关于提升基层仲裁档案科学管理水平的研究分析

刘鲁生

（高密市劳动人事争议仲裁院，山东 高密 261500）

一、对基层仲裁档案管理的有关要求

（一）档案收集要“全”

明确基层劳动人事争议仲裁档案管理人员在收集仲裁材料的过程中，要时刻留心收集处理每起仲裁案件时形成的各项材料，做到档案内容齐全、图件清晰、字迹工整，确保仲裁档案的完整性。

（二）档案分类要“准”

在对仲裁档案进行分类整理时，基层劳动人事争议仲裁档案管理人员要严格按照劳动人事争议仲裁档案规范化管理的相关要求，实行正副卷分类管理，做到分类准确、查建档规范、审查完备，确保仲裁档案的安全性。

（三）档案装订要“齐”

在对仲裁档案进行装订入档时，基层劳动人事争议仲裁档案管理人员要严格按照档案管理的标准对仲裁档案进行装订，做到装订整齐、目录清晰、页码正确，确保仲裁档案的可用性。

二、基层仲裁档案管理存在的问题

（一）人员力量专业化不强

仲裁机构中从事档案管理人员大多为兼职人员，即便有专职人员也往往是从办公室等行政管理岗位转岗而来，导致从事劳动人事仲裁档案管理人员的专业化不强。加之，日常劳动人事仲裁业务工作繁忙，劳动人事部门组织的档案业务知识培训不足，导致从事档案管理工作人员不能系统、全面的接受档案专业培训。

（二）档案软硬件保障不力

大数据、云计算、计算机网络技术已经融入到社会生活的各个领域。劳动人事争议仲裁工作也迈入了信息化、数字化时代，但，从当前仲裁档案管理硬件方面看，计算机、扫描仪、刻录机等自动化、智能化管理设备保障不足，档案数字化、信息化程度不高。软件方面，仲裁档案管理专业软件未普遍推广，安全管理软件升级、更新不及时，尚未采用密钥、物理隔离等安全管理措施。

（三）档案管理规范化薄弱

仲裁档案专业性强，对档案管理的规范化要求高，但从现实来看，主要存在仲裁档案管理不够规范，未按年度、案件分别立卷；立卷顺序不符合规范；卷内目录序号、材料名称及页码书写不规范；未建立《归档案件简明情况表》，导致数据及内容不完整，上报不及时；仲裁档案查询、利用手续履行不规范；档案岗位工作者调动时工作未做好工作交接。

（四）档案利用信息化较低

目前，仲裁档案信息化建设存在诸多不足，主要表现在：宏观上，馆藏档案的数字化、信息化采集不完整，大量纸质档案依旧按照传统模式进行收集、保存和查询利用，之前的馆藏“纸质档案”信息化率不高。微观上，没有开发或购买功能齐全、配套成熟的管理软件，依然以手工操作为主，计算机记录为辅，仲裁档案内容及信息化处理水平亟待提升。

三、对做好基层仲裁档案管理的相关建议

（一）加大投入，优化硬件

加大仲裁档案经费保障力度，改善仲裁档案管理的软硬件条件。按照“十防”的标准和要求做好档案室的升级、改造，添置必要的硬件为仲裁档案管理提供一个良好的存放环境。添置计算机、扫描机、刻录机、照相机等必备设备的采购，采用物理隔离等，切实抓好档案管理工作的每一项工作，为档案管理上档次、上水平创造了有利的物质条件。

（二）信息支撑，规范立卷

增强仲裁档案管理信息化水平是保障后期档案查询、利用的一项基础性工作，这里的信息化既要做好存量档案的信息化，也要确保增量档案的信息化，通过信息化不断提升整个仲裁档案管理的现代化水平。对于符合仲裁受理范围的案件要及时收集、整理材料予以立案，并将立案材料录入劳动人事争议调解仲裁办案系统，以便将来能够方便审查和查阅。

（三）严格管理，分类归档

按照序时进度，统一顺序编页码、统一目录明细和封面，及时查漏补缺，审结一案整理一案，及时完善相关资料进行归档，确保案件材料完整，做到当年案件当年归档完毕，并保证纸质案卷和电子案卷一致。明确专人对整理归档的案卷进行规范管理，除上级劳动仲裁机构和法院外，其他人员原则上不准查阅和调借案卷。对确需查阅和借出的案卷要严格履行借阅手续，需持单位介绍信，填写查阅和借出案卷登记表，明确规定归还期限，如期归还，确保档案安全、有序存放。

（四）强化培训，提升素质

抓好基层仲裁档案管理员的业务培训，应定期组织档案人员参加各种业务知识培训，选送业务骨干到先进地区学习，开阔眼界和思路，以适应仲裁档案管理要求越来越高的现实需要。在编内用人的前提下，可以考虑招录具有档案学专业理论知识的人才，使仲裁档案管理人员在专业理论的指导下对仲裁档案进行高效的管理，提升整体工作成效。

结语：总之，基层劳动人事争议仲裁档案管理的工作十分重要，还需进一步提高重视程度，采取有效的方式不断解决其中的问题，完善制度、加大投入，提高基层仲裁档案管理人员的专业素养，使基层仲裁档案的管理工作能够顺应时代的发展，为维护和谐稳定大局和支持经济社会平稳健康发展贡献一份力量。