大数据时代企业档案管理的机遇与挑战

■ 关宏玉

随着云计算、物联网等信息技术的深入发展及其在各领域的广泛应用，整个经济社会更加深刻地步入以海量数据为中心的大数据时代。数据的规模呈现爆炸式增长，数据的模式日趋复杂，数据的挖掘、整合与运用更加广泛。大数据的定义目前尚未统一公认，就一般意义而言，大数据是指在一定时间内用传统数据库软件工具对其内容进行抓取、管理和处理的数据集合，通常具有体量浩大（Volume）、模态繁多（Variety）、生成快速（Velocity）和价值巨大但密度很低（Value）的特点。大数据时代引发了经济社会各领域、各行业的新思维和新发展，也必然为企业档案管理带来深刻变革。

一、大数据时代企业档案管理的发展机遇

（一）促进企业档案信息资源的集成与共享

企业档案是企业各项生产经营管理活动中形成的核心信息资源，承载着企业的核心竞争力，是企业资产凝结的智慧成果。如何将这些档案资源进行集成管理和共享，充分发挥其利用价值，是企业档案管理的重要内容。传统的企业档案数据类型较为单一，档案数据在归档后往往选择系统兼容的固定格式，运用常规的数据处理技术即可进行管理，档案的共享也主要体现在检索利用等方面。大数据环境下，随着企业档案数量的实时动态增长，档案数据类型更加复杂多样，海量结构化、半结构化和非结构化数据，对企业档案的综合集成管理和档案资源的共享提出了更高要求。大数据技术，能够有效集成和分析不同来源的数据，并从海量数据中提取出特定档案信息，能够实现对非结构化数据的实时存储和处理。通过梳理并整合企业各项职能活动的业务流程和企业档案管理流程，有效打破“信息孤岛”，形成企业内部的数据资源池，使跨组织、跨部门、跨系统、全生命周期的企业档案信息资源集成管理成为可能。同时，高效的数据分析能力，不仅能够实现对海量数据及时、有效的信息管理和利用，还能够辅助档案管理者对企业档案资源的整合状态、利用情况、潜在价值进行综合判断及预测，能够将不同类型的档案资源匹配到最佳的共享利用形式，达到智能共享的目的，最终实现档案管理过程经济高效、档案利用价值最大化的目标，提升企业档案管理水平。

（二）发挥企业档案多载体类型优势

大数据时代，企业经营管理活动中产生的数据在呈现爆炸式增长的同时，载体形式更加多样化，最终转化成为企业档案的载体类型也愈加多样和复杂。档案通过附着于特定的载体进行信息传递。随着互联网的深度普及，企业档案的载体表现形式也不再局限于纸质，图像、音频、视频等形式的档案数量急剧增加。传统的企业档案管理，以保障档案载体及其运行环境的可用性为主要目标，而对如何充分发挥各载体类型的信息表现能力开发不足，档案管理系统对多载体类型档案的处理和利用能力也较为局限，而大数据技术及平台的应用将有效解决这一问题。大数据时代为多载体类型档案的处理提供了更好的技术实现手段，在保证数据质量和有机联系的基础上，通过收集、存储、管理、处理、分析、共享和可视化技术的集成应用，能够针对不同的数据类型设计不同的信息表达形式，通过挖掘不同载体类型的优势和特点，提高企业档案的表现力和信息承载力，最大限度的发挥其利用价值。

（三）提升企业档案利用服务水平

档案管理的最终目的在于利用。大数据将有效解决目前企业档案管理利用服务工作的问题，更加契合企业档案管理在档案信息资源开发利用方面的需要，为企业档案管理注入变革性的管理理念和管理模式。数据挖掘、数据分析、数据集成等技术的应用，将有效提升档案管理者从档案大数据中提取有用信息和发现档案信息潜在联系的能力，甚至可以辅助档案管理者根据档案用户的个性化需求进行档案信息资源的定制开发，极大地提升企业档案利用服务水平。档案用户和档案管理者之间的关系，将不再局限于档案用户单向提出需求依靠档案管理者提供服务，或档案管理者单向提供服务引导档案用户进行利用，而是将逐渐演变成为双向的沟通与反馈，真正实现档案利用服务从“被动”到“主动”的转变过程。与此同时，利用大数据技术和平台，档案管理者可以监测档案数据的全生命周期，挖掘和共享档案资源承载的企业知识，从而提供高质量的档案利用服务，真正实现企业档案信息资源的价值。

（四）为企业档案知识管理带来发展契机

企业档案承载了企业的核心竞争力，只有将档案资源转变为可供企业进行管理决策、技术创新和经营发展的有效知识，才能充分发挥企业档案的价值作用。知识管理是企业档案管理的发展趋势，也是企业经营发展的必然要求。传统的企业档案管理，以档案的收集和存储为重心，以档案的检索为主要利用服务方式，档案用户对企业档案管理水平的认知度也往往取决于检索查询的准确性和及时性。大数据时代的企业档案管理，将以档案信息资源的价值挖掘和开发利用为核心，其关键在于获取档案信息背后所蕴藏的知识。借助数据挖掘等技术手段，档案管理者能够对档案信息进行提取、分析和综合开发，将信息转变为更有价值的知识，并将这些知识成果进行推广应用。通过发掘、判断和预测档案之间的有机联系，充分发掘企业档案的潜在价值，挖掘企业知识资源，为企业提供知识服务，提升企业整体知识管理水平。这无疑将推动企业档案管理理念的变革以及整个档案行业的发展。

二、大数据时代企业档案管理面临的挑战

（一）企业档案信息资源的管控

大数据时代，海量数据成为常态，为企业档案信息资源的日常管控带来挑战。传统的企业档案管理，主要通过整体管控系统中已归档的档案数据，实现一种基于结果的控制。大数据时代的到来，对档案的实时生成、实时流转、实时处理提出了具体要求。借助大数据技术和平台，能够充分挖掘档案信息之间的有机联系，将档案资源的整体管控贯穿于企业档案的全生命周期，贯穿于形成、收集、整理、归档、处理、利用的全过程环节。通过对归档时间、归档数量、责任者和归档部门等档案生成规律、流转规律的把握，连接起档案管理活动的每个关键节点，建立起全过程受控的文件档案控制体系。与此同时，在管控活动的全过程中，大数据技术既可以实现实时数据流的捕获、推送，也可以从海量数据中快速获取对企业有价值的信息，甚至通过分析档案数据生成规律，预测和发现企业经营管理过程中潜在的问题，对企业档案的管控将成为一种基于过程和价值挖掘的管理。

（二）企业核心信息资产的保护

企业档案是企业生产经营管理各项业务活动的原始记录，其中一些非公开的内部资料和敏感信息更是企业核心竞争力的重要保障。大数据在为企业档案信息资源开发提供多种实现手段和表现形式的同时，也为企业带来了潜在的档案信息泄露风险。通过对企业归档数据的规律性总结，甚至能够掌握企业赖以生存和盈利的核心信息、商业秘密。保障档案信息安全、防范泄密事件发生，不仅是企业档案管理制度建设和管理系统建设的题中应有之义，也是维护企业经营成果、促进企业稳健发展的必然要求。大数据时代的企业档案管理，应当充分重视知识产权保护和档案信息的处理方式，制定严格的管理制度和权限审批流程，以规范大数据环境下企业档案的收集、整理、保管和利用等各关键环节，同时提供足够的技术支持，以确保商业秘密不受侵害。如何在充分挖掘档案信息资源利用价值的同时，严格防范信息泄露，找到“开放”和“保护”的平衡点，是大数据时代企业档案管理面临的重大挑战。

（三）企业档案管理专业化人才队伍建设

空前的数据规模、爆发式增长的库藏，在为企业带来海量档案资源的同时，也对档案管理者准确把握企业档案信息价值的能力提出了更高要求。大数据时代的档案信息数量是巨大的，但信息的价值是存在差异的。如何从海量信息中提炼出有价值的档案资源，如何将档案信息转变为可供企业共享的知识和利用成果，无一不在考验档案管理者对企业档案价值的判断和鉴别能力。大数据时代需要的档案管理专业化人才，不仅需要精通档案业务，更重要的是能够充分应用相关技术手段进行企业档案信息资源的开发利用。为适应大数据带来的管理变革，企业档案管理者除了需要具备有效利用原始档案资源的素质，更需要具备理解档案资源所承载的信息和使用这些信息的能力，能够应用大数据技术对原始信息进行提炼和加工，并从真实、可靠、完整、可用等多重维度对企业档案进行整体管控。

（四）企业档案管理系统建设

企业是以营利为目的社会经济组织，其各项管理工作的核心在于创造价值。档案管理部门在认识到大数据应用前景的同时，也应当理性分析大数据应用于企业档案管理系统建设的可行性、适用性和管理成本。大数据对于企业档案管理而言，不仅仅是技术实现问题，更重要的是对企业档案收集、整理、存储、检索、统计、利用等关键管理流程的梳理和变革。大数据技术在档案管理系统的推广应用，要结合企业自身的经营发展实际，结合档案管理部门特点，进行综合考量和长远规划。要明确应用大数据的目标需求，权衡大数据应用的标准、程度和技术实现难度，制定和完善大数据环境下的企业档案管理制度，要对企业现有的档案资产进行价值评估，要衡量企业的资金支持力度，以及档案管理系统的升级开发与相关业务系统的对接等问题。通过审慎选择和科学决策，最终目的在于通过大数据在企业档案管理系统中的应用，提高企业管理效益、提升档案利用价值。