刍议电子档案与纸质档案的关系及发展趋势

文·郭占元

（作者单位：威海市文登公路事业发展中心）

在电子信息技术（Electronic Information Technology）日益发展的今天，电子档案应用而生，成为人们不可或缺的一项保存记录的方式。电子档案的优势不言而喻，但是传统纸质档案也有着不可替代的作用，所以今天的人们更习惯于将二者结合使用，既发挥了电子档案在存储、管理上的优势，又不丢失传统档案的不可替代作用。未来一段时间，传统纸质档案和电子档案一定会相互存在、协同使用，让档案管理事业更加方便快捷。

一、电子档案的优势

（一）存储内容多元化，存储信息量大

电子档案是利用计算机和传输技术成立的电子信息。在存储过程中，因为计算机的能力，可以将信息存储为文字、图片、音频、视频等多种形式。这种可以多元化存储内容的优势，是传统纸质档案所不具备的。并且随着计算机技术的发展，存储载体也得到了很大的提升。在信息存储时，仅一个小小的存储器（比如优盘、硬盘、光盘等），就可以存储下传统纸质档案成堆的内容。在这一优势上， 也是传统纸质档案所不具备的。因此电子档案存储内容更加多元化，存储空间成百上千倍地提升。

（二）电子档案信息可复制，共享性高

首先，电子档案可以复制，可以多个不同地域同时查阅同一份档案。其次，电子档案可以共享，可以多人在线上共享查阅一份档案文件，这也是电子档案得天独厚的优势所在。再次，电子档案可以复制多份存储，即便被损坏一份，也依旧还有相同电子档案版本可以查阅。

（三）电子档案利用条件便捷，保密性高

首先查阅电子档案不一定需要到指定地点，完全可以通过网络权限查阅。其次电子档案查阅方便快捷。在计算机技术日益强大的发展的今天，电子信息搜索也变得尤为便利，可以通过编号、关键词等进行电子档案搜索查询。在保密性方面，电子档案可以设置计算机权限和密码，即使闯入档案室，没有管理员权限和密码，也无法进行查阅，大大提高了电子档案信息的保密性。

二、电子档案和纸质档案的区别

（一）电子档案和纸质档案的管理方式不同

纸质档案在归档时，要做好分类处理，并且需要按照一定方式进行排序、编号等，这些都只能通过人工操作才能实现。电子档案的排序、编号、归档都可以通过操作计算机来实现，有效地提高了档案归档的时间和效率。纸质档案在移交时，只能通过人力搬运及人工办理交接手续，移交方式单一且无法优化。电子档案可以通过计算机技术进行交接，可复制、可传输。移交方式的多元化及方便快捷，节省了时间，提高了效率。

（二）电子档案和纸质档案的鉴定方式不同

传统纸质档案在归档时，需要进行十分繁琐的鉴定过程，要对类别、编号等进行核对，还要逐页核对档案内容，以确保纸质档案归类正确、内容完整。而电子档案则可以通过计算机技术进行分类、检查、排版等归档工作，鉴定时节省了大量人力、时间和精力。而且对于鉴定中出现的错误，也可以通过计算机技术进行方便快捷地修改。

（三）电子档案和纸质档案未来的发展趋势

在未来的一段时间内，不论是我国还是世界其他国家，电子档案和纸质档案一定是共存的状态。虽然电子档案有着绝对的优势，但是纸质档案依旧不可或缺并且不可替代。至少对于目前的人类社会而言，取消纸质档案一定是为时过早。纸质档案虽然有归档繁琐、移交方式单一、查阅不便利等缺点，但是作为纸质档案一旦归档，便会成为最真实的原始记录，且无法篡改。而电子档案，因为计算机技术的漏洞，有可能会被黑客攻击或人为篡改，甚至盗窃。但是鉴于电子档案的绝对优势，未来一段时间一定是纸质档案和电子档案配合使用。