探寻新常态下优化企业档案管理的思路与方法——以供水企业管线档案建设为例

文·张文惠

随着社会新常态的到来，档案工作面临数字化、网络化等多种新常态，而档案作为一种重要的信息资源，记录着人类社会实践过程中有用的事实、数据、理论方法，记录着成功和失败的经验教训，标准化、科学化的档案管理迫在眉睫。对供水企业来说，城市供水管线是城市的生命线，是城市赖以生存和发展的基础。城市立体化程度的提高，对供水管道的铺设提出了更新的要求，加强和规范供水管线档案的收集和管理势在必行。

一、新常态下企业档案管理面临的困境

（一）对档案价值和作用认识不足。

在供水企业中，个别企业只重视生产指标、经济效益，却看不到地下管线档案是关系城市规划、建设、科学管理的重要依据，从而导致机构职责不清，技术人员对自己的职责不负责任，有关部门把关不严，档案收集不全，给今后供水管网工程的建设维护留下了隐患。实际工作中，很多企业从管理层到基层员工，对档案的价值与作用知之甚少，对档案管理方面的法律法规和管理制度学习贯彻不足，存在重物质、轻信息，重眼前、轻长远，重微观、轻宏观等一系列不正确观念。

（二）基础业务和管理设施相对薄弱

企业所拥有的档案数量和质量是企业开展档案管理工作、开发档案信息资源的物质基础，但往往很多企业档案管理基础工作做的不够到位， 例如有的企业制定了较为完善的档案管理制度， 但是没有领导重视，没有人员将制度落地落实; 有的企业档案利用方式单一、范围狭窄，档案信息的提供以档案原件为主，可能造成档案损毁、丢失；有的企业档案业务基础建设不足，还存在收集不齐全、归档率低、案卷质量不高、查找困难、现代化步伐不够快等一系列问题，制约了档案信息资源的开发利用。同时，档案室现代化管理设施比较落后也是目前面临的一大窘境。档案库房的内外环境要有利于档案的保管，但是很多企业长期对档案管理工作不重视，在资金方面投入不足， 导致档案管理设备陈旧、设施落后。对于供水企业来说，如果技术部门未能及时补充新设、撤换的地下管道竣工图，将导致缺少准确的走向、平面布置和竖向标高的管网系统现状图。地下管网新建、改建、维护、抢修都很频繁，缺少准确的管网现状图，到时只能凭记忆、凭当事人寻找，既耽误时间又造成经济损失。

（三）专业档案管理人员缺乏且技能有限

由于很多企业资金有限，不可能对档案管理有较大财力、人力的投入，因此档案管理工作经常由一些办公室人员兼职负责。由于这部分人员事务性工作较多，难以投入足够的精力到档案管理上，为档案管理工作的可持续发展带来了阻碍。同时，很多企业的档案管理人员普遍没有档案管理的专业背景，缺乏竞争与开拓创新意识，理论上和实践上都无法满足档案管理的发展要求。

二、正确认识优化企业档案管理创新的意义

企业档案管理工作的优化创新，能够促进企业的良性健康发展，对企业的未来成长具有非常重要的意义。首先，企业通过对档案管理人员的专业性培训和系统完善教育，可以大幅度提高其专业水平和档案管理技巧，提升工作效率。其次，企业通过加快信息化建设步伐，实现档案管理数字化、对档案管理方式进行创新，有利于让企业在更短的时间内获得更为准确的档案内容和档案数据，有利于提升档案管理的科学性和管理水平。再次，在优化档案管理的过程中可以及时发现工作中存在的不足，并进行分析和解决，这将有利于推进企业档案管理工作的规范化和制度化，为下一步档案管理工作及企业的规范化管理奠定良好基础。

三、优化企业档案管理的有效思路探讨

（一）树立科学的档案管理意识

档案管理工作的根本目的是提供服务，因此企业要树立“以人为本”的服务理念，发挥档案信息资源的服务作用。供水企业要重视对施工一线技术人员的宣传，让他们深刻认识到档案的重要性，自觉采取实际行动重视和支持档案工作的开展。企业要重视并保证档案管理工作在日常工作中的重要地位，提升档案管理工作效率，要对档案管理工作的总体要求、日常维护、工作职责等进行明确分工。同时，企业要从整体上加强对档案管理的宣传，充分利用电视、报刊、宣传栏等方式向企业员工宣传档案的价值以及档案管理的重要性，在企业内建立“以人为本、服务第一、科学管理”的档案管理意识，为档案管理工作的健康发展提供良好环境。

（二）加强数据库等档案管理信息化建设

随着城市的快速发展，城乡供水一体化的实施，供水企业的供水范围、供水管网不断扩大，档案管理记录的信息也在不断增加。建立科学、准确、完整、动态的自来水档案数字化信息管理系统，实现档案信息的集中管理与信息共享，不仅能减轻档案管理人员工作负担，而且能够极大提高档案的检索利用效率，为城市供水规模扩大再生产提供有效参考。例如，某些典型工程积累的施工设计资料如果能及时转化成数字化档案，技术人员就可通过数字化检索随时获取这项工程的相关资料，为其他供水工程的施工设计提供参考，从而有效节约设计工期，提高工效。同样，在企业的档案管理工作上，也要提高信息技术的应用范围，对档案信息资源进行发掘、加工、处置和传输，推动档案管理模式从面向档案实体的整理、保管为重点，向以档案实体信息化、数字化档案信息服务为重点的转变。

（三）优化提升档案管理人员专业化信息化水平

高素质管理人员是档案管理工作的人才保障，也是最活跃、最关键的因素。因此，要坚持以人为本，始终把培养人才、建设队伍、提高人员素质放在第一位。发挥好档案专业管理人才的专业技术优势，能够让企业档案管理工作迸发新的活力，实现良性健康发展。第一，要加大对企业档案管理人员的专业知识培训，提高业务水平和学习能力，要根据档案管理工作发展需要，通过邀请专家学者授课、外出培训学习等形式，对内部管理人员进行档案理论和实践能力培训，同时加强对档案管理人员信息技术、办公自动化、数字档案管理等现代化档案及相关管理知识的培养，丰富他们的知识层次，提高他们适应管理体制改革的综合素质。第二，要打造一支档案管理专职和兼职互相配合的人才队伍。一方面，可以通过引进相关优秀档案管理人员、对现有管理人员进行培训等方式，将档案管理人员的专业技能和整体队伍水平进行提高，并让其负责档案管理的重要工作，以此提升档案管理的合理有序及稳定性。另一方面，各企业要摸透本企业档案管理工作在实际中的相关情况，通过历年的档案管理工作趋势，根据本企业的实际情况和实际需要，补充相关管理人员，可以通过招聘兼职等形式，对档案管理工作进行优化调整，这样也可以减轻原来的档案管理工作人员的压力，合理分工，实现档案管理工作的最优化。

（四）建立科学规范的档案管理体制机制

档案管理过程可能遭遇到各种问题，而优秀的档案管理实践经验可以减少低水平重复，促进信息共享和交换。建立一套完善的档案管理机制，能够保障企业档案管理工作平稳有效运行。企业应根据其实际情况和未来发展需求，逐步探索建立科学规范的规章制度，实现档案管理的有章可循、有法可依。同时，企业要根据工作实际，建立健全档案管理人员的岗位职责制度，例如建立“第一责任人”制度，出现档案遗失或者泄密，可以第一时间找到责任人进行调查，事后进行问责，实现对管理人员的科学有效管理。在制定规章制度外，更需要重视档案管理制度的落实，企业要根据具体规章制度，制定合理考核细则，将档案管理工作纳入企业年终评先选优考核范围，让档案工作实现具体化，真正融入企业管理各个环节，满足信息时代对企业管理的要求。