浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理

王玉岚

（康庄镇人民政府，山东 聊城 252656）

由于事业单位在工作中涉及到大量的档案、文件、资料等，这些档案的形式也多种多样，有纸质的，也有录音的、图片形式的等等，因此，对于这些档案的保管和管理工作也变得越发的复杂起来。传统的档案管理，均是采用人工采集、手工记录、手工分类、手工编码等，需要耗费大量的人力、物力和时间。

一、电子档案较传统档案管理的优势

（一）大大降低管理成本，提高保管和使用效率

传统档案管理方式下，需要耗费大量的纸张、材料、设施等，保管上也需要占用相当大的物理空间。而电子档案，可以把纸质材料、图片、影像等都转化成数据形式存储在系统里，仅需几个服务器即可储存大量的电子数据资料，不再需要占用太多的空间，而且通过系统可以分门别类地进行管理，方便检索和调用，大大减少了管理上的成本，提高了使用效率。

（二）档案的安全性和保密性都得到提高

传统档案管理模式下，材料全部以原始形式进行收集和保管，无论是纸质材料还是影像、图片资料等都需要较高的保管条件，一旦出现天气、环境的变化，很有可能会遭遇大规模毁损。另外，一旦管理不当，也很容易造成档案的遗失或人为损坏。还有就是，对管理人员和借阅人的行为都无法跟踪和管理，致使档案的保密性难以得到保障。而电子档案全部通过系统和硬件来管理，不受天气和环境的影响。即使硬件出了问题，档案材料也不会丢失。

二、当前事业单位电子档案管理存在的问题

虽然电子档案有着上述那么多好处，也逐渐被认可和重视起来。但是，目前事业单位的电子档案管理仍然存在着诸多的问题：

（一）事业单位缺少专业的信息化档案管理人员

事业单位的档案设计内容非常繁杂，首先是在部门上，涉及到各个不同部门、不同业务条线的档案；其次在内容上，涉及到制度的、人事的、劳资的、办事流程上的等等多方面的文件资料；再次在形式上，涉及到纸质的、图片的、影像的等等介质形式。因此，对档案管理人员的专业度和信息化程度要求都很高，档案管理人员需要将各种档案资料进行归集、分类、排序和打标签，然后通过技术手段将这些档案资料转化成电子形式录入系统。

（二）对档案管理工作重视度不够，制度不够规范

很多事业单位对档案管理工作并没有非常重视，也没有专门的管理体系和制度来规范这方面的工作，没有一套完整的管理制度和管理标准来培训和要求，从而对档案管理人员的工作无法考量。甚至认识不到所管理的档案的重要意义，档案利用率低，使得档案管理人员的工作不被重视，或者边缘化，另其工作积极性受到打击。

（三）对档案管理工作的投入不足

有些事业单位仅仅把档案管理当做一项简单的任务来完成，而并没有从根本上考量档案管理的价值和意义。在档案管理的系统选择上也不去深入研究和学习，草草选择一个，系统的功能并不能得到保障；另外，在硬件的投入上也敷衍了事，造成有些档案的无法采集、无法转化成电子资料进行保管，从而影响档案资料的完整性。

三、提高事业单位电子档案管理能力的举措

事业单位档案管理工作意义重大，应该在人员、制度和管理上加强档案管理工作，提高档案管理能力，具体包括如下方面：

（一）全面认识电子档案管理的重要性

事业单位要从上到下，全面认识档案管理的重要性，随着数据时代的普及，各行各业都应该认识到数据对业务分析和指导的重要作用。档案管理一方面是对过去所有资料和工作流程的记录，做到有据可查，有据可依，另一方面，通过一些数据的分析和比对，也能对未来的工作起到一定的指导意义。因此，应该从领导层就开始贯彻档案管理的价值，并组织专人带头抓起这项工作，按照管理规范，定期监督和检查档案管理工作。

（二）健全和完善档案管理制度和体系

应该对档案管理工作制定切实可行的管理制度和流程。首先，全面梳理档案管理的内容，确保做到档案管理的完整；其次，建立完善的档案管理系统，使得档案管理工作高效、便捷；再次，严格制定档案管理的流程，从资料采集、到资料分析和分类、再到人员权限的管理上作出具体描述和规定。

（三）加强对档案管理人员的培训

首先，应该聘请专业的档案管理人员进行管理，另外，要加强对档案管理人员的培训，不断学习最新的档案管理知识，完善档案管理技能。加强档案管理人员对资料整理的精细化程度，提高其信息化操作能力，减少操作过程中的失误率，并提高其对电子档案管理的安全防护等方面的能力。

（四）加大对档案管理设施设备的投入，为电子档案管理创造良好环境

首先，要加强档案管理系统的建设，充分考虑系统各方面的需求，做到功能完备；其次，在档案资料的采集上，加强硬件设施的投入，确保做到档案归集的完整性；再次，加强对档案管理系统和介质的安全防护投入，对系统增设防火墙，做到系统性能和版本的不断升级。