋升和大科学装置建设历史研究等问题，但是利用人次与利用卷次相对较少。大科学工程档案通过工作查考利用发挥了显著的凭证作用和情报作用，但是利用档案开展宣传教育工作的缺失使得档案文化教育功能的展现不够。

二、大科学工程档案利用工作中存在的问题

1.目标定位不准。长期以来，大科学工程档案工作重保管轻利用，严重制约了其档案利用工作的发展。（1）固化的“看摊守堆”的外在形象使档案工作和档案人员得不到足够的重视。（2）档案人员形成坐等查档的惯性思维，对档案利用需求了解不够全面，对档案价值开发不够深入，使档案瑰宝束之高阁成了“死档案”。（3）影响档案利用对档案工作全面发展的检验带动作用。档案利用工作中，资源是基础，需求是牵引，技术是助力。通过档案利用才能窥见档案收管用工作中的薄弱环节并谋求改进。

2.资源建设覆盖不全。（1）彰显科技人员在大科学工程建设过程中个体价值的档案信息不全。科技人员在大科学工程建设中取得技术突破、实现工艺优化、践行工匠精神等方面的成就与事迹没有翔实的档案记录，科技人员的个体价值就难以彰显，更使大科学工程未来的文化、宣传、教育工作成为无源之水[2]41。（2）数字档案资源建设滞后。对各类科研业务系统中形成的原生程序、数据等电子文件与网页、社交媒体文件及邮件等重要数字信息资源没有及时收集。分散或失管的数字信息严重影响了新时期档案的完整性，不仅不能真实反映新时期科研管理和研究活动的历史面貌，也不利于档案资源的共享利用。

3.利用服务开展不深入。（1）检索工具单一。检索工具是利用者了解档案资源的窗口。目前，检索工具以手工分类案卷目录为主，文件目录、专题目录和索引较少，不能有效满足大数据时代利用者便、快、准、全的利用期望。（2）利用需求挖掘不深入。受档案意识、对档案资源了解程度、利用途径等因素影响，利用者潜在的档案利用需求没有得到激发。（3）多元化利用开发不够深入。档案利用停留在档案形成部门，仅发挥了档案的凭证、情报价值，使公众对档案的印象更加刻板。（4）利用效益反馈不深入。档案利用效益反馈收集仅作为资料交流，甚少系统分析、汇编公布档案利用所取得的社会效益和经济效益，不利于公众了解档案的价值和作用。

4.方式技术创新不足。在“互联网+”的新时代背景下，已经有单位开始通过方式创新，利用社交媒体和在线服务平台利用档案;也有单位通过技术创新，利用先进的二维码技术和VR技术实现了档案利用的新突破和新体验。然而，近代物理所大科学工程档案利用依然停留在通过传统的检索工具在档案室利用纸质档案原件的原始状态。虽然利用者提出了一站式的网络利用需求，希望能够更方便、快捷地获取所需信息，但是鉴于对档案资源开放共享的安全考虑，近代物理所档案在线利用工作推进缓慢[3]56。

三、新时代大科学工程档案利用工作提质增效的策略

1.不忘本来，坚持以档案利用为中心，促进收管用全面发展，最终满足各方面的档案利用需求，实现档案价值。（1）要走出去、拿进来，收、管、用同时抓。以档案利用为导向，走出去了解、检查大科学工程建档工作，把建档工作中的不足、困难与问题拿回来，认真研究并指导解决，使大科学工程档案管理工作落到实处。（2）坚持档案利用的中心工作不动摇，把档案从库房引入到各項活动中去，让档案“活起来”。档案是真实的素材、有力的证据、文化的载体。只有经过开发利用，尘封的档案才会闪耀出智慧的光芒，散发出历史的光点，才能激发利用需求，体现档案价值和作用。

2.面向未来，修订建档规范，丰富、优化档案资源。（1）强化数字档案资源建设。新时代，大科学工程管理、研究与建设活动的记录呈现数字化特征。明确数字档案资源归档方式、归档范围和质量要求，并进行科学鉴定、收集、分类、著录，使之系统化集中管理，才能给未来一个富于时代特色的大科学工程。（2）重视收集体现人文价值的档案信息。主题突出的音视频文件，个人手稿、日记、信件，社会媒体报道，有关个人突出贡献、攻坚克难及协作互助的事迹专题册等等都要列入归档范围。此类档案不仅能生动地反映大科学工程建设的过程，还能赋予大科学工程建设浓郁的文化内涵。

3.铭记历史，用新技术新理念推动档案利用向纵深发展。在数字档案室平台建设和大科学工程档案存量数字化、增量电子化的基础上，主动服务，开展多元化档案利用服务。（1）分级分批开放档案资源共享，推进档案在线利用。（2）调研分析各类利用需求，融合档案资源，提供精准的个性化档案信息服务。（3）结合热点工作展开多部门合作，编研档案文创产品，激发集体记忆，提升档案显示度。（4）发布档案利用效益案例汇编，集中展现档案为助推实现个人幸福、研究所发展、民族复兴作出的积极贡献。

4.立足本职岗位，践行工匠精神，凝心聚力实现新发展。（1）大科学工程档案是历史的记录。大科学工程项目工作者是档案的形成者，更是历史的创造者，所以要以强烈的历史使命感和责任感，以一丝不苟的敬业精神，保证其在岗位工作中形成的档案资料真实、准确。（2）新时代行业融合向纵深发展。大科学工程档案工作者不仅要提升档案专业素养和技能，勤勉踏实地做好档案日常工作，更要学习大科学工程相关知识、新媒体技术及大数据应用技术以创新档案工作，才能适应新时代对档案工作者的要求，推动档案工作实现新发展[4]40。

新时代给大科学工程档案利用的传统管理模式带来挑战，也带来转型发展的机遇。顺应新时代新要求，大科学工程档案利用工作才能走出困境赢得重生。在转型发展的关键时期，大科学工程档案工作者应勇于担当，肩负起“为党管档、为国守史”的职责，牢记“为中国人民谋幸福，为中华民族谋复兴”的初心和使命，在创新转型中发挥主力军的作用，为大科学工程档案利用工作谋发展。近代物理所应以HIAF和CiADS两大科学装置档案工作为契机，多措并举，内促革新，外树形象，凝心聚力，为大科学工程档案利用提质增效，为大科学工程档案工作开创新局面，为“双谋”作出应有的贡献。

参考文献

[1]杨冬权.“双谋”：新时代档案工作的新指针[J].档案与建设，2018（1）：4-7.

[2]杨洁，黄霄羽.彰显档案的人文关怀价值——英国BBC发布记忆项目档案帮助痴呆症患者[J].北京档案，2017（7）：40-42.

[3]向立文，李培杰.“互联网+”时代档案利用创新的几点思考[J].档案学通讯，2017（5）：54-57.

[4]侯彤.新形势下档案工匠精神的培养研究[J].兰台世界，2018（5）：38-41.