让数据多走路 让百姓少跑腿——淄博市档案馆民生档案共享创新与实践

文·王汝玉 齐志成

随着经济社会的发展，民生档案产生的领域越来越广泛，数量越来越多，人民群众对民生档案的利用需求越来越迫切，需求量越来越大。近年来，淄博市档案馆积极践行以人民为中心的发展思想，认真履行“为民服务”神圣职责，创新服务机制和服务方式，积极开展民生档案共享工作，为利用者查阅民生档案带来了极大的方便，得到了百姓的广泛赞誉。

一、提高认识，把民生档案共享工作作为践行以人民为中心思想的重要举措

民生所想，就是档案工作之所向；民生所需就是档案工作之所趋。以民生需求为导向，满足民生需求，创造性地开展民生档案的利用服务工作，已成为各级档案部门的共识。

（一）领导重视，提供组织保障。2019年8月份，淄博市委提出了“简化审批、流程再造”“打造淄博速度、淄博效率、淄博服务品牌”的要求，为淄博市档案馆做好民生档案共享工作提供了遵循。特别是在深入开展“不忘初心、牢记使命”主题教育中，市档案馆领导班子围绕“为民服务解难题”专门召开会议，明确民生档案共享的目标、步骤和任务，研究制定共享计划和措施，落实人员和经费保障等。馆主要负责同志对民生档案共享工作十分重视，经常到库房实地调研民生档案的数量和种类，督促工作落实，进行现场指导。其他班子成员也经常到查档大厅了解民生档案的利用情况，关注共享工作进展情况，帮助出主意、想办法。

（二）凝聚共识，提升服务水平。近年来，淄博市档案馆创新发展“三心六一样”工作法，坚持档案服务“四零”标准，秉承热情、细致、规范、高效的服务理念，创建“服务零距离，百姓连心桥”服务品牌，取得了显著成绩，查档利用窗口先后获得了山东省档案利用“最佳服务窗口”、淄博市“巾帼文明示范岗”等多项荣誉。在“不忘初心、牢记使命”主题教育活动中，市档案馆围绕践行以人民为中心的发展理念，开展民生档案共享，不断提高为民服务水平，进行了深入讨论，进一步统一了思想，凝聚了共识。

（三）成立专班，奠定坚实基础。成立民生档案共享工作小组，负责民生档案共享工作的具体实施，组长由淄博市档案馆分管领导担任，抽调档案保管科、信息技术科、开发利用科等科室人员组成专班，制定民生档案共享具体工作方案和办法，确定共享的种类和范围，起草共享协议及设计各种表格，为共享工作提供技术支持，整合市档案馆及区县档案馆共享数据，建立共享数据库，负责共享工作的具体实施和监督，协调指导各区县档案馆做好共享的相关工作等。

二、勇于实践，不断创新民生档案共享的方式方法

面对网络和信息技术的快速发展，淄博市档案馆民生档案共享经历了三个阶段，主要采取目录共享、跨馆利用、目录和全文数据共享三种方式，围绕方便群众利用、强化服务能力、提高利用效益，不断创新实践民生档案共享的方式方法，提高群众满意度。

（一）整合淄博全市综合档案馆目录数据，实现全市综合档案馆民生档案目录共享。2017年，整合市、区（县）两级综合档案馆民生档案目录数据，建立全市民生档案目录数据库，实现全市综合档案馆民生档案目录共享。这次民生档案共享的种类有土地证、招工（顶替）、招干、转干、调动介绍信存根（干部、工人）、毕业生分配（技校、大中专）、知青、表彰先进（集体、个人、劳模）、转正定级、公布职称、农转非、调整工资等10类，共享目录51万条。市档案馆将全市民生档案目录集中刻录光盘，下发各区县档案馆，使利用者在全市任一综合档案馆，能够就近查阅全市民生档案目录，利用者通过该目录，即可知道自己所查档案是否存在，存放在哪个档案馆，档案所在全宗卷件号一目了然，极大地方便了人民群众。

（二）与淄博各区县档案馆及周边市档案馆建立跨馆利用机制，免除利用者来回奔波之苦。目录共享不能实现全文数据资源共享和异地出证、跨馆利用。利用者通过目录共享只能查阅到所需档案原件存放在哪个档案馆，不能调取异地档案原件进行查阅和复制。为实现档案信息资源全文共享，2018年，淄博市档案馆与区县档案馆及周边地区档案馆建立跨馆利用档案工作机制。一是与区县档案馆签订了《馆藏档案跨馆利用服务协议》，规范了跨馆利用档案工作的内容及方式、双方的权利义务等。同时还制定了《跨馆利用档案工作方案》，对联动内容、办理流程、工作规则、联络方式进行了细化，方便工作开展。二是加快政府公开信息的发布利用。建立跨馆利用档案工作机制后，利用者在市档案馆不仅能够查阅市档案馆的馆藏档案，还可通过市档案馆查阅各区县档案馆馆藏已开放的档案、已公开政府信息、馆藏民生档案。三是开展异地查档。目前，淄博市档案馆与青岛、潍坊、东营、滨州、日照、临沂、济南、枣庄等市档案馆以及上海浦东新区档案馆签订“异地查档协议”，实现跨市、跨省的异地查档，不仅拓展了档案利用服务范围和服务内容，使档案在更大范围内发挥作用，也给远在不同地区的利用者带来了方便。如家住青岛的高女士利用跨馆利用机制，通过淄博市档案馆，从周村区档案馆查到了40年前分配她到周村某事业单位工作的毕业分配、工资级别等材料，帮她确认了干部身份，解决了困惑她多年的工龄问题。当有记者采访她时，高女士因激动而声音哽咽，对淄博市档案馆表示非常感谢。

（三）做好民生档案的下放工作，实现馆藏民生档案的全文共享。2019年9月，淄博市档案馆将馆藏民生档案目录及全文电子数据下放共享到各区县档案馆，由各区县档案馆提供利用者查询，并要求各区县档案馆根据各自的实际情况，将这些档案共享到本区县中心镇中心社区、重点利用人群，破解为民服务“最后一公里”难题，实现“让数据多走路、让百姓少跑腿”。如博山的利用者原来查阅一份土地证要往返至少80多公里，下放共享后，不用再到市档案馆，直接到博山区档案馆查阅即可。淄博电视台、《鲁中晨报》等媒体对民生档案下放工作进行了报道，在社会上引起强烈反响。

三、积极探索，把民生档案共享工作不断推向深入

淄博市档案馆虽然在民生档案共享方面取得了一些成绩，但也发现不少亟待解决的问题。市档案馆将认真分析存在问题，改进和强化工作措施，推动民生档案共享工作向纵深发展。

（一）加快民生档案数据提升工作，实现民生档案查阅利用精准化。数据质量的优劣，直接影响着民生档案的共享利用。淄博市档案馆于2002年开始档案数字化工作，起步较早，当时国家档案局还未出台《纸质档案数字化规范》，数字化工作尚在摸索探索阶段，标准规范均由自己制定，难免存在不科学、不规范的情况。比如，各种介绍信存根和登记表，有的案卷只数字化了一部分，有的案卷甚至整卷未数字化，只扫描了一个案卷封面；卷内文件所涉及的人名录入不全，有的甚至只录入了一个案卷题名，卷内文件人名一个也未录入，根本检索不到；早期的一些干部任免，职称公布之类的文件，大都是手抄稿，文件内涉及的人名也有许多未录入，计算机根本无法识别、无法检索，以致影响档案的查阅利用。因此必须进行数据质量提升，将未数字化的数字化，将缺少的人名补录齐全，才能实现档案数据的精准查找和有效利用。

（二）整合民生档案数据，丰富民生档案数据共享资源。一是进一步整合综合档案馆馆藏民生档案数据。前一时期，已经把全市民生档案目录数据进行了整合，但整合的内容范围不全面，还需要进一步丰富。需要再把市、区（县）综合档案馆馆藏民生档案全文数据进行整合，建立全市民生档案全文数据库。二是整合全市各形成单位的民生档案数据。民生档案的种类主要有社保档案、劳动就业档案、房地产档案、婚姻档案、学籍档案、住房公积金档案、公证档案、农村产权制度改革档案、计划生育档案、户籍档案、工商法人登记档案、职务职称档案等，分别形成于人力资源社会保障、民政、房管、教育、自然资源、农业、市场监管、卫生健康等部门。民生档案种类多、范围广、数量大、内容多，且形成于不同的部门，整合起来有相当大的难度，是一项繁重的系统工程，仅靠档案部门自己是不行的，还需要加强与形成部门的沟通协调，争取各部门的支持，形成合力，才能收到预期的效果。三是创新民生档案整合方式方法。利用在线归档系统，结合对各形成部门的业务指导，使之上传室藏民生档案数据，并将新形成的民生档案进行在线归档，以达到整合的目的。

（三）做好民生档案的划控鉴定和开放工作，逐步实现民生档案的在线共享。日前，淄博市档案馆鉴定划控工作相对滞后，影响到民生档案的开放和共享，需要积极学习先进省、市的经验做法，采取切实有效的措施，组织人员集中攻关，有计划、有步骤地开展档案划控鉴定工作。同时，建议上级档案部门制定统一的划控鉴定标准、办法、规范，设计通用专业软件，辅助划控鉴定，以便各级档案馆有所遵循，节省人力、物力、财力，提高效率；积极建立各级别的档案解密划控专家队伍，整合各方面力量，加快推进档案解密审核和划控工作。下一步，淄博市档案馆还将利用政务网、互联网和手机APP等新型移动媒体，发布开放档案目录和全文，逐步实现民生档案由线下共享到在线共享，为利用者提供更大的便利。