浅析档案现代化管理手段的几点探究

韩丽

（河北省石家庄市藁城区干部信息管理中心，河北 石家庄 052160）

在科学技术日益进步的今天，尤其是电脑网络的出现，为档案管理的完善及科学化提供了最大的便利，尤其是知识经济不断发展，使档案管理迎来了春天，既是机遇也是挑战，档案管理工作从来没有像今天这样充满压力与动力。信息化档案管理工作是新时代管理的创新，这就需要以此为契机，使档案管理人员更新理念、知识与技能，明确新时期档案管理工作的定位，提高自身业务水平及服务能力。

现代化是大趋势，无论是什么行业都要从中汲取先进理念与技术手段，否则就是被时代淘汰，档案管理也同样如此。

一、档案管理中采用信息化手段的必要性

人类进入信息化时代，尤其是计算机同网络技术的结合，使数字化形成潮流，通信技术被广泛应用到社会的各行各业，通过计算机自动化设备，对信息进行数学化处理、管理，从而极大的节省了人力、物力，提高了工作效率。档案管理工作在现实环境当中，要适应时代发展潮流，不断调整和完整管理制度与管理方法。如果依然采用传统的档案管理模式，就会与时代脱节，不仅难以失去档案管理的进步，而且在高强度的社会需求下，会使工作效率处于非常低的运行状态，会严重危害到档案事业的将来。

除此以外，我们还认识到，传统的档案管理存在着诸多问题，比如档案材质以纸质材料为主，提取档案的程序非常繁琐，工作量大，这样严重影响了档案管理的效率。在发现档案资料出现破损问题时，有时很难及时对其进行补救，会对档案资料造成很大的损失。在传统档案管理的方式上看，属于封闭式管理，外界的调用要走很繁琐的程序，资料几乎没有共享性，资料的利用率不高，因此，很难体现出档案的服务性功能，仅仅体现了资料存储的特征。在档案利用时，如果一份档案被一名借阅者利用，其他人则无法利用这一资源，这种唯一性，也就使很多人失去档案资源利用的机会。

通过现代化信息管理手段，不仅能够提高档案保存质量、管理水平，还可以更好的提高档案资料的服务质量。将现代化科技手段运用到档案管理之中，就可以实现档案管理的系统化、规范化，档案管理质量的提升不仅适应了时代要求，而且提高了档案利用的价值。

二、推进档案管理现代化的有效策略

（一）充分调动档案管理人员的积极性，提升管理人员综合素养

为了提升档案管理的现代化水平，需要调动档案管理工作人员的积极性，使档案管理更有生气。在档案管理当中有很多不宜对外公开的、保密级别较高的资料，这些资料调阅较难，但还要为相关的读者提供这一查阅服务。因此，对档案管理人员就提出了较基本的要求，除了业务管理水平要过硬以外，还要有坚定的档案管理立场，能够熟悉自己所担任的档案管理工作的业务。提升档案管理人员的管理能力,尤其是现代化管理水平，对他们进行现代化专业能力培训是非常有必要的。要通过现代化技术培育出适应现代化要求的档案管理中坚力量，通过这样的人才来推进档案管理系统的现代化进程。在信息技术不断发展的今天，计算机被运用到档案管理工作当中，就需要提升档案的服务意识，这就要求档案管理人员对电子档案的实际应用运用技术手段做到熟练运用。而且要认识到信息化时代，信息知识在不断更新，更新的速度可以用日新月异来形容，这就需要档案管理人员要不断更新自己的专业管理知识，防止自己在管理手段上的落伍。当档案管理进入信息化时代以后，档案管理人员就要适应时代的要求补充专业知识，提升自身档案业务水平，对待自身的业务要更加积极、精神饱满，从而主动参与到自己的业务工作之中。

（二）构建档案管理的科学体系，推进档案管理水平现代化

档案管理工作是一项系统的工作，在其现代化进程当中，主要通过管理的标准化体系来推进，实施系统化、规范化的科学管理体系。对于管理来说，尤其是基础性工作就是其中的重中之重，涉及到了档案的收集和登记、归档、保管和调档查阅等，都需要严格的程序来推进，这是需要一整套管理制度。对于档案管理工作，其中的每一个环节都是其中的重要组成部分，程序一定要规范化，严格按照档案管理制度进行管理。

推进档案管理工作的信息化进程当中，要将传统的档案管理模式从传统转向数字化管理，就要将档案管理的基础性工作进行信息化存储处理、自动化管理，并将其进行网络化处理。充分利用网络资源来建设档案资源数据库建设，推广档案资源共享面和应用范围，将档案资料的数字化目录建立以后，可以提高电子档案数据库的有效利用率。对于数字化档案管理，除了要将档案信息数字化以外，还要完善它的检索功能，对元数据进行信息化管理。还应注意到其他数字化技术的应用，诸如：XML信息包、单点登录技术多格式文件浏览及图像基础处理，以及MD5加密算法、流媒体、条形码等数字化技术。此外，还要注意到档案信息的保密化处理。档案信息网的作用也要充分发挥其特点。电子档案的数字版还要对其进行网页化处理，这样可以将其做到档案的运用高效化，并提升其时效性。

（三）促进档案管理工作的创新，适应新形势发展

档案管理工作是适应时代发展的，这就需要根据新形势的需要，不断在工作当中根据出现的问题进行创新。在充分利用信息化技术的工具性的同时，还要结合本专业的特点及社会对这一专业的要求，不断推进档案技术资源的创新发展。将档案管理推向科学化、多样化与服务化。

总而言之，以现代化技术对档案管理深化推进，是档案管理的发展趋向。用将档案内容数字化、管理系统化，把科技知识与档案管理结合起来，更好的实现档案的社会作用。