基于文档一体化的文书档案信息化管理策略研究

（长春市城市建设档案馆，吉林 长春 130000）

引言

随着信息浪潮的不断冲击下，对文档工作赋予了新的使命。对此，本文就从以下几个方面紧紧围绕着基于文档一体化的文书档案信息化管理策略展开论述，供相关人士参考与借鉴。

一、文档一体化管理的重要性

文档管理和档案管理之间存在着息息相关的联系，且属于同一个系统工程。针对文件管理来说，其是档案管理工作的根本条件，而档案管理工作则属于文件管理工作的终极目标，文件管理工作水平的优劣会对档案管理工作产生直接的影响。所以这就要求档案管理人员要和文件管理人员保持友好往来，并在此基础上由档案管理人员指挥归档工作，以此来促进文件管理工作水平以及档案管理水平的全面提升。从客观的角度出发来讲，文档一体化档案实际上是在充分结合相关理论的基础上，对计算机等新型技术手段进行充分利用，统一规划文件与档案的管理工作，增强管理工作的科学性，以此来促进管理工作水平的全面提升。

二、文档一体化文书档案信息化管理策略

（一）强化管理人员的责任意识

众所周知，管理人员针对文档重视程度的高低会对档案管理工作水平产生直接的影响。但从当前的发展趋势来看，很多管理人员并没有将目光放在档案管理工作的上面，也没有熟练掌握新型时代的主要特点。还有一些专家人员对文档一体化发表的想法也是不尽相同的，基于这种背景之下极易阻碍到文档一体化发展的脚步。不仅如此，领导是否重视也会对文档一体化的发展产生较大的影响。之所以这样说是因为文件和档案管理工作通常是办公室全权负责的，然而从业务角度出发来讲，这两者之间存在着较大的差异性。文秘属于办公室的工作，而档案管理则是交由上级档案部门指导工作的，在某种状态之下很容易产生问题，缺乏一体化的意识。所以这就要求在开展文档一体化管理工作的前期阶段，要采取有效措施强化管理人员的合作精神。首先，要提高两者之间业务来往的频率。无论是文件工作人员还是档案工作人员均要以对方的需求为主，只有熟练掌握对方的工作，才能充分确保文档一体化的顺利进行。其次，要将管理人员的综合素养加以提升。应当在指定的时间内对员工做好系统性的培训工作，并在此基础上将两个部门工作人员的职责范围加以拓宽，使他们深刻意识到此项工作的重要性，继而为文档一体化的顺利开展创造有利条件。最后，由部门领导组织讨论。站在客观的立场出发来讲，在开展此项工作的前期阶段，不单单要提前询问相关专家的意见，还要在全面了解具体状况的基础上深入探讨是否能够开展文档一体化管理工作，继而潜移默化的强化员工的工作理念。

（二）组织建设及质量管理

组织建设实际上就是要加大设计和管理的力度，通过全面、细致的管理与规划，以此来加快文档一体化发展的脚步。从客观的角度出发来讲，两个理论主要是从以下几个方面提出来的：一是整体性；二是连续性，充分验证了文档一体化是科学的，组织建设是实现这两个方面的根本条件。不管是针对相关管理者还是员工来说，都要拧成一股绳，对文档管理工作的全局进行科学控制，为文档一体化管理可以有条不紊的进行下去提供应有的保障。不仅如此，还要汇集技术优点，建设以下机构：一是数字档案馆；二是电子文件管理中心。针对电子文件管理中心来说，其在文档一体化中扮演着重要的角色；而就数字档案馆而言，其在很大程度上为电子文件中心提供了强而有力的技术支撑。该中心不单单能够强化文件的有效性，还能实现对文档一体化的科学管理。在文件运作期间，需要充分确保文件的可靠性，只有这样才能从根本上促进档案管理水平的全面提升。

（三）制定切实可行的标准与功能设计

如果想要确保文档一体化在具体工作期间是规范的，那么就要制定出切实可行的法律规定。结合相关资料可以发现，我国早已实施了《中华人民共和国档案法》，同时法律条文也趋于成熟化。为了确保文档一体化管理工作可以有条不紊的进行下去，构建科学合理的制度就显得尤为主要。与此同时，还应当制定出与之相匹配的法律规定，将具体的职责与义务落实到个人头上。从技术方面来讲，需要对系统应当具有的工作内容加以明确。将时间和精力投入到对具有兼容性系统的开发与研究中，这样做的目的是为了不断拓宽文件的使用范围，而系统功能的设计则是制定相关标准的关键因素。在对技术标准进行制定的过程中，不单单需要迎合文档一体化设计的实际要求，还要充分保障系统的智能性与可靠性。

（四）适用范围与系统的变更

从当前的发展形势来看，文档管理系统的使用频率与日俱增，其文件管理和制作效率要比传统管理工作高出很多。尽管是基于“双套制”管理工作内，电子文件也要比纸质文件略胜一筹。然而系统存在着一个比较突出的问题就是兼容性问题，这一问题不单单说的是各个文件格式之间的兼容性，还指不同子系统之间存在的兼容性。不管是在对文件进行处理期间，还是管理档案期间，系统都需要拥有如下功能：一是传输功能；二是存储功能；三是检索功能。如果不兼容，那么不但会阻碍到文档一体化发展的脚步，而且还会增加功能重复情况出现的概率。为确保公文传送和档案存储的顺利进行，相关人员需要使用并联或者是串联等多种手段，将文档管理系统的适用范围加以拓宽。

结语

文档一体化不单单妥善处理了以往管理工作存在的缺陷，还在很大程度上强化了文档管理工作的有效性，继而促进档案管理工作水平的全面提升。所以这就要求相关人员要对文档一体化进行深层次的分析，并在此基础上大力推广文档一体化管理系统的充分利用，为电子档案可以始终处于安全可靠的状态提供应有的保障。