如何提升事业单位档案管理水平

宋玥

（北安市干部档案室，黑龙江 北安 164000）

一、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）基础设施不完善

在目前的事业单位中，人力资源中的档案管理的方式主要有两种，一种是以往使用的纸质信息档案管理，另一种是引进了现代信息技术而形成的电子档案。不同单位中的人事档案管理方式是不同的，每个部门之间的信息资料都是独自进行管理，没有实现信息资源的共享，没有把规范化的管理模式应用到档案管理工作中，影响了单位中各个部门之间的沟通和交流，无法让人事部门的档案资料应用在各个部门所需要的地方。

（二）没有规范化的管理标准

在对档案信息资料进行管理的过程中，有些事业单位没有建立完善的管理标准，无法对相关工作的人员进行科学有效的管理，这对档案管理工作有着非常严重的影响。这就导致工作人员在进行档案管理时，不会全身心的投入到相关工作中，在工作中存在疏忽的现象，影响档案管理的质量。如果没有规范化的管理标准，工作人员在出现问题时也无法对其进行监督和管理，影响工作效率。在单位中，各个部门之间的管理制度是不同的，这对单位的整体化、规范化管理有着抑制的作用。

（三）干部档案管理的方式相对落后

当前是互联网信息时代，想要跟上时代发展的脚步，各个领域的行业就需要在发展的过程中引进先进的信息技术，实现信息化发展。事业单位中的人事档案管理也是一样，需要在传统管理模式的基础上对其进行优化和完善，对管理模式进行信息化建设，这样才会提高人事档案管理工作的管理水平。但是在目前的单位中，相关工作人员在进行档案信息资料管理时，还是使用传统手工操作方式对档案进行记录和管理，最后将其转换为电子文档，只是对档案信息进行基础性的记录，没有使用信息化技术对其系统性的管理，没有发挥出信息技术具体作用，并且目前的管理方式也无法满足单位的发展需求，对档案管理的信息化建设有着抑制的作用。

二、干部档案管理改进的对策

（一）建立健全人事档案信息化的管理机制

1.完善基础设备设施

对工作中使用的基础设施进行合理建设可以有效促进相关部门的发展。在单位人事档案管理工作中，首选要完善所使用的机械设备，才可以提高档案管理工作的工作效率，保证工作质量，提高管理水平。想要实现人力资源中每个部门的信息化管理，就需要加大信息设备的应用力度，让各部门之间的信息资源可以实现共享。同时也要加强基础设施的建设，确保人事档案管理工作可以正常运行，促进单位认识管理部门的信息化发展。

2.标准化、规范化的管理机制

想要保障档案管理工作的质量，相关部门需要制定完善的管理制度，让部门中的每个人都严格按照相关制度去执行，规范工作人员的行为，实现档案管理工作的统一化管理。制定的管理机制在实际运行的过程中，要根据工作人员的实际情况进行优化和完善，针对目前工作人员存在问题进行针对性的管理，可以对工作中出现的问题进行有效的处理，提高部门整体的管理水平，有助于单位各个部门的规范化管理，所以，管理部门需要意识到管理制度的重要。

3.重视人事档案利用

在目前的人事档案管理中，档案的内容资料是比较安全和保密的。因此，面对这种档案，不轻易被调取、处理、使用的情况下，人事档案管理的工作人员对于人事档案就不太重视，忽视其根本的重要性。人事档案就是为各级部门服务的，它可以保存很多重要信息，是我们查阅相关资料的重要来源，所以我们提高人事档案的利用率，使人事档案成为一个真正为人民服务的工具，人事档案服务使用意识要提高，认识到其重要性。管理者可以放宽档案中某些不重要信息，以便为需要的人员提供方便。

4.加强人事档案信息化管理的安全性

档案中的信息资料对于单位来说是非常重要的，相关工作人员对档案中的资料进行保护是非常有必要的。在档案管理工作中，加强相关工作人员档案管理安全意识和责任意识，对档案的规范化管理有着促进的作用。管理部门需要对人事管理工作建立健全的规章制度，让工作人员意识到档案信息资源的重要性，培养工作人员的安全意识。要对保存的信息资料进行及时的备份，其他部门借阅档案资料也要建立完善的机制，各个流程都要进行规范化处理，保证档案信息的安全。同时也要对档案信息进行分类整理，把隐秘性文件和使用性文件分开存储，加强人事档案信息化管理的安全性

5.建立干部人事档案管理信息化的人才机制

任何的发展都必须需要人才，只有人才才能推动社会、企业的发展。如果不重视干部人事档案管理的工作，很难充分、有效地管理和开发人力资源。因此，为了建立良好的档案管理人才机制，必须从上而下的对档案人事部门的各级工作人员进行思想上教育，改变他们对档案管理不重视的思想。首先，需要各级员工都充分认识人事档案工作的特点、地位、作用，支持和重视人事档案工作。单位不但要建立健全规章制度，配备专业的人员设备，而且要把人事档案管理作为重要的基础性工作。

结语：人事档案管理是事业单位挑选人才的重要依据。制度改革必须顺应时代潮流，坚持科学发展观，提升人事档案管理的工作效率，明白人事档案管理对于单位的重要意义和作用，在工作中努力解决问题、提高工作效率，为单位的快速发展做出贡献。