试论新时期下高校档案管理的现状与思考

谭满红 曾正飞

（柳州工学院，广西 柳州 450616）

学校发展的一切情况都被记载到档案之中，高校档案是非常关键的信息资源。在进行学校工作的过程中记载档案能够对于前后内容进行连接，充分发挥出档案的作用。对于档案进行存储管理也是为了要对于档案进行使用。在进行现实工作的过程中，高效的利用档案，工作水平能够得到一定提高。为此，有关人员必须要认识到档案管理工作的重要性，科学合理的挖掘和保护档案资源，提升档案管理的整体水平。

一、新时期高校档案管理现状

（一）没有认识到档案信息化建设作用

部分高校在进行信息化建设的过程中，忽略了档案管理信息化，并没有认识到档案管理信息化建设对于学校发展的作用。在开展档案管理工作时，仍然将传统的工作模式作为主要手段，只是偶尔会使用信息化技术。对于档案管理信息化建筑的作用认识明显不足，这就导致高校在进行资金拨款的时候，档案管理信息化建设这一工作能够获得的资金比较少。而在档案管理信息化建设的过程中，无论是将纸质档案进行电子存储，还是构建专业的信息化平台进行档案管理工作，都需要较多的资金作为支持。

想要满足新时期高校的发展需要，提高档案管理工作的效果，就必须要提升档案管理信息化水平。高校档案管理数字化建设能够使其更加适应时代发展的需要，是新时期进行档案管理工作，使档案管理水平得到提升的有效途径。

（二）缺乏专业的人员进行档案管理工作

高校档案管理工作内容较为繁琐，对于专业性要求比较高。这需要档案管理工作人员在熟练档案管理工作各个流程的前提下，了解和档案相关专业的知识。想要达成高校档案现代化这一目标就必须要专业性较强的综合型管理团队作为支持。但是，从现实情况来进行分析，可以发现高校所开展的档案管理工作专业性比较低，并没有经过专门的培训，在专业知识和能力方面都有待进一步提升。在对于档案进行搜集、分类、管理的过程中，由于并不了解档案工作的重要性，积极性比较差，这严重阻碍了高校档案管理工作的进一步发展。

专业档案管理工作人员数量比较少，特别是既了解档案管理工作又能够熟练使用现代化技术的人员非常短缺，这在一定程度上阻碍了高校档案信息化推广的速度，不利于高校档案的现代化发展。

二、新时期下高校档案管理新思考

（一）健全档案管理制度

在进行档案管理工作的过程中，如果缺乏完善的制度作为支持，档案管理工作很难发挥出最大化的作用。为此，必须要健全档案管理制度。在对于制度制定的过程中，第一，要确保其是科学合理的，能够满足高校的发展需要以及档案管理工作的现实需求。第二，要确保制度能够真正的被落到实处，为高校档案管理工作提供制度上的支持，使其更加规范的进行一系列工作。第三，要确保制度的严肃性。档案管理部门既是制定制度的部门也是落实制度的部门。在进行工作的过程中，要做到奖罚分明，确保制度的权威性。

（二）提高档案管理信息化水平

随着计算机技术、网络技术水平的提升，特别是立足于大数据技术所构建的数据库对于数据资源的使用和存储，为高校构建数字化档案提供了充分的技术条件。目前，高校所进行的档案管理信息化建设水平比较低，无法满足用户的个性化需要，想要在新时期充分发挥出高校档案管理工作的作用，就必须要做好档案管理信息化工作，提升其信息化水平。

第一，高校应该认识到档案管理信息化建设的重要作用，对于这一工作予以充分的重视。第二，高校应该提供充足的资金作为支持。需要注意的是信息化建设不仅在最初进行工作的过程中需要投入较多的成本，之后所进行的维护工作也需要较多的资金。在这一情况下，如果缺乏资金作为支持，将无法实现档案管理信息化建设这一目标。

在进行档案管理信息化建设工作时，有关工作人员、设施设备、软件等都需要重新进行配置。将学校的信息化建设方案和档案管理信息化建设相结合，并进行落实。对于档案管理信息化建设标准进行明确，制定档案管理信息化建设需要遵循的制度，只有如此，才能够使档案管理信息化建设工作更加高效的进行。

（三）组建专业的人才团队

进行高校档案管理工作，需要有充足的人才作为支持。今后所进行的档案管理工作，对于档案管理人员的要求将会不断提升，档案管理工作人员不但要有充足的档案管理知识以及熟练的档案管理技能，还需要能够对于现代化技术进行熟练应用，提高档案管理信息化水平。这需要档案管理工作人员充分发挥自身的潜力，不断进行学习，了解更多和档案管理和信息技术相关的知识，提升自己。除此之外，高校还可以面向外界招聘更多档案管理能力较强的综合型人才，提升档案管理工作的效率[4]。

三、总结

根据上文来进行分析，档案管理工作在高校管理中有着非常关键的作用，能够在一定程度上决定高校今后的发展水平。为此，在新时期必须要认识到高校档案管理工作的重要性，采取措施解决其中出现的问题，使高校的档案管理工作更加顺利的开展，为新时期下高校的进一步发展提供支持。