试论人事档案管理工作存在的问题及完善对策

吕树洽

（东平县人力资源和社会保障局，山东 东平 271500）

一、加强机关事业单位人事档案管理工作的重要意义

（一）加强人事档案管理，能够切实提升事业单位人力资源的社会价值

与一般企业档案管理工作不同，事业单位中的人事档案管理工作具有一定的特殊社会属性，具体工作的开展要依据国家法律制度进行，才能够更好地履行自身的社会职能。从内容来看，它涉及事业单位员工的相关信息，直接与员工的薪酬待遇、组织关系等有着十分密切的内在关联性。

（二）加强人事档案管理，能够有效推动人力资源改革的进一步深化

我国事业单位人力资源档案管理工作深受传统因素的影响，在很大程度上制约了人力资源档案管理工作的有效开展，存在很多不足之处，比如领导对档案管理工作的积极性不高、人力资源档案管理工作的相关配置不合理、档案管理手段落后等，迫切需要针对这些存在的问题进行优化提高，深化人力资源改革，在提升人力资源工作效率的同时改善其工作中存在的不合理现象。

二、事业单位档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员不足且管理水平不高

档案管理其实是一份极其考验人的耐性的工作，工作过程琐碎，工作内容繁多，在管理时还需要足够的细心。同时，大部分的档案管理工作都被认为没有技术含量，不需要高知识高水平的人来完成，因此一般情况下都是由单位基层员工负责。而单位的基层员工未专业学习相关管理知识，缺乏经验提高业务水平，提高业务技能，要培养既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才，全面推进事业单位事业发展。完善档案管理人员待遇，建立人事档案管理人才机制。实现政府机关事业单位人事档案信息化建设是必要的，管理人员的素质水平和专业技能是决定政府机关档案管理是否成功的关键。此外，档案管理人员素质低下是当前机关事业单位的现状，但没有真正认识到自身综合素质的重要意义。档案管理缺乏与常规学习有关的管理知识，缺乏管理经验的总结，降低了事业单位档案管理的质量和效率。档案管理人员的职业认同度不高，工作不积极。

（二）各项制度的制定不合理

在事业单位档案管理中，管理体制的建立需要特别注意。完善的管理制度可以大大提高档案管理人员的工作效率，使档案管理有序、简洁。制定人事档案管理制度时，要严格遵守有关法律法规和有关规章制度。在法律方面，我国已经颁布了一些关于事业单位档案管理的法律法规，在人事档案管理的法律规范和监督方面还存在一些问题。规范、有序、简明的人事档案管理工作，可以提高机关事业单位档案管理的质量和效率，对事业单位的严格管理应在制度上进行，并要具体实施。许多高层次的机构都抱着档案管理的理念：档案管理工作主要是说，做是次要的，而忙是最不必要的。这种情况的出现，主要是由于事业单位档案管理制度不健全所致。标准化、条理化、简明化要求在会议中只强调口头，而不是在管理系统中，更不用说具体实施。由于在档案工作中缺乏对管理制度的重视，使得档案管理人员在档案收集整理、流转和保管上缺乏规范性和严密性。

三、事业单位人力资源档案管理的对策

（一）转变思想观念，高度重视档案管理工作

事业单位领导干部应深刻认识人事档案工作的重要性，高度重视人事档案管理工作，尽快完善对人力资源档案管理工作的考核评估，将其纳入到单位日常管理体系中；加大对人事档案管理工作的资金投入，确保人事档案管理制度建设、维护管理、信息化等工作的顺利推进，同时建立标准化的档案室，还要与时俱进，根据人事档案管理工作的实际需求配置计算机、打印机、扫描仪等相关的现代化设备，方便工作的开展，保障档案管理工作的安全可靠性，为档案管理水平的提升提供物质保障。

（二）建立完善的人事档案管理制度

事业单位人事档案管理涉及内容众多，事项繁杂，是一项琐碎细致的工作。完善其管理制度，可以使这项工作更加规范。一是事业单位在制定人事档案管理制度的过程中，应充分考虑各方面的情况，细化并明确人事档案信息及其材料的收集、日常整理、借阅、移交以及开发利用等内容。二是建立完善的目标管理考核制度与责任追究制度，在人事档案移入和调出的过程必须详细记录下来，而检索和查阅人事档案的时候，也要做好相关登记，避免人事档案出现丢失、非法修改、泄密等问题，使人事档案管理工作规范有序。

（三）推动人力资源档案管理信息化发展

人事档案是事业单位人才的信息库，需要事业单位合理利用已有的各种资源，充分发挥人事档案及其管理工作的作用。当前信息技术不断发展，各种先进的信息技术在社会各行各业都得到广泛的应用，事业单位也要充分借助先进的技术手段，更高效、高质量地开展人事档案管理工作。应将计算机网络技术应用到人事档案管理中，将包括图片、影像、文字资料在内的已有的纸质档案进行数字化，存储在计算机中，以纸质化、数字化两种形式进行存储；利用网络信息技术进行管理模式创新，将档案库中的资料进行分类，在单位内部将非涉密档案发布出来，供其他有需要的部门查阅调用，在丰富人力资源服务内容的同时，提升事业单位整体的工作效率。

四、结束语

随着经济的发展，事业单位中人事档案的管理工作也在进行改善，将管理工作中存在的问题进行改善，通过合理科学的措施解决。规范档案管理工作，提升职工的专业水平以及职业态度，在良好的环境中来做好这份管理工作，并结合事业单位的实际情况来进行档案的管理工作，各个部门也相互配合，一起来促进单位人事档案管理的发展，这对职工后期的相关凭证也有帮助。