大数据分析方法在企业档案管理中的应用

杨洁

（平顶山天安煤业股份有限公司六矿，河南 平顶山 467000）

引言

随着我国经济的快速发展，档案管理工作对于企业来说越来越重要。档案管理工作在企业管理中是信息传输的枢纽，要及时准确做好工作的传达，要保障好各方面工作的开展，为以后的工作作为参考文件，为领导提供决策材料，甚至能配合相关部门进行执法工作。在大数据时代背景下，档案管理工作是挑战和机遇并存，若固守原有工作模式很难在新形势下站稳局面，甚至钳制企业快速发展。因此，在企业档案管理工作中需充分应用大数据分析方法，以大数据为基础使档案管理达到精细化，推动了企业科学管理，提升企业的整体管理水平。

一、大数据分析方法在企业档案管理应用的重要性

（一）为管理决策奠定基础

在全球经济的背景下，企业在规划发展战略时，需要应用大量的数据信息进行统计分析，通过大数据能以最短的时间搜寻最新的信息，提高工作效率，为管理决策奠定坚实的基础。通过大数据能精准制定随着市场变化的决策，保证决策的时效性，不但将管理模式进行创新，还能应用其他外在的大量资源，加强各企业间的交流，增强企业的市场竞争力。

（二）优化企业档案结构资源

档案资源中含有企业大部分各类信息，可为企业的经济发展、领导决策和企业创新等提供可靠的依据。在新时期，将大数据分析方法对企业档案管理工作，将对企业的档案管理工作进行优化，既能提升企业的文化建设，还可挖掘出档案资源中有用的价值，达到维护企业和人员的利益，监管各领域的建档工作。

（三）完善企业质量管理体系

企业对于管理具有很高的系统性，通过应用大数据，企业管理人员用数据说话，能客观而科学考核员工是否按照制定的规章制度工作，以及工作完成程度，促进企业管理规定的实施，完善企业管理体系，提高所有人员的工作效率，使企业的整体效能得到全面提升。

（四）提高企业管理水平

企业档案管理主要是部门设立、变更、注销以及开展活动的历史记载，还详细的记录了企业相关的登记管理工作，将登记管理全程如实的进行反映。企业做好档案管理工作是企业管理的关键环节，管理的好坏直接影响企业的安全、效益、信任度等方面。在大数据时代，企业将以市场环境为准则，充分利用大数据带来的优势，将企业自身的管理结构内容和体系进行优化，创新管理模式，指引企业以后的发展方向。还能在企业各多面同时进行有效的成本控制，能使成本控制产生良好的效果。所以，在大数据时代下，企业将以大数据为基础使管理达到精细化，推动了企业科学管理，提升了企业的整体管理水平。

二、大数据分析方法在企业档案管理中应用建议

（一）设定标准化管理机制

档案管理工作面多、线长、多部门，与一般管理工作有很大的差别，尤其将大数据分析方法实际应用中，有些人工作懒散或者责任意识就差，无法要求统一的标准指导标准进行工作，在细节中不能达成完全一致，在工作中效率较低，不能跟上企业的整体发展速度。通过建立统一的标准化管理模式，规范企业在发展过程中的前进方向，达到全面提高档案管理质量以及提升所有人员的工作效率，使企业的整体效能得到全面提升。在日常的工作管理中，根据各个人员的工作岗位职责深化管理标准，明确各岗位的责任与义务。在设立标准化管理制度过程中，要不断创新具体的管理措施，使各个部门的人员能协调整体档案管理工作，最终实现企业规划的整体作目标。

（二）加强管理人才的创新

现阶段，在档案管理工作中普遍存在文化程度差异性大、队伍年龄普遍偏高、专业水平有限等问题，并且现代社会信息化发展迅速，信息量大，知识更新快，使得各种问题最大化暴露。因此，对于档案管理人员素质能力应采取有效措施进行提升，成为亟需解决的首要问题，应该加强所有人员的思想认识水平，强化责任感，加强管理人才的创新。人才的发展是企业取得胜利的法宝，应加强人员培养成本的投入，着重培养管理人才，学习国际先进管理模式，转变传统的思想观念，强化数据意识，加强管理人员的专业技水平，使企业的经济效益得到最大化。

（三）大力推行信息化技术

随着大数据时代的发展，信息化技术充分表现出方便性、节省人力、数据实时性等多方面的优势。但在档案管理中，企业领导不够重视档案管理工作，投入的经费不足、人才也缺乏，导致信息化发展的速度非常缓慢。通过大力推行信息化技术，将档案数据搜集和存储之后，经过网络传输系统，高速传输档案资源信息数据，尤其是可利用光纤网络、“4G”技术以及新兴的“5G”技术的研发，开创了档案数据网络远传的新时代。通过将大数据分析技术应用于档案管理工作中，可实时采集大量的数据，节约很多人力和财力，还可实现远距离数据传输，达到对信息的获取、处理及应用，能全局了解信息的变化状况，使信息查找工作效率得到显著提高，保证了企业的同步发展，为领导决策提供有效材料，甚至能配合相关部门进行执法工作提供科学依据。

三、结语

本文通过探讨大数据分析方法在企业档案管理应用的重要性，得到大数据分析方法将优化企业档案管理工作，挖掘出档案资源中有用的信息价值，企业在规划发展战略时，为管理决策奠定一定的基础。另外，还能达到完善企业质量管理体系，企业将以大数据为基础使管理达到精细化，推动了企业科学管理，提升了企业的整体管理水平，为企业的建设提供保障。