关于地籍档案接收的实践与思考

文·王志坤

为加强专业档案管理，增加档案库存种类和数量，提高档案利用服务水平，曹县档案馆与曹县自然资源和规划局沟通协调，从2019年10月中旬开始，利用一个多月时间陆续分批次对全县地籍档案进行集中接收进馆，现已将纸质档案、电子目录、纸质档案扫描件等接收完毕。本文就地籍档案接收过程中的一些做法及问题，谈谈个人的几点启发和思考，以供同行商榷。

一、提前介入，加强沟通

在和县自然资源和规划局商谈档案移交事宜后，曹县档案馆积极加强沟通交流，由负责档案业务的副馆长带领2名业务人员到县自然资源和规划局，组织召开了档案馆、自然资源和规划局、监理单位及4个项目实施单位参加的协调会议，分析了地籍档案性质及现存状况，研究档案整理填写方法，制定了档案移交方案，为下一步档案顺利进馆打下良好基础。

二、加强指导，确保质量

（一）接收的地籍档案基本状况

这次接收的地籍档案，是2014年中旬曹县土地管理部门按照上级要求开展的对全县27个乡镇（街道）农户现拥有使用权的宅基地进行确权登记后形成的土地管理专业档案。县国土资源局委托通用技术集团工程设计有限公司、潍坊新恒地理信息有限公司、海天地信科技有限公司、正元地理信息集团股份有限公司等4家公司具体实施，其中通用技术集团工程设计有限公司负责庄寨镇、桃源集镇、韩集镇、砖庙镇、魏湾镇、常乐集镇、楼庄乡等7个乡镇；潍坊新恒地理信息有限公司负责曹城街道、阎店楼镇、邵庄镇、郑庄镇、倪集街道、梁堤头镇、朱洪庙乡等7个乡镇街道；海天地信科技有限公司负责磐石街道、青堌集镇、苏集镇、安蔡楼镇、大集乡、仵楼乡等6个乡镇街道；正元地理信息集团股份有限公司负责青菏街道、普连集镇、古营集镇、侯集镇、孙老家镇、王集镇、青岗集镇等7个乡镇街道，项目期限为1年。档案包括纸质档案、纸质扫描件（高拍照片）、电子目录、确权登记证书（未移交）。

档案全宗号及案卷目录号编写规则采用省民政厅统一编码。如地籍编号371721206205JC00003，其中37代表山东省，17代表菏泽市，21代表曹县，206代表大集镇，205代表大集镇曹海行政村，JC00003代表王胜虎这一户编号，371721206205JC00003就是王胜虎的地籍号。全宗号编写以行政村代码为单位，前面加上省、市、县、乡镇（街道）代码，一个行政村一个全宗号。每个行政村每户的地籍号都是从JC00001开始编写，以此增加JC00002、JC00003直到该行政村地籍户数结束。

（二）进馆前地籍档案的整理情况

一是时间跨度长，从2014年中旬实施到2019年10月份开始接收档案，将近5年时间，中间又有几次整理返工，时间长、工作量大。二是实施单位人员变动频繁。承担项目实施的5个公司（中间增加一个公司），中间人员更换频繁，有3个公司人员包括项目经理甚至更换了2次，档案整理中衔接出现了问题，对档案整理质量造成了很大影响。三是这批档案此前已按照国土部门要求初步整理完毕，档案已装盒，全宗号已填写，但经县档案馆检查档案盒质量不达标，报批类档案没有目录。考虑到档案数量多、实施人员变动大及档案已形成的实际情况，为避免大量更换档案盒和人力返工，造成人力物资浪费，在确保纸质档案基本符合标准的前提下，县档案馆在适当调整和规范后决定接受进馆。

（三）业务指导和档案接收

在接收档案前及接收中曹县档案馆始终跟踪业务指导和服务。档案整理归档前统一制定了标准和要求，并且每周分别到4个公司办公地点实地查看档案收集、整理、归档、填写情况，针对存在的问题现场指正并提出修改意见，并相互留存电话号码和微信，保证随时沟通联系。在整理中出现的新情况、新问题，县档案馆及时召集公司项目负责人会议，共同研究商讨意见，确保档案整理规范、标准统一。在每批次档案进馆前，县档案馆都到所移交档案公司再检查一次，查看是否符合标准，确保档案质量达标不返工。根据曹县档案馆搬家时搬运的经验，在各个公司移交档案时，县档案馆为其提供了参考意见。比如，档案盒采用宽线十字交叉捆绑，8盒为一捆，两捆刚好上架一排，捆绑时盒号按照从上到下、从小到大排序，避免倒盒。以乡镇地籍档案为进馆单位，统一标识流水号，每捆一个编号，确保档案在搬运和上架时井然有序。在档案上架时，县档案馆以乡镇（街道）、行政村代码从小到大的顺序依次排列，这样便于以后查找档案。

截至目前，先后按照报批、未报批、目录和电子文件等3批次共接收地籍档案23610盒、786552卷（份），电子文件112份，扫描件（高拍照片）9863430张、2150GB。具体情况为：报批类档案18414盒、328781卷，未报批类3985盒、117968卷，登记卡1154盒、328781件，档案目录57盒、2084件、11022张。

三、造成地籍档案现状的原因

经过近一个多月整理接收这批地籍档案，发现造成问题的原因是：一是国土部门对档案工作不重视，同时对档案业务不熟悉。二是档案标准质量把控不严，只求工作数量而忽视质量。而且在开展农村地籍确权前及确权中始终未和县档案部门联系沟通帮助其业务指导，对档案整理标准及规范要求又没有及时与对应上级部门沟通请示，因此在档案移交时造成很多工作被动。比如，档案盒质量明显不符合国家规范标准，档案盒盒脊标注内容也不符合地籍档案标写。三是对实施项目的4个公司工作质量把控没有实时跟上，4个公司在整理档案和做电子拍照及扫描中标准不统一，样式不同。四是由于各个公司实力不同、负责人责任心不强、人员调动频繁等原因，造成档案整理质量低。另外县档案馆在指导中还发现部分公司在实施项目过程中聘用假期学生工，由于业务培训不到位，质量把控不严，监管没有跟上，造成标准不一、质量不同。例如，有一个公司在对每户地籍档案扫描拍照后，部分户的30张照片中就有5张极其模糊，文字及数据无法辨认。

四、关于地籍档案接收的思考

一是作为档案监督管理部门，应及时与各整理档案单位沟通。由于大部分单位对档案工作认识不足，重视不够，在档案收集整理归档时必然产生一些问题，在移交档案时避免不了返工的情况，造成人力物资浪费，又影响工作效率和质量，因此档案部门的提前介入显得尤为重要。二是加大档案工作宣传力度，使各单位能够认识到档案的重要性。尤其在各单位开展重大业务活动时，如土地确权、不动产登记、扶贫档案整理等，能够提前与档案部门联系，在整理档案前制定好规范和标准，避免产生各种问题。三是严把标准，跟踪质量监督。标准是一切工作的目标和行动指南，质量是保障和根基。再好的标准如果没有质量作为保障，很多工作也达不到目的，个人认为尤其对大批量的档案整理工作更为明显。此处移交的地籍档案如果当初能够重视档案整理，制定各项标准规范，严格质量把控，符合档案数字化要求，就能更加有效发挥财政资金的使用效益。

档案是工作的实时记录，规范的档案整理归档更能体现工作的质量和标准，档案的最终目的就是为以后的工作提供参考和借鉴。因此，各级各部门及社会各界都应重视档案的收集、整理、归档工作，发挥档案不可替代的作用，推动社会各项事业更好更快发展。