《企业档案工作规范》解读

第八章 企业档案信息化建设

三、传统载体档案数字化要求

对传统载体档案进行数字化是档案信息化资源建设的又一重要内容。所谓传统载体档案，是指相对于电子文件来说更早出现的用以记录人类历史活动的其他档案载体，如纸质档案、胶片档案等。所谓数字化( digitization)，是用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程，例如，纸质档案数字化(digitization of paper- based records)就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

8.3.1 企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。

企业档案部门保存的传统载体档案并非都有必要进行数字化。那么，哪些档案要数字化呢？我们认为，选择对传统载体档案进行数字化应充分考虑以下因素:

一是企业生产经营管理需求。是否切合企业生产、经营和管理的需要；是否存在用户支持；要满足哪类用户的需求；是否有利于提高用户服务质量；提供服务方式和手段是否更加灵活。

二是企业档案信息资源状况。是否可以挽救载体状况差的资源；是否可使其增值；是否可提高利用率；是否具有特色；是否更方便存取、检索。

三是企业档案工作状况。是否有足够的资金；技术支持程度如何；各部门之间的合作是否充分；领导的态度；与其他信息机构交流程度如何；是否具备有力的人才队伍支撑。

四是预期收益情况。所取得的效益与支出是否平衡；整体效益大小；对完成预定目标影响力大小；是否有利于发挥资源价值；档案馆(室)藏是否得到了优化。

在具体的实施过程中，由于档案自身存在状态、保存和利用价值等各方面情况非常复杂，各个企业应该根据自身实际需求和馆(室)藏档案的情况，依据信息化的根本要求，将这些要素进行综合考察，制定符合本企业要求的数字化原则和标准。

8.3.2 纸质档案数字化应符合DA/T31 的要求，缩微胶片数字化应符合DA/T43 的要求。

2005 年4 月30 日，国家档案局发布《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31—2005)，规定了纸质档案数字化的主要技术要求。

1.纸质档案数字化基本要求

(1)基本原则。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

(2)数字化对象的确定原则。应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化：一是必须符合国家档案开放规定以及有关规定；二是属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用值高的档案可列入数字化加工的范围。

(3)基本环节。纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

(4)过程管理。一是加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全；二是纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

2.主要注意事项和技术要求

(1)破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平成熨平等)后再进行扫描。

(2)纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

(3)页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。

(4)扫描分率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。需要进行OCR 汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。