大数据环境下档案社会化服务探究

摘 要：随着新技术快速发展，当前企业档案管理部门已经步入大数据时代，大数据对社会各行各业都产生了深远影响，对档案服务工作也产生了深远影响。本文以大数据时代档案社会化服务为分析对象，首先介绍了大数据内涵，接着分析了档案社会化服务特征，再阐述了大数据环境下档案社会化服务意义，最后论述了大数据在档案社会化服务中的应用，以便提高大数据背景下档案社会化服务质量，满足民众的档案服务需求。

关键词：大数据;档案;社会化服务

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.106

自新中国成立以来，我国档案事业取得了长足进步。长期以来，档案部门为政府部门提供各项服务，有效推动了社会经济进步。随着社会快速发展，档案部门不再局限于服务政府部门，档案服务应当朝着社会化方向发展，为社会大众提供各种各样的服务内容，以满足民众对档案服务的需求。

1 大数据内涵

大数据包含非常庞大的数据资源，同时也具有快速流动的特性，数据种类繁多但是数据价值密度并不高，因此大数据具有规模大、类型多、速度快、价值密度低等一系列特点，是一种全新的数据集合[1]。大数据的大主要体现在数据规模非常庞大，是以往任何储存系统都无法储存的大量数据。类型多主要是指大数据包含的数据种类非常多，既包含传统文字数据，也包含图片、视频等非结构性数据。速度快主要是指大数据传输非常快，有助于提高数据传递效率。价值密度低主要是指大数据中的许多数据是无用信息，需要在众多数据中寻找具有价值的数据。大数据技术是一种全新数据分析方法，也是一种全新数据分析思维，人们需要充分挖掘数据背后所隐藏的价值，因此常常需要云计算等各种新兴技术与大数据配合，提高大数据使用价值。

2 档案社会化服务特征

第一，服务的专业性。档案社会化服务的一个重要特点是专业性强，工作人员需要具有专业化的知识素养，懂得档案整理、档案鉴定、档案编研等，可以为广大需求者提供专业化服务。第二，服务的效益性。档案社会化服务可以提高档案单位的工作效益，档案可以展现出一个单位的全部信息，有利于单位从宏观角度调配资源，可以提高资源规模化使用效率，同时还可以为单位未来发展提供合理建议，以促进单位可持续发展。随着信息技术快速发展，档案文件信息化水平也在不断提升，利用信息化技术有助于实现信息之间的高速整合，为使用者提供更加直观的档案信息，使档案价值最大化，体现档案服务效益性。

3 大数据环境下档案社会化服务的意义

第一，有助于促进企业档案管理部门发展。档案社会化服务的重中之重是为社会提供服务，改变以往企业档案管理部门森严的社会形象，拉近企业档案管理部门与民众之间的距离。随着大数据时代到来，企业档案管理部门与民众之间的交流越来越多，利用信息技术有助于帮助民众获取各项档案信息，使民众可以认识到档案信息的重要价值，同时也可以使企业档案管理部门为民众提供完善的服务，促进企业档案管理部门发展。在大数据时代，企业档案管理部门开展社会化服务，有助于转变工作职责，适应社会发展变化步伐，提升自身信息化建设质量，促进企业档案管理部门自身发展。除此之外，为了做好档案社会化服务，企业档案管理部门还需要聘用更多专业技术服务人才，这些专业技术服务人才可以激活企业档案管理部门的工作活力，同时也可以使企业档案管理部门了解民众需求，建立起完善的档案服务体系，使档案服务工作为民众提供完善的服务。第二，有助于增强社会民众档案意识。在大数据时代，档案社会化服务有助于企业档案管理部门创新，同时也可以增强社会公众档案意识，增加公众档案需求。在大数据时代，档案揭开了神秘面纱，社会公众可以接触到许多档案信息，对档案信息利用也越来越娴熟，对档案服务需求也会越来越多元化，这些都有助于增强公众档案意识，同时也有助于促进档案社会化发展，最终促进整个社会发展。

4 大数据在档案社会化服务中的应用

1）建立数据库，加强资源建设。第一，通过大数据技术建设完善的档案数据库。为了为社会大众提供及时快捷的档案服务，企业档案管理部门可以利用大数据技术建设档案数据库，通过档案数据库与用户终端进行连接，使社会公众可以自主搜寻档案数据库中的资料，提高社会化服务质量。档案数据库本身具有强大数据支撑，可以为用户提供各种关联信息，用户只需要搜寻关联词就可以展示出与关联词有关的各项档案信息，提高了用户查阅档案资料的效率，同时也方便了用户随时随地查阅各项信息，有助于实现档案服务社会化，同时也促进了档案信息自我发展。虽然档案数据库可以为公众查询档案信息提供便利，但是随着档案社会化的快速发展，企业档案管理部门也需要注重档案数据库自身安全性，防止档案数据库被别有用心者攻击，防止出现数据丢失或者被篡改的现象，以提高档案数据库的安全性和可靠性，推动档案社会服务质量上一个新台阶。第二，指导各单位建设大数据档案数据库。在大数据时代，档案数据库并不是一个专门的数据库，它是各个不同单位相互连接在一起而形成的档案数据库，因此各个单位可以要求本单位档案室建设专业档案数据库，将传统档案资源变成大数据资源。各单位在建设大数据档案数据库时必须统一标准，不能出现标准不统一的现象，以防止在传输数据之时出现数据不兼容的现象。

2）利用社交媒体开展档案社会化服务。第一，充分挖掘社交媒体及网络潜力，提升档案社会化服务质量。随着信息技术快速发展，当前人们可以通过不同平台终端收发信息，社交媒体与网络的作用变得越来越大。在大数据时代，随着公民档案意识不断，公民对于档案社会化服务有了更多要求[2]。为了满足公民多元化档案社会化服务需求，企业档案管理部门可以充分挖掘社交媒体以及网络作用，可以选择一些用户多且辐射较大的社交媒体平台推送档案文化资料，通过这些平台为民众提供个性化档案服务。例如，档案数据库可以根据平台上实时热点向搜索人群发送有关档案信息，以满足社会群众档案需求。第二，加强大数据时代信息化咨询服务。在大数据时代，信息咨询成为全新服务领域。在复杂社会中，人们所触及到的知识变得越来越多，但是人们并没有专业知识支撑，故而求助于咨询机构。为此，档案部门可以探索为民众提供信息化的咨询服务。信息咨询服务是一种及信息收集与信息处理于一体的服务，它也是大数据时代档案服务未来转型发展的一个重要方向。企业档案管理部门本身拥有丰富的信息资源，这些信息资源为信息咨询服务提供了充实而又可靠的资料，有助于显著提升大数据时代档案社会化服务质量。

3）立足馆藏资源开展文化推广活动。第一，挖掘大数据技术潜力，制定档案社会化服务方案。为了提升档案社会化服务质量，档案工作人员可以充分挖掘大数据技术潜力，将传统纸质资料转化为数据资料，提高档案信息传递速度。与此同时，档案服务人员还可以通过大数据分析社会民众档案需求，及时为民众提供档案资料，满足民众档案资料使用要求。第二，充分利用大数据技术开展档案文化推广服务。为了满足民众不断增长的文化需求，档案工作者可以通过大数据技术为民众提供档案文化推广服务。例如，企业可以和企业档案管理部门开展合作，将馆藏资源上传至互聯网空间之中，通过互联网空间向全社会宣传，提高档案影响力，宣传各项文化知识，同时提升档案社会化服务质量。

5 结语

综上所述，为了做好大数据环境下档案社会化服务，档案工作者需要建立数据库，加强资源建设，同时还需要利用社交媒体开展档案社会化服务，立足于馆藏资源开展文化推广活动，提高档案社会化服务质量，满足民众不断增长的档案服务需求。

参考文献

[1]李香子.浅谈大数据时代档案社会化服务[J].兰台内外，2018（13）：24.

[2]王晓春.社区档案社会化服务的问题及对策研究[J].山西档案，2019（01）：128-132.

作者简介

陈琼（1970-），女，汉族，福建人，本科，档案专业中级，研究方向：档案管理。