基于大数据的高校图书馆档案管理对策分析

夏启明

（南阳医学高等专科学校，河南 南阳 473000）

大数据时代的到来，使得高等院校图书馆档案管理工作由纸质化向电子化转变，对于以后的管理工作而言，以现在的互联网平台作为基础已经成为主要趋势。在大数据时代背景下，许多高校图书馆互联网管理平台应运而生，不仅简化了操作，更提高了数据的精准性和及时性，同时也更方便用户的查找和使用，而且支持多人同时操作，使得服务范围更广泛更高效。在这样的管理模式下图书馆档案信息管理工作者应该抓住机会，建立健全高校图书馆档案管理机制并找到相应的改革途径促进发展。

一、大数据时代高校图书馆档案管理的意义

高校图书馆中保存着各种形式的档案包括文字图标声像等，各种记录方式所留存下来的档案是高校图书馆长远发展的重要财富，图书馆不仅负责对图书的收纳管理，还有对高校的一些有价值重要文献实施统一化管理和保存，这其中包含校内档案和图书馆档案，所以图书馆档案管理有着重要的现实意义和历史意义。一方面档案管理工作能作为衡量图书馆管理工作水平的重要标准。图书馆档案中涵盖着高校内部报、工作计划、学生发展规划、学校发展理念、工作总结、校规校纪以及珍贵树木统计报表等，全方位地展现了高校的发展计划和重大事项。将这些资料转化为大数据的形式，能够健全图书馆的管理体系，优化管理结构，另一方面完善的档案能够为教育和科研工作提供大量的理论支持，并且图书馆的内部档案可以供学生和老师查阅，提供大量的资源和数据，而在大数据时代避免了繁琐的查找解，能够通过分类搜索的方式直接锁定目标，节约了大量的时间[1]。

二、在大数据环境下，高校图书馆档案管理面临的问题

（一）对档案数据存档重视程度过高

在图书馆档案管理工作中，由于各种活动的展开产生各种各样的档案，这些档案大致分为财务档案、业务档案、人事档案等，由于受到分类形式的影响导致许多档案在进行数据整理工作都留存以前理论性结果作为基础。但是在这个过程中，缺少对于问题档案和数据存在自身问题进行有效监管，并且许多档案之间有巨大的相似性，但是由于分类的原因，导致两者之间资源不互通，所以造成大量冗杂数据。例如图书馆员雇佣规则和图书馆业务培训两者之间有巨大的相同性，但却往往都共同存档，还有一些档案本身并不要求进行存档，但是在对管理人员进行培训过程中却有明确要求对业务进行详细记录，并随之备份。

（二）当然管理模式单一

当前国家高校图书馆越来越重视藏书和档案中所蕴含的历史价值，但由此也引发了档案管理模式单一的问题，档案管理工作人员比较少，而且普遍专业素质不高，因此大多数都是采用办公室管理的形式。但是在大数据背景下，必须要重视数字化管理平台建设，保障图书馆档案的安全，但是实际中发现许多高校仍然使用纸质档案，数字化管理依旧存在落实问题。

（三）缺少的文献共享平台

现如今高校图书馆资源交流的工作模式多是以文献相互借阅的方式进行，没有规范的共享平台，并且由于平台的缺失也难以实现高校间的大面积交流，而且高校的文献多是以合作的形式进行交流，没有合作的学校，即使出现资源需求也难以实现共享[2]。

三、大数据背景下高校图书馆档案管理对策

（一）建立健全数据管理体系

大数据背景下，颠覆了以往的档案管理体系，档案管理工作人员必须能够熟练地使用数据库资源，借助互联网平台完成数据的上传，不仅可以更见真实客观的反映图书馆的工作现状，并且保证管理人员可以接收到最真实的数据。以真实的数据作为基础，利用大数据科技进行数据分析工作，完成图书馆管理工作。在不同的藏书或者档案领域，对相似或者相同的数据进行分析，在剔除错误和误差数据后，能够获得更加真实的档案元数据。相较于之前传统的纸质数据，管理工作者更应该意识到海量储存的优势，忽略元数据之间的因果逻辑关系，只需要能够完整真实的表现活动情况即可。

（二）构建档案信息数据库

在大数据背景下，数据库成为图书管理者的核心，数据库的精准与否影响着档案信息能否真实地体现高校的历史发展情况。在对图书馆档案进行录入和记录的同时还可以对特定的管理人员呈现出同阶层的档案管理数据，形成有针对性的呈现方式。中心数据库可以在保证档案记录工作完善的同时内容根据用户对不同答案的实际要求进一步建立健全数据库，能使其更人性化的服务用户。在大数据背景下虽然数据库的建立能够方便用户，但同时也带来了一定的安全隐患，比如档案信息丢失和窃取，给档案管理带来了巨大的安全隐患。因此在信息技术飞速发展的当下，档案数字化既需要跟进时代潮流，也需要提高安全监管措施，保证经济效益和社会效益的共同发展。所以在现行的高校图书馆档案管理工作展开过程中，必须跟紧时代走势，在科学指导理念下进行发展，构建安全可靠的信息管理数据，更好地为用户提供服务。

结语

大数据时代下，互联网平台发展当使得档案管理工作能够有效地降低高校管理成本，更好的服务用户，提高数据利用率并且还可以开展高校之间的档案信息交流工作，加强高校图书馆之间的互动。但是大数据时代不仅带来了机遇，也带来挑战管理工作，应该更加精准科学的注重管理细节，坚持档案管理的真实性和有效性，提高档案管理工作者的个人工作能力，建立健全考核机制。同时建立健全完善的安全保障机制，避免出现数据丢失或数据窃取等风险，对档案管理工作带来影响，阻碍高校图书馆档案管理工作的发展。