浅谈做好新时期村级档案管理工作重要性

■崔彩萍

近年来，随着深化改革的不断深入，我国社会主义新农村建设、基层党组织建设、精准扶贫、村级文化精神文明建设等各项工作都步入了正常运行轨道。档案工作作为促进各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据，建立和完善村级档案管理体制机制，做好村级档案管理便成为当前村委的一项非常重要的工作职责。在我驻村扶贫两年多的时间里，发现这项工作仍处于不规范或混乱状态。由此可见，当务之急是把新时期村级建档和档案管理工作纳入到村委重要议事日程上来，应把档案管理工作真正成为村委的一项重要工作抓紧、抓实、抓细。

一、新时期村级档案管理工作重要性

档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进各项事业科学发展,维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案具有储存知识、传播知识和文化传承的功能。档案工作是记录历史、服务社会、造福人民的崇高事业，是党和国家各项工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各级各部门各单位的重要职责。村级档案是村民委员会在村民自治过程中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等各种载体的原始记录。村级档案真实客观地记录着广大农民勤劳智慧和历史发展的轨迹。因此，根据档案法律法规相关规定，村级应切实加强对档案工作的领导，配备档案人员，建立综合档案室，配备必要的档案管理设施设备。做好村级档案管理是村委的一项非常重要的工作职责。

新时期和新形势下，村委工作内容之多、工作量之大、工作对象错综复杂，村级档案的内容和载体也就不拘一格、多种多样，主要包括六大类。一是村容村貌建设类,如基础设施建设、道路修建、危房改造、宅基地审批、电网路网改造等。二是社会治安综合治理类，如民俗民风、敬老爱老和残疾人事业、留守儿童和孤寡老人管理、民事纠纷处理、计划生育、婚姻、农村新型合作医疗保险、五保户、低保户等。三是精准扶贫类内容,如建档立卡贫困户申请书、信息采集表、收入测算表，精准识别扶贫手册及各种台账（教育扶贫、民政救助、医保救助、危房改造、异地搬迁、小额贷款等）。四是村级建设工作类，如党建工作、村级行政工作、支村两委换届选举、精神文明建设、村级文化建设等。五是廉政建设类，村委财务收支情况、村务活动和财务公开、退耕还林和土地承包、各种承包协议和承包合同等。六是荣誉实物类，如锦旗、奖牌、奖杯、荣誉证书及旧印章等。

二、当前村级档案管理中存在的主要问题

按照行政层级划分，村委会是最基层管理单位，也是行政基础性管理单位，是上一级或更上一级行政管理工作的重要源头。那么，档案工作作为村委的一项非常重要的基础性工作，应科学规范地做好村级档案管理工作，更好地为村级经济建设、政治建设、文化建设、社会建设和党的建设服务。但在实际工作中，由于工作内容复杂、管理水平、文化差异和一些村干部对档案管理的轻视，使村级档案管理工作处于不规范或混乱状态。目前，村级档案管理工作主要存在以下几方面的问题。

（一）重视不够，档案管理体制机制不健全。一些村干部对档案工作认识不足，重视不够。首先，从管理机制上没有村档案管理领导小组，村委没有分管领导，没有制定相关的规章制度，没有配备档案人员。其次，从管理设施设备上没有村综合档案室，没有档案柜、复印机、打印机等。第三，从管理业务上也没有较规范的簿、表、卡等管理台账。

（二）文件材料无人管，档案资料乱堆、乱放、乱存现象严重。在工作中由于村委会无档案管理人员、无办公场所、无设施设备，导致文件材料和档案资料乱堆、乱放、乱存。虽然一些木质柜、铁皮柜里摆放着文件材料，但均没有进行过系统的收集整理装订和归档。这些散乱和未整理过的文件材料，随着时间的推移最终还是随意销毁、丢失或以废纸处理，造成严重的档案资料流失。

（三）管理不规范，档案资料的规范管理没有形成经常化、制度化。在日常工作中，一些村虽然有档案管理制度，但只是流于形式，虽然有档案人员也是身兼数职，无暇顾及档案工作，对本村形成的文件材料、资料以及上级下发的有关文件材料均无规范的收发或登记，也没有进行规范的收集、整理、装订和归档，包括本村的财务会计资料也只是放在铁皮柜里。村级档案没有实行集中统一管理；还有一些村干部工作责任心不强，在村干部变动中档案工作不交接，出现档案管理中空档、脱档现象；还有的村干部将档案资料据为己有，成为了自己的私有财产；还有一些村虽然有村档案室，但档案数量寥寥无几，档案之间无连续性。

（四）村级档案人员专业素质不高，村档案信息工作严重匮乏。在村民自治工作中每天都要形成大量的文件材料资料，这些文件材料都应进行系统的收集整理，形成一套规范的归档程序或管理办法，但在实际工作中，由于档案人员缺乏专业技术和对档案专业知识的学习，使得村级档案工作在管理上出现诸多漏洞和问题。一是村档案人员没有接受过档案专业知识培训，对档案管理工作一窍不通，有的档案人员连最基本的档案工作俗语也叫不上来。二是村档案人员工作积极性、主动性不强，缺乏工作热情和奉献精神。三是文件材料和档案资料的管理出现了无集中管理的混乱现象。

（五）村级档案管理中，对人力、物力和财力投入不够。现阶段，农村经济快速发展，经济形势发生了根本性变化，村集体经济不断壮大，但是村委在档案工作上投入不够，村级档案管理设施设备严重缺乏。这也是造成村级档案管理混乱的主要原因之一。

三、做好新时期村级档案管理工作的措施对策

新形势下，村委会应严格按照档案法律法规的规定，明确工作职责，落实工作任务，制定工作措施，加大投入力度，实施规范管理，充分发挥档案资料在各项事业中的特殊作用，真正将村级档案管理工作纳入村委的重要议事日程，抓在手上，落实在行动上，具体措施如下：

（一）完善工作机制体制，形成档案工作管理网络。一是成立以村支书或村委主任为组长的村级档案管理工作领导小组，进一步明确分管领导，明确工作任务，确定档案人员，做到村级档案工作同村经济工作同安排、同部署、同落实。二是建立村级综合档案室，配置档案柜（架）、复印机、打字机、扫描仪、档案管理软件等必要的档案管理设施设备。三是配备专（兼）职档案管理人员，努力提高档案人员专业素质，经常参加上级有关部门举办的档案专业知识培训。档案人员应刻苦钻研档案业务知识，掌握档案管理相关技能，成为档案工作行家里手。四是建立完善档案工作相关规章制度，如：档案资料归档制度，文件材料收集、整理、登记制度，档案资料（查）借阅利用登记制度，档案资料鉴定销毁制度，档案资料集中管理制度，档案资料保管制度等等。五是建立和完善村级档案管理网络。各村民小组都应设置档案资料工作联络员，明确工作职责、任务，及时将村民小组形成的文件资料进行归档，确保档案资料系统完整。

（二）加大投入力度，改善档案保管体系。村级档案是国家全部档案的重要组成部分，村委应加大资金投入力度，拿出专门资金，配备必要的设施设备。按照村级档案管理规定，根据村实际情况应设置15平方米的档案专用库房，15 平方米的查阅阅览室，配置必要的办公桌、椅、柜、架，配备空调、防潮、防湿、防鼠、防虫、防高温等设备，落实档案保管“八防”措施。

（三）规范村级档案管理，切实做好村级档案资料收集整理归档工作。当前，村委工作已不同于以往的农业生产、栽树、修路等单一性的工作。在实际工作中，特别是新时期的村委会，会议文件、工作内容以及管理性质都发生了根本性的变化。因此，村委所形成的档案资料的门类和载体也发生了巨大变化。一是建立村级文件材料收发文登记簿，并责成专人做好村委会收发文登记工作，防止各类文件材料的丢失和失密，防止立卷、归档时的不齐全、不完整现象。二是建立和完善村级档案分类方案和分类示意图，科学划分各类档案资料的收集整理归档范围、保管期限及档案资料种类等。三是建立和完善科学规范的档案资料管理台账，如村级档案资料总目录，归档文件目录，档案案卷目录，会计档案目录，实物档案目录，声像档案目录等。四是建立和完善文件材料和档案资料的移交手续。村民小组向村委移交有关档案资料须办理相关移交手续，村委内部相关工作人员因工作变动时，应办理相关移交手续，确保文件材料和档案资料之间的历史联系，确保档案资料的系统完整和绝对安全。

（四）强化档案工作宣传力度，多管齐下做好村级档案工作。村干部档案意识的强弱是直接关系到村级档案能否按规定建立和规范管理的关键所在。因此，要在农村加大对档案法律法规知识的宣传力度，利用广播、电视、图片、展览、咨询、板报、标语、报纸等多种媒体进行广泛宣传教育。首先，在村干部范围内宣传档案知识，真正用档案法律法规武装头脑，增强村干部档案意识。其次，要对村级档案人员进行档案业务知识的培训，强化村档案人员的业务素质，提升做好档案工作业务水平。第三，要加大对广大农民群众档案知识的宣传力度，努力提高依法治村，管档用档自觉性，真正用法律法规规范和约束村干部和广大群众档案工作行为，努力提高村级档案工作管理水平。

（五）切实开展村级档案开发利用工作，充分发挥档案在农村经济社会发展中的积极作用。档案的价值在于利用，档案资料管理的目的是对档案信息资源的开发利用，最大限度地发挥档案在各项事业发展中的积极作用。因此，村级档案和村级档案工作在不断增加档案数量和不断趋于规范的前提下，为农业农村工作、脱贫攻坚工作、村级精神文明建设、文化建设、村容村貌建设、社会治安综合治理工作、农村医保、五保、计生、养老、残疾人管理等等提供第一手资料。

新时期村级档案是实现农业增产、农民增收、农村稳定的重要历史资源。建立和完善村级档案管理体制机制，依法加强对村级档案工作的领导，努力规范村级档案管理，做到事事记录在案，件件有据可查，使村级档案和档案工作与村委全面工作密不可分，同时,又是做好基层基础性工作的根本所在。