高校学籍档案管理数字化研究

余小嘉

（南阳医学高等专科学校，河南 南阳 473000）

数字化技术应用于人们的工作生活是时代发展的必然趋势，逐渐渗透到各行各业当中，提高人们生活效率。高校学籍档案管理工作开展过程中，也应当加强对数字化技术的重视，结合学籍档案管理的重要性和管理过程中存在的问题，及时引入数字化模式，对学籍档案管理工作进行进一步的升级改善，不断提高高校学籍档案管理质量。

一、高校学籍档案数字化管理意义

（一）顺应时代发展潮流

高校传统学籍档案管理工作开展过程中，受到纸质版文件存储管理问题的影响，很多文件都会在储藏室搬迁以及其他问题的影响下，出现不同程度的损坏，导致档案质量受损，同时档案的存储期限也会随之缩短。通过引入数字化技术，可以及时改善传统纸质版档案管理过程中存在的管理效率问题和存储问题，在大数据的帮助下，及时梳理各类数据资料，方便档案存储和查询，对简化工作人员工作内容，提高学籍档案管理效率具有重要意义。

（二）节约资源

新时期国家发展的重要方向之一，即推动生态建设，打造资源节约型社会。传统高校学籍档案管理工作开展过程中，由于纸质版档案数量较多，需要使用大量的纸质文件进行存储，产生了一定的资源浪费，而大量档案需要存储于指定空间，这就使得高效空间使用效率受到影响[1]。同时，高校还要安排专业人员对各类档案进行管理，对档案室进行必要的通风保湿处理，这些都会消耗学校的办学成本，增加学校后期经济负担。最后，大量档案资源的堆积不仅没有发挥其应有的作用，反而在查找过程中出现其他问题，这都会导致档案的利用质量下降。

二、高校学籍档案管理数字化措施

（一）信息采集数字化

高校学籍档案管理要想实现真正的数字化，就必须从档案管理的第一步出发，在信息采集关节引入数字化模式，对各类信息进行采集，不仅方便初步采集信息的存储，也可以减少信息录入过程中出现失误的机率，保障信息准确性。在该过程中，高校可以选择使用规定模板录入信息以及拍摄、录入信息等新型录入模式，通过调整规定模板模式以及拍摄要求等，在一开始就保障信息的规范性，可以方便后续信息管理、存储工作顺利开展[2]。对于高校学籍档案管理过程中需要录入的外部信息，受到信息管理部门以及招生形式等方面的影响，其信息量和信息模式可能存在一定的差异，高校在信息录入之前要加强对该类差异的重视，结合高校学籍档案管理标准模式要求和不同信息之间的差异，制定针对性的录入措施，保障最终录入系统的数据满足基本的规范要求，推动后续各项工作以合理方式开展。

（二）信息处理流程数字化

高校的学籍档案一般需要在短时间内快速录入完成，这就要求高校必须在学籍档案录入之前就设置明确的流程，方便工作人员可以在最快的时间内完成各项信息录入工作，同时对其进行必要的处理。提高其整体工作效率。在引入数字化技术之后，高校相关人员可以结合信息采集工作的要求以及数字化流程模式，对信息录入工作进行分摊，将工作落实到高校各学院辅导员以及相关人员身上，推动学生快速完成信息录入工作，也可以及时对录入信息的规范性和准确性等进行校验，保障信息录入质量。

（三）档案管理系统数字化

高校学生学籍档案数字化改革过程中最为关键的一步，即建立学籍档案管理数字化系统，通过系统化的方式对学生信息录入、分析、处理以及存储、调用等各环节进行合理的设置，以此来支撑后续各项工作顺利开展，保障学籍管理质量。高校学籍档案管理系统管理人员在工作过程中必须加强对自身管理观念的重视，结合档案管理模式对学生的各类信息进行合理的整合，并及时录入与学生奖惩和学籍变动等相关的信息，实现学生相关信息的实时更新，保障学生学习管理质量。通过对学生的在校状态进行合理的划分，将在校生与非在校生分离出来，及时对其设置不同的权限，减少不必要的数据维护支出，提高数据处理质量[3]。高校学籍档案管理工作开展过程中，还应当加强与学生在高校其他领域的信息联动工作的重视，通过将学籍档案与学生的学习档案、团建档案以及其他实践活动档案等结合起来，打造与学生相关的综合数据库，打造真正的高校学生管理一体化数字化建设，切实保障高校学籍档案管理质量。同时，该类学籍档案并不是只用用于学生在校阶段，在学生毕业之后有需要回学校调取相关资料时，也可以通过调整学籍数字化档案的方式调出学生的相关信息，减轻教师工作压力的同时，也为学生提供便利，一定程度上可以增强学生对学校的归属感。

（四）重视软件兼容建设

当前社会上学籍档案管理系统相对较多，不同系统应用的计算机编写语言和数据库存储方式等也存在一定的差异，而不同系统之间的兼容性往往不能得到保证。高校学籍档案管理工作并不是一蹴而就的，而是需要长时间维护，必要时在不同的软件系统之间调用相关信息，因而需要工作人员加强对各类数据库之间的关系的重视。为了方便数据调用工作顺利开展，高校相关人员就必须加强对系统软件兼容性的重视，通过分析当前系统软件整体性能，在相关计算机语言的帮助下，逐渐提高系统的兼容性，更好地服务于高校学籍档案管理。

结语

高校学籍档案管理工作相对比较复杂，通过引入数字化管理模式，可以提高学籍档案管理质量，减少不必要的空间、人力支出，方便各类数据存储调用，对提高高校行政管理工作质量具有重要意义。高校相关领导等必须加强对高校学籍档案数字化建设工作的重视，及时引入先进系统对学生学籍档案进行管理，优化学籍档案管理模式，提高学籍档案管理质量。