干部人事档案管理工作现状调研及对策研究

黄燕

（福州市基层党群服务中心，福建 福州 350001）

干部人事档案是在干部成长过程中形成的、能够真切反映干部个人的德能勤绩廉及家庭状况与社会关系等情况的历史记录材料，2018年11月《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》）的出台为做好新时代干部人事档案工作提供了基本遵循和具体要求，能够有效解决干部人事档案管理工作中存在的突出问题。借此机会，笔者向有人事档案管理权限的111家单位同仁发放了人事档案管理基本情况调查问卷，收回有效答卷110份，涵盖行政机关、事业单位及国有企业。问卷就各单位干部人事档案管理工作的现状进行调研，探讨如何进一步做好干部人事档案的管理工作。

一、干部人事档案管理工作现状调研

通过调研，发现目前干部人事档案工作主要存在以下问题：

（一）干部人事档案管理队伍建设薄弱

1.兼职档案员占比较高。调查显示，调研单位中配备专职档案员的仅有11个，占10%，兼职的99个，高达90%；每周平均从事档案工作时间在半天及以下的单位有72个，占65.5%，工作时间在1～2天的单位有31个，占28.2%，专职从事的有6个，占5.5%，另有1个单位未填写该项。由于专职档案员较少及从事干部人事档案工作时间较少的原因，造成了档案材料归档不及时、档案整理不规范等后果，不利于保持干部人事档案信息的真实性和完整性。

2.档案员岗位变动较为频繁。据统计，档案员从事干部人事档案管理工作时间在1年以内的单位有44个，占40%，1～3年的有33个，占30%，3年以上的仅有33个，占30%。干部人事档案工作涉及面较广，政策性较强，不稳定的档案管理队伍不利于干部人事档案的科学化和规范化管理。

3.档案员业务不够精通。调研发现，有81个单位的档案员表示对干部人事档案业务不熟悉，有108个单位的档案员表示在干部档案政策的把握和认定方面需要加强。熟练的业务能力是做好干部人事档案工作的基础，而这一点正是目前干部人事档案管理人员普遍需要提高的。

（二）干部人事档案管理不够规范

1.规章制度不完善。根据《条例》第十条规定，各级组织人事部门负责本单位干部人事档案工作，建立健全规章制度和工作机制。调研中发现，很多单位没有建立完备的档案管理制度，如建立“工作人员守则”和“转递与统计制度”的单位仅43个，不到四成；建立“保管与保护制度”的单位仅60个，近半数的单位未建立该制度。《条例》第十五条规定，档案员的档案由所在单位组织人事部门另行指定专人管理，而调研中有21个单位存在档案员保管本人档案的情况。在干部人事档案的转递上，《条例》第二十五条规定转递干部人事档案必须通过机要交通或者安排专人送取，但调研中有32家单位通过普通邮寄来转递档案。这些都对干部人事档案的安全管理埋下了隐患。

2.硬件设施配备不到位。调研发现，有超过半数的单位没有独立的干部人事档案库房，不能做到办公室、查档室、整档室、库房“四室分开”，有些单位直接将档案存放在办公室的柜子里，不能按照“八防”要求（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）做好干部人事档案的保管工作。有些单位虽设有独立的库房，但情况也不容乐观，多设置在潮湿、狭窄、昏暗、通风不好的地方，且没有配备空调、温湿度控制器、灭火器等设备，导致档案材料出现霉变、虫蛀现象，档案材料得不到很好的保管。

3.档案材料收集归档不及时。据调研统计，零散材料收集归档频率在1个月以内的单位有18个，2-3个月的有36个，半年的有41个，1年及以上的有15个，材料收集归档频率超过2个月的单位占八成以上。档案材料收集归档不及时，容易造成干部人事档案材料缺失、干部信息不完整等现象。

二、提高干部人事档案管理水平的对策及建议

（一）强化干部人事档案管理队伍建设，打造政治素质过硬、业务能力精通的专业管理力量

1.强化人才储备，挑选素质好、能力强、作风正的党员干部从事干部人事档案工作。干部人事档案是建设高素质专业化干部队伍的重要基础，集中反映了干部本人的成长经历、工作实绩、业务水平等，在培养选用干部、教育监督干部、防止干部“带病提拔”等方面发挥了不可替代的作用。干部人事档案具有明显的政治性，是社会信用体系的重要组成部分。因此，对选拔的干部人事档案管理工作人员要高标准、严要求，努力建设政治坚定、业务精通、作风过硬、纪律严明的高素质档案干部队伍。

2.强化激励保障，培养使用经验丰富、成绩显著的档案员，持续提升档案员的职业归属感。干部人事档案涉及干部的方方面面，要求管理人员熟练掌握各种人事政策，如“三龄两历一身份”的认定、干部档案材料真实性的鉴定、干部档案的收集范围等等。因此，培养使用业务精通、成绩显著的档案员、保持干部档案管理队伍的稳定对于干部人事档案工作尤为重要。

3.强化党性教育和业务培训，不断提高档案员的创新能力和业务水平。通过业务指导、专题培训、交流研讨等形式，以传帮带、老带新的方式，促使档案员能够迅速掌握新政策、新知识、新技能，努力提高干部档案工作队伍的总体素质，以满足不断变化的新形势、新任务的要求。

（二）建立完善干部人事档案管理制度，推动干部人事档案管理规范化、科学化

1.加强制度建设，优化管理流程，使干部档案管理工作更加精细化、规范化。建议根据《条例》规定，结合各单位实际，制定干部人事档案管理工作程序和要求、档案工作人员守则、材料收集与归档制度、档案整理与装订制度、档案转递与统计制度、档案保管与保护制度、档案查阅与借阅制度、档案工作人员保密制度等，从收集、整理、保管、转递、统计、利用等各个环节对干部人事档案的管理做出具体的工作要求，明确档案员的职业操守和工作职责，使干部人事档案工作有章可循，依章办事。

2.加强库房建设，夯实硬件基础，提升干部档案的保管环境。有条件的单位，应按照《条例》及库房设置的相关规定做到“四室分开”，配备必要的硬件设施设备，做好档案库房的“八防”工作；条件受限的单位，也应当设置专用房间以保管档案，从物理层面上保证干部人事档案的安全管理。

3.加强前端控制，增强档案意识，严把材料收集关。一方面，从源头抓起，将干部人事档案材料收集的端口前移至文件生成环节。干部人事档案管理部门要主动沟通协调各材料形成部门，明确材料收集的程序、范围和格式等，使形成的材料字迹清晰、内容准确、手续完备。另一方面，要加强对干部个人的宣传和引导，增强其责任意识和规矩意识，使其深刻认识到干部档案材料对组织和个人的重要性，本着对组织忠诚和对自己负责的态度认真、严肃地对待填写的个人信息，不随意涂改、篡改个人信息。而档案管理部门也要履行好把关职责，审慎对待每一份移交材料，确保干部档案材料真实、完整、规范。

一卷真实可靠的干部人事档案，能够全面、深刻地反映一个干部的成长历程及其处于各个阶段的精神风貌和工作作风，是党的重要执政资源。提高干部人事档案管理水平，要积极贯彻落实《条例》精神，全面推进干部人事档案规范化管理，进一步深化干部人事档案信息化建设，使干部人事档案在选人用人、管理监督干部、维护干部合法权益等方面发挥不可替代的作用。