事业单位档案管理信息化建设创新探讨

刘延伟

（洮南市水利局，吉林 洮南 137100）

事业单位档案管理信息化建设可以有效提升档案管理工作效率，发挥档案资料的价值，从而保障事业单位各项工作的顺利开展，因此为了保证事业单位档案管理的有效性，以下就事业单位档案管理信息化建设创新进行了探讨分析。

一、事业单位档案管理信息化建设的主要特征

1.网络化特征。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化基础上进行事业单位档案管理，不仅能够提高事业单位档案管理的工作效率，还能最大限度的节省人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大优势。

2.便捷特征。事业单位档案管理信息化建设就是基于信息化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源形式，其有利于提高管理工作的效率和准确性，在查询和整理环节也提供了巨大的便捷。

二、事业单位档案管理信息化建设的重要意义

1.满足档案使用要求。档案信息数据库、信息查询、检索、统计分析，可以在短时间内生成各种不一样的表格。要想合理开发出信息资源，提升利用率，确保广大使用人的需要得以满足，就要做实基础工作；在档案日常工作方面尽量实行微机化操作，借助电脑等将图片等变为数据，确保资料信息化；建立完善的档案数据库系统，有利于档案日常管理中的档案编目、检索及查询统计等工作。保护实体档案全文数据库建设的实效性、真实性和正确性是非常重要的，建立全文数据库，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便查阅以及打印。

2.实现档案资源共享。事业单位档案管理信息化建设首先是在管理机构中设置信息中心，履行管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章，规范信息流动渠道，使信息中心成为信息的唯一收集和发布者。事业单位档案管理工作的基础是对信息资料的依赖，现代档案信息的信息资料信息量大，动态变化频繁、信息发布交流面广，建立科学合理的信息库成为急需解决的问题。信息中心要把信息库的建设和事业单位档案管理结合起来，把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要想真正实现信息化建设，首先必须要做的就是合理使用网络技术，解决好信息共享问题。

3.提高档案利用效率。事业单位档案管理信息化建设目的是借助信息技术，积极利用档案，充分发挥档案作用。在计算机技术支撑下，能够让档案整理、分类、归档以及利用更加高效进行，便于档案管理部门对信息进行二次开发，让自身职能得到有效发挥。此外，还可以让各种档案的分类更加准确，实时调整数据库，从而可以节约人力和物力。

三、事业单位档案管理信息化建设的创新策略分析

1.充分运用新技术。事业单位档案管理信息化建设，只有不断创新才能够促使事业单位档案管理更加的方便、快捷和安全。在相关设备运用上需要与时俱进，设计更加专业的事业单位档案管理软件，提高计算机的储存效果。同时为了有效保障事业单位档案管理信息化建设，还需要从源头上降低档案出现的毁损率，通过提高技术降低电磁的干扰，与此同时技术人员开发专业的档案信息管理软件，从而提高事业单位档案管理与现代办公系统之间的融洽性，从而提升事业单位档案管理效率。

2.建立健全事业单位档案管理信息化建设制度。建立档案管理信息化建设制度，在结合事业单位单位实际情况的基础上要尽量详尽、完善。档案管理的收集、立卷、审核、查询、借阅、销毁各流程环节标准明确，职责清晰。所有的操作环节，每个岗位、每位人员的工作标准都有标准可依。这样既能提高档案管理的工作效率，也能减少出错的概率，保证档案资料在信息化建设中能够准确、完整地保存下來。制度中明确规定各岗位人员的职责，能有效避免工作拖沓，档案管理信息化建设从收集、立卷、审核、查询、借阅到销毁是一个有序流程，任何环节的滞后都影响整个工作的进度。

3.加强事业单位档案管理人才建设。（1）加强事业单位档案管理人员的培训。现有的档案部门工作人员是事业单位档案管理信息化建设的中坚力量。因此，在事业单位档案管理信息化建设的过程中，要注重保障现有档案工作人员的权益，并采取有效的方式，激发他们的积极性。加强对现有档案工作人员信息知识的教育，训练他们的实际操作技能。（2）引进事业单位档案管理信息化建设的技术人才。事业单位档案管理信息化建设过程中，系统的开发、软件的维护等都需要高素质的信息专业人才作保障。因此，事业单位档案管理部门有必要引进软件开发与管理方面的专业技术人才，以解决事业单位档案管理信息化建设过程中的各种技术难题。

4.提高事业单位档案信息化管理的安全性。首先，从网络共享性出发，由于共享过程中对数据予以了广泛利用，因而其被篡改的危险比较大，为提高其相关安全性，必须在设置访问权限上多加留心，且做好身份识别，高度重视加密设置。其次，档案管理人员在把控相关内容上必须要做到仔细、严格，尤其是在维护网络安全时，一定要将档案的管理安全考虑到，保证安全升级与维护管理随时都可进行。再次，在提高安全性时，应对防火墙的设置予以高度重视，以高质量的杀毒软件为基础，要对升级引起重视，第一时间更新系统，对相关漏洞进行修复等。最后，以设备的管理为切入点，先做好相关设备的清洁工作，再对其进行管理与维护，具体来说，就是在固定时间将灰尘去除，科学防湿，这些均将对预防生硬件损坏现象起到重要作用，同时也能够有效保护重要的数据。

结束语

综上所述，事业单位档案管理信息化建设可以有效提升事业单位工作效率，最大限度发挥出档案资料应有的价值，确保事业单位的各项业务、工作和活动的顺利展开，因此对其创新进行分析具有重要意义。