如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化

王梦莎

（河北省邯郸市中心医院纪检监察室，河北 邯郸 056002）

一、目前事业单位档案管理工作现状分析

(一)缺少科学规范的档案管理规章及健全的档案管理制度

新时期事业单位高效开展档案管理工作的前提是充分借助科学化的规章制度以及完善的工作管理流程。现如今，各个部门自行处理内部事宜是很大部分事业单位档案管理工作的基本现状，各个部门依照实际所需要的资料进行查阅与之相应的管理，从而使得档案在各个科室中分散，没有被充分地集中，也就是说，在实际档案管理中缺乏可以直接利用的高效制度作为主要的实施依据。

(二)硬件设施更换不及时

目前，影响事业单位档案管理工作能够顺利开展的因素就是管理经费投入的力度并不够。部门事业单位没有及时的更新之前构建的档案管理库房与管理系统，长期下去便会导致新时期的档案硬件设施无法满足工作发展需要。一部分事业单位所建立的档案室内部环境都相对较差，基础设施也不完善。根据调查研究，目前很多事业单位依然使用的是陈年铁质结构的档案柜，早已老化、生锈。并且档案室中也很少做防霉、防虫的处理，这样一来，事业单位档案管理工作水平便很难得到提升。

二、构建完善的档案管理体系，明确管理职责

在信息化时代，机关事业单位档案管理规范化与标准化，首先，需要构建完善的现代化档案管理体系，明确负责档案管理工作人员的职责。在具体工作中，要保证各项档案管理工作都是严格地按照单位所建立的制度体系实施的，降低违法违规管理档案现象发生的概率。其次，针对不同类型的档案需做好分级、分类管理，这样在后期的档案调用过程中，也能够快速的对应查找到所需要的档案。在机关事业单位日常管理工作中，还应当将档案管理划分为一项重要的管理工作内容，结合单位发展的实际情况，制定详细的管理工作计划，成为专业化的小组管理团队，依照档案类型、重要程度等，有针对性地推进各项档案管理事宜，逐步推动档案管理工作的规范化和标准化。

三、落实档案管理方式的改革升级

在新形势下，为了更好地解决档案管理工作中存在的缺点和不足，我国政府部门经常会对各地机关事业单位的档案管理数据及其他各项信息不定期地进行治理和调查，在这样的背景下，如果依然采用传统的档案管理方式，可能会增加管理人员的工作量和压力。因此，做好档案管理方式的改革升级就显得极为重要了，在改革升级档案管理方式，重点在于借助现代化的信息技术，构建档案管理信息共享平台，借助该平台实现对档案分门别类的管理，这样即便是上级政府部门要临时检查机关事业单位档案管理情况和效果，也能够快速地从电脑上调用这些档案，减轻工作人员的压力和工作量，提高管理效率。同时，以信息技术为基础的档案管理还可以实现管理的多样化，如其可以将文字、图片、影像等集中到一起实施档案管理，丰富了档案的内容，使得档案信息内容更加的丰富翔实。当然，要落实机关事业单位档案管理方式的改革升级，还需要有充足的设备作为保障，做好档案管理设备维护工作，如使用各类信息设备时要避免计算机被病毒入侵，及时地查杀病毒，做好重要档案文件的备份工作，妥善保管重要档案，保证档案管理的安全性，实现档案管理的规范化与标准化。

四、做好档案案卷的精细化管理

对于机关事业单位来说，部分单位的成立时间比较久，因此，经常会有一些陈旧、没有使用价值的档案，如部分早期纸质档案的制作比较粗糙、简陋，在当前要做好这些档案的管理与整理工作，难度之大可想而知。因此，在当前的机关事业单位中要实现档案管理的规范化与标准化，还需做好档案管理的精细化管理，针对一些制作简单、缺乏价值的档案可以及时地将其剔除，避免大量资源被占用。而针对一些有价值的纸质档案，则需要及时的实现档案的电子化管理，保证单位档案的全面性，不断对档案信息管理系统进行完善和补充。

五、优化档案管理队伍人员综合素质

机关事业单位档案管理人员是档案管理工作的执行者，其综合素质的高低直接影响着档案管理质量的高低。因此，笔者认为要真正地做好档案管理工作，实现其规范化和标准化，还需不断地优化档案管理队伍人员的综合素质，保证单位内所有从事档案管理工作的员工，对于信息化档案管理信息熟悉且能够灵活的应用，更新他们的档案管理意识和观念，使他们切实认识到档案管理对于单位发展建设的重要性。同时，还需做好档案管理人员的技能考核，保证他们熟练掌握了档案管理操作技能与方法，对于在工作中积极认真、负责的工作人员，可以及时地给予其物质和精神上的奖励，调动工作人员积极性。

六、结语

档案管理是人事合理调动的基础所在，其是机关事业单位内部管理的重要组成部分，要实现管理的规范化与标准化，必须要结合机关事业单位的实际情况，构建现代化的管理模式，优化档案管理队伍，及时解决档案管理中存在的问题和不足，提高档案管理质量和效率。