企业档案管理存在的问题与解决措施

摘 要：在大多数企业的管理和发展中，有一个关键的环节，即档案管理。企业档案管理质量直接影响企业未来的发展。因此，随着现代化社会的迅速发展，我国企业发展的类型也是各种各样的，在这样的环境下，企业的档案管理工作也就显得越来越重要。任何企业的档案管理都是一项技术性的工作，企业档案也需要专业人员管理。基于此，本文对我国企业档案管理工作中存在的问题进行了分析与探究，最后提出了相关的解决措施，旨在为我国企业提升档案管理工作质量与效率提供借鉴作用。

关键词：企业档案管理;问题;解决措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.044

随着现代化社会的快速发展，与以前相比，现代社会的各个领域都在发生着巨大的变化，各个企业的管理工具也得到了显著的扩展，企业档案方面，也增加了一些新的内容。我国企业档案管理中还存在不少问题，将会对企业的经营与发展造成直接的影响。因此，只有找出这些问题，并且找到适当的解决方案，企业才可以在这样一个激烈的竞争环境中更好地发展和占据自己的地位。

1 企业档案管理的重要性

任何一个企业在最开始运营的时候，是非常有必要进行档案管理的。因为这时的档案管理可以将企业的创办时间、创办时所花费的基金以及各个股东的情况等都一一记录在册，这些都会对企业当时的发展以及未来的发展规模、方向造成直接的影响。这些企业发展过程中的档案将直接记录企业发展的每一个过程。这些档案还涵盖了可以帮助企业更好地了解当前机遇和应对未来挑战的大量科技信息和企业发展的效益。档案管理是企业发展过程中的基本内容，会将企业的所有数据都记录在册。如果缺乏对企业档案的适当管理会导致档案混乱甚至丢失，这会对企业产生负面影响，甚至会阻止企业继续发展。可以说，企业管理者要想让自己的企业更好地适应这个快速发展的社会，那就需要做好企业档案管理方面的工作。

2 企业档案管理中存在的问题

1）企业高层对档案管理不够重视。在一些企业的发展过程当中，高层领导人员通常都会认为企业的档案管理只会是一些无关紧要的文字内容，对企业的档案进不进行管理都是不重要的。但是，企业高层领导人员却没有意识到正是这些所谓的“文字”内容却与市场经济和社会发展密切相关。企业高层领导人员对档案管理不够重视，就会导致企业员工忽略了档案管理这项工作，甚至在进行档案管理工作的时候，根本就没有使用一些正确的方法，最终的结果只会让企业的档案保管不当。高层领导人对企业档案管理的不重视，就会让企业底下人员从本质上也认为企业的档案只是一些“文字”，不会对企业产生任何影响。在企业发展中，企业管理者的职业意识也间接影响着企业员工。因此，为了企业更好的发展，企业管理者应该重视企业的档案管理工作。2）企业档案缺乏专业人员负责。企业的成长历史可以记录在企业的档案中，但在大多数企业中，企业员工并不重视档案管理，因此只有少数几家企业任命了专业人员来管理自己的企业档案。缺少专业人员则可能会导致企业的档案混乱放置、无人管理，这样的情况长久存在的话，并不利于企业的发展。企业的档案管理，光听这个名词，觉得这份工作很简单、很容易，但是从企业发展的一开始，仍然有许多记录需要专业人员进行一些检查，分类。如果专业人员对企业的档案进行管理，可能会直接导致档案存储混乱，甚至是档案丢失或损坏，这样会对企业的发展产生负面影响，也会影响到自身企业在同类企业中的发展。3）企业档案管理的手段较为落后。随着现代化社会的迅速发展，企业开始应用了更多、更加创新的档案管理方法。传统的档案管理是手动执行的，不仅需要大量的劳动力，而且还需要花费不必要的时间进行处理，这导致企业的转型速度变慢。目前，随着科学技术的飞速发展，企业员工可以利用计算机技术对企业档案进行查阅和管理，减轻了企业成长过程中的负担，更好的促进了企业的发展。然而，在大多数现代企业中，档案管理的方式方法相对落后，无法更好地对档案进行分类。企业档案管理缺乏现代化的管理技术，不能与时俱进。这种落后传统的档案管理方式，不仅浪费了企业太多的人力资源，而且耗费了大量的时间，最终会影响企业的健康发展。

3 企业档案管理中存在问题的解决措施

1）加强企业内部档案管理的宣传，增加员工的管理意识。企业在对内部宣传档案管理工作的重要性的这个过程当中，企业员工还会发现企业的档案对企业的发展非常重要。因此，为了在企业内部宣传档案管理的重要性，就一定要培养管理人员的专业素养，有了丰富的经验以及足够的专业知识，才可以更好的提升档案管理的宣传力度。要进一步提高企业员工的意识，最好的办法是提高企业高管的意识。所以企业可以对高层人员进行统一培训，再在高层人员的带领下培训基层管理人员，让企业的每个员工都可以拥有培训的机会，这样才能让企业得到更好更快的发展机遇。2）培养档案管理的专业人才。一些数据显示，部分企业的档案管理工作不能顺利的进行，其原因之一就是缺少了专业人才的管理。从企业发展的实际情况上来看，无论是什么企业，要想在当下激烈的竞争环境中生存下来，就离不开一批专业性、高素质的人才。因此，企业可以将理论与实践内容相结合，使他们能够在学习过程中进行实践，以各种形式对各类人员进行培训，从而使他们知道哪种培训方法更适合自己，并且可以在实践中找到合适的档案管理方法。如果一个企业的档案管理工作是由一批专业性、高素质的人才来管理，那么该企业的档案管理水平就会在以前的基础上进一步的提高。提高管理人才的整体素质，培养全方位的档案管理专业人员，不仅让他们能够在档案管理领域表现良好，而且可以将自身的才能在企业其他岗位上发挥出来。3）提高档案管理水平。档案管理中的落后方式可能会导致企业档案的不完整甚至是档案的丢失，因此，在科学技术发展的这个时代，有必要应用科学的技术水平对企业档案进行管理，以提高档案管理水平，也就是为企业下一步的发展奠定基础。企业档案的收集和归档是企业档案管理的重要内容，企业的档案是在收集和归档的基础上进行管理的。因此，在自身企业的发展中，企业领导人员必须结合自身情况，结合自身企业的档案管理方式，不能够盲目追随其他企业的发展脚步。所以说，企业只有应用现代社会科学技术的水平，并运用高科技管理技术对企业档案进行管理，这样才能使企业朝着更好的方向发展。

4 结束语

在企业发展过程中，企业档案管理是最基本、最重要的環节。因此，企业档案的完整性，将会对企业的可持续性发展作出更大的贡献。企业在档案管理工作中，可以加大对档案管理工作的重视力度，使员工更多地了解档案对企业的价值，最大限度地改变员工对档案管理的认识。因此，企业领导人员应该分析当前档案管理中存在的一些问题，提出相应的对策和建议，并结合自身企业的发展，整合出更适合自身企业发展的档案管理方式，从而为企业的健康发展作出更大的贡献。

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作者简介

兴颖娟（1975-），女，汉族，辽宁沈阳人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理。