浅谈档案管理中定岗定编的作用

庄浩

(淄博市人才服务中心，山东 淄博 255000)

定岗定编是档案管理中的一项基础性工作，它涉及档案管理中工作目标的落实、人力资源的有效配置。科学合理的定岗定编既可以提高档案管理中效率，又可以有效降低档案管理中的管理成本。然而，定岗定编工作却是众多档案管理中在人才管理工作中所面临的一大难题。定岗定编并没有一个固定的模式，只是各档案管理中根据自己的情况在不同的时期运用不同的方法。

一、定岗的原则

定岗的过程就是岗位设计的过程，需要遵循如下基本原则：

1.因事设岗原则。从“理清该做的事”开始，“以事定岗、以岗定人”，不要因人设岗。

2.岗位监控原则。在档案管理中中，有些职责必须多个岗位分别承担，以实现岗位之间的互相监控，确保档案管理中资产或运营安全。

3.最少岗位原则。岗位划分过细，导致了某些岗位工作量不饱满，增加了内部交易成本，效率降低。

4.整分合原则。档案管理中合理的专业化分工可以有效提高运行效率。

5.客户导向原则。应该满足特定的内部和外部顾客的需求。

6.一般性原则。应基于正常情况的考虑，不能基于例外情况。

二、定编的原则

定编就是采取一定的程序和科学的方法，对确定的岗位进行人员的数量配备。在编制确定的过程中要遵循如下基本原则：

1.以档案管理中经营目标为中心，科学、合理地进行定编。做到“精简有效”。

2.档案管理中各类人员的比例关系要协调。

3.以专家为主，走专业化道路的原则。

三、岗位研究的方法

1.组织分析法。首先从整个组织的远景和使命出发，设计一个基本的组织模型，然后根据具体的工作流程需要，设计不同的岗位。

2.关键使命法。岗位设计仅仅集中于对组织的成功起关键作用的岗位。

3.标杆对照法。参照本行业典型档案管理中现时的岗位设置进行设计。

4.流程优化法。根据新的信息系统或新的流程对岗位进行优化。

四、定编分析方法

1.劳动效率定编法。实际上就是根据工作量和劳动定额来计算员工数量的方法。因此，凡是实际劳动定额的人员，特别是以手工操作为主的岗位，都适合用这种方法。

2.经验判断法。即根据档案管理中的生产经计划及劳动定额或每个人的生产能力、销售能力、管理能力等进行预测。档案管理中采用这种方法时要注意经验的积累，从而减少预测的偏差。

3.本行业比例法。本行业比例法是指按照档案管理中职工总数或某一类人员总数的比例来确定岗位人数的方法。该方法比较适合各种辅助和保障性岗位。

4.专家访谈法（德尔菲法）。德尔菲法是二十世纪60年代初美国兰德公司的专家们为避免集体讨论存在的屈从于权威或盲目服从多数的缺陷提出的一种定性预测方法。为消除成员间相互影响，参加的专家可以互不了解，它运用匿名方式反复多次征询意见和进行背靠背的交流，以充分发挥专家们的智慧、知识和经验，最后汇总得出一个能比较反映群体意志的预测结果。

5.预算控制法。预算控制法是西方档案管理中流行的定编方法，它通过人工成本预算控制在岗人数，而不是对某一部门内的某一岗位的具体人数做硬性的规定。

6.工作流程分析法。首先，根据岗位工作量，确定各个岗位单个员工单位时间工作量。如单位时间新产品、单位时间处理工作等。其次，根据工作流程衔接，结合上一步骤的分析结果，确定各岗位编制人员比例。最后，根据档案管理中总的工作目标，确定单位时间流程的总工作量，从而确定各岗位人员编制。

五、定岗定编的误区

尽管每个管理者对定岗定编并不陌生，但在实践中仍有很多档案管理中走入误区，甚至忘了进行定岗定编的初衷而陷入本末倒置或呆板僵化的泥潭。要想做好定岗定编，必须理清下面这些关键的认识误区：

1.将定岗定编视为裁员节支。其实，真正的定岗定编绝非简单的裁员，它既是对编制臃肿部门的缩编，也有对缺编部门的扩编。最终实现“事得其人、人尽其材、人事相宜”。

2.在定岗定编中搞“一刀切”。这样的后果是组织臃肿、效率低下的部门可能仍然存在大量的压缩空间，而原本可能还缺编的部门则雪上加霜，最终因工作严重超负荷，而导致组织效率降低。

3.定岗定编盲目对标。应根据档案管理中的内部管理流程、设备状况、人员素质、档案管理中文化等对标杆数据做出修正后再行使用，否则反会造成东施效颦的“笑果”。

4.定岗定编重现状，轻长远。定岗定编因为其影响因素复杂、多变，在实际执行过程中往往没有固定模式，需要根据档案管理中的实际情况和发展阶段来确定不同的实施方法，这也就要求档案管理中的人才管理人员必须密切结合档案管理中的实际来开展这项工作。

其实档案管理中需要的是能进行自我约束，自我控制的机制，而不仅仅是硬性的定岗定编的规定。档案管理中的定岗定编工作做得到位，能最大程度地减少使用成本，发挥人员的最大作用，创造最大的经济效益。