机关事业单位养老保险档案的规范化管理

王丽华

（洮南市团结办事处人力资源社会保障事务所，吉林 白城 137100）

一、机关事业单位养老保险档案规范管理的必要性

在我国社会进入老龄化的形势下，机关事业单位需要提供养老保险服务的人员数量不断增加，保险制度也在不断的改革和变化，这就为养老保险档案规范管理工作的开展提出了很多新的要求和挑战，为其管理工作提出了新的工作要求和标准。而机关事业单位内部，部分职工的工作单位和部门会出现一定的变化和调动，这需要随时的更新养老保险档案内容，这也从另一方面提出了养老保险档案的复杂性。因此新形势下，必须做好机关事业单位养老保险档案规范管理工作。

二、机关事业单位养老保险档案的主要特征

与机关事业单位的其他工作相比，档案管理工作具有较强的特殊性，这主要体现在以下几点：第一，档案数量多，我国养老保险制度处于不断地完善之中，同时机关事业单位工作人员也在与日俱增，使得机关事业单位档案规模庞大。第二，具有较强的动态性，受到诸多客观因素以及主观因素的影响，机关事业单位内员工的薪酬、职位以及工作单位都会出现变动，在这种情况下，员工的养老保险也会相应出现变化，使得机关事业单位的养老保险档案规范管理工作具备较强的动态性。第三，遵守以人为本的要求，机关事业单位中档案工作的梳理以及养老保险制度的相关工作都以人作为管理对象，所以应当遵守以人为本的原则展开养老保险档案规范管理工作。

三、机关事业单位养老保险档案规范化管理措施的分析

（一）健全完善养老保险管理工作制度

在机关事业单位养老保险管理工作开展当中，我们也应该对相关的工作制度进行调整，完善现有工作机制，这样整个机关事业单位养老保险控制管理工作的开展执行才能获得一个良好的依据，相关工作的开展也能够具备一个可行的标准。在养老保险管理工作中，我们需要围绕档案管理准确性、可靠性、效率、规范性等方面的需求，做好前期管理制度应用的调研分析和思考。从精细化管理的角度入手，对养老保险档案规范管理的各方面需求进行明确，并制定可行、全面的管理指标，为相关工作的开展提供一个良好的依据和基础。相应档案管理人员也能够在日常工作开展当中，有效的对其进行落实和执行。另外，在具体管理制度的制定上，我们也应该引入责任化的管理机制，让各方面档案管理工作当中的问题和实际岗位工作考核进行挂钩，提升在岗人员自身的责任心和工作积极性。可以说，一套完善、可行的档案管理制度，这是做好养老保险档案规范管理工作的关键和基础前提，必须要给予足够的重视和有效准备。

（二）建立统一的管理标准，完善档案管理的法律法规

要根据我国现有的规章制度，比如根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》等制定全国各个机关事业单位通行的养老保险档案的表格形式和业务资料收集的程序，这样就能最大限度地保证养老保险档案的统一性。要完善养老保险档案规范管理的法律法规，完善的法律法规是做好养老保险档案规范管理工作的前提条件。当前我国没有一部全国性的社会养老保险档案规范管理法律，所以，全国人大及其地方人大，要针对这种情况，积极听取各方的意见，及时制定社会养老保险档案规范管理的法律法规，这样才能使养老档案管理更加科学化、合法化、标准化。

（三）增强养老保险档案规范管理队伍的专业素质

在养老保险档案规范管理工作开展当中，对于工作人员也具有较高的要求，其本身必须要具备良好的业务能力和素质，优秀的职业修养和道德水准，这样才能确保自身工作的有效完成。在日常队伍建设和人员管理上，应该定期组织相关学习和培训，通过多种手段，丰富养老保险档案规范管理人员的职业知识，提升其业务技术以及基础水平，在对养老保险档案规范管理相关知识要求正确理解的基础上，能够通过所掌握的知识熟练开展操作。也需要做好养老保险档案规范管理人员的引导，让其具备良好的自我学习、自我提升的意识和能力。在工作当中，认真审视工作当中的不足，做好细节的处理，优化自身知识结构，不断学习养老保险相关的法律法规和政策，提升其自身的业务素养水平，为机关事业单位养老保险档案规范管理工作的开展提供一个良好的人力资源基础。

（四）创新档案管理模式，推进管理信息化改革

传统管理模式下，机关事业单位养老保险档案规范管理工作的开展主要是利用相关工作人员进行手工收集和整理，工作效率不高。而当前，信息化时代的到来对档案工作提出了新的要求，具体如下：（1）建设数字化档案管理模式，通过利用互联网技术、信息技术等现代化技术将传统的文字资料转换为数字化资料。（2）建设自动化档案管理模式，通过利用信息自动化技术建设养老保险档案自动化管理，主要体现在自动提取关键词并检索、自动筛选并收集、自动处理档案信息资料等方面。（3）建设体系化档案管理模式，通过利用数据融合技术及数据集成技术，提升档案数据资料的通用性与兼容性。(4）建设互动化档案管理模式，通过增强档案信息的互动性，促进档案管理系统优化，提升服务质量。通过档案管理信息化的创新与改革，大大提升了档案管理的工作效率和工作水平，推进机关事业单位养老保险档案规范管理的规范化、数字化进程。

结束语

综上所述，在机关事业单位养老保险制度不断改革的背景下，机关事业单位养老保险档案管理工作的开展面临着很多新要求和挑战。因此需要结合具体情况，做好档案规范管理工作，为机关单位养老保险工作的开展提供支持。