企业文书档案管理要点分析

张毓梓

（吉化北方化工总公司宏大办公室，吉林 吉林市 132000）

一、做好文书档案管理的意义

（一）促进企业改革发展

文书档案管理工作是企业进行经营管理、科学决策、沟通交流的重要支撑。企业的改革发展需要系统、科学、完整、有序的文书档案管理作为保障。

（二）传承企业优良文化

企业文书档案反映了企业成长、发展的过程，反映了企业的经营、管理、科技、决策等重要活动，传承着企业优良的文化，是企业历史成果的体现。做好文书档案工作，深入挖掘和利用文书档案价值，有利于促进企业的稳健发展，有利于传承和发扬优良的企业文化。

二、当前企业文书档案管理存在的问题

（一）文书档案管理体系不完善

企业对文书档案管理不重视，没有健全文书档案工作管理组织体系，档案规章制度体系未建立或不完善，对文书档案管理工作的人、财、物保障力度不够，对文书档案管理的监督考核力度不够。

（二）文书档案管理方式落后

企业文书档案管理需要信息化手段作为支撑，但有些企业的文书档案管理信息化水平较低，仍在采用传统管理方式，未实现档案管理系统与办公软件系统的有效关联。有些企业未配置独立的档案库房，文书档案不能实现集中管理。有些企业档案室的硬件设施配备不足，不能满足文书档案的管理需要。

（三）文书档案管理力量不足

企业员工流动频繁，从事文书档案管理的队伍不稳定，文书档案管理工作不能有序衔接，不能充分挖掘文书档案的潜在价值，未能有效开发和利用文书档案资源。

（四）文书档案管理意识薄弱

有些企业对文书档案管理不重视，未认识到文书档案资源对企业发展的作用，文书档案管理人员归档意识和信息化意识薄弱，文书档案资料的归档片面化，只注重纸质档案，未同步将电子档案归档。在文书档案管理过程中，各部门、上下级企业之间没有做好协同与配合。在文书档案整理过程中存在收集不系统、不完整、不及时以及整理混乱等问题。

三、做好企业文书档案管理的建议

（一）完善文书档案管理机制

1.完善文书档案工作管理体系。企业要加强文书档案管理工作的组织领导，贯彻落实国家档案局和国资委有关档案管理规定和工作要求，确定文书档案工作管理部门，完善文书档案管理工作体系，做好文书档案分级管理，做好文书档案阶段性规划和推动计划，加大对子、分公司文书档案管理工作的指导和协调力度，配备相适应的文书档案岗位、办公场所和软硬件设备。

2.建立和完善文书档案规章制度。企业应当根据国家和地方有关档案管理的法律法规和规章制度要求，尽快建立和完善内容完善、便于操作的档案规章制度体系，实现统一领导、统一标准、分级负责、逐级监督，规范企业的档案管理责任、归档范围、收集整理、移交、保管、借阅等内容，并做好制度的落实。

（二）完善文书档案的日常工作机制

1.做好文书档案的全面管理。制定企业内部文件材料归档范围表，并要求按照归档范围表全面收集和整理文书档案。企业上下级之间、内部各部门之间应重视和支持档案工作，密切配合，互助协作，保证文书档案的完整和全面。

2.遵循文书档案管理的标准规范。企业应当按照国家有关档案管理的法律法规和企业内部的档案管理制度，严格按照标准规范进行文书档案的管理，对文书档案应及时归档、规范整理。纸质档案和电子档案要做到对应和统一，电子档案的收集和管理要严格按照国家有关规定和标准执行。

（三）加强文书档案工作的基础保障

1.保证文书档案的资金投入。企业要保证文书档案设备购置维护、信息化开发、安全保密、宣传教育等方面的资金投入，特别是要加大文书档案信息化建设和档案库房的资金投入，有效保障文书档案管理工作的开展。

2.强化文书档案硬件保障。企业要配备符合要求的档案存放场所，配备档案存放设备，配备档案管理需要的计算机、存储设备、打印机、扫描仪等，从硬件上确保档案管理工作的有序顺利开展。

（四）充分挖掘利用文书档案的价值

1.提高文书档案的价值意识。文书档案记录着企业的历史进程，客观地反映了企业在领导决策、经营管理、问题处理、研究开发等方面的过程和成果，是企业资产的重要组成部分。企业文书档案管理者要充分认识文书档案资源的重要作用，提高责任意识，树立档案价值观，做好档案管理工作，更好为企业改革发展创造价值。

2.充分挖掘和利用文书档案的价值。企业应当利用信息化手段，努力开发档案信息资源，充分挖掘档案价值，为企业经营管理、改革发展等中心工作服务。充分发挥档案在管理提升、尽职调查、审计监督、巡视巡察、文化宣传、展览展示等方面的价值和效能。

结语

综上所述，档案是一个企业在成长和发展过程中的经验总结和知识积累，是企业历史的重要见证，也是对当前企业资源有效管理的重要方式，因此必须要给予高度重视，对于当前很多企业在档案管理方面的不足之处，必须要予以改善。在全新的经济形势下，做好企业档案管理工作是企业发展的必然选择，同时这项工作也应该引起更多人的关注，高质量的企业档案管理才能够促进企业有更加长远的发展。