规范学籍档案管理 服务学生终生发展——新时代中等职业学校学籍管理改革探索与实践

文·李跃荣

学籍档案是中等职业学校档案中的重要部分，是学生在校期间学习、生活、日常活动的综合反映，是企事业单位选人用人和高等学校招生录取的参考依据，对于学生发展而言尤为重要。国家对新时代职业教育改革发展提出了一系列新的要求，其中山东省教育厅发布了《山东省中等职业学校学生综合素质评价实施方案》，要求要逐步把《山东省中等职业学校学生综合素质评价报告》列入中等职业学校学生学籍档案管理，然而当前很多职业学校的学籍档案管理工作还存在诸多问题，原有的管理方式很难适应新的工作要求。因此必须进一步提高认识，改进管理模式，科学规划工作流程，应用现代化技术手段，规范学籍档案管理工作，结合综合素质评价工作，提高学籍档案管理水平，为学生终身发展服务。

一、学籍档案管理对学生发展的意义及存在问题

（一）学籍档案是学生重要人事档案

中等职业学校学籍档案在学校档案管理、乃至教育教学工作中占据着十分重要的地位，记录了学生在校期间思想品德、学业水平、艺术素养、职业素养和社会实践等各个方面的表现，是中专职业学校学生重要的人事档案，跟随学生一生，是高一级学校和用人单位对学生考察的重要参考，影响学生今后的发展，十分重要。

（二）学籍档案管理是促进学生发展的重要手段

2017年6月山东省教育厅发布了《山东省中等职业学校学生综合素质评价实施方案》（鲁教职发〔2017〕1号），综合素质评价是基于中等职业学校学生成长发展事实，遵循职业教育规律和学生身心发展规律，客观反映学生德智体美全面发展情况的综合系统评价。实施综合素质评价制度，旨在通过创新学生评价机制，引导学校树立科学的人才观、质量观，既关注技术技能培养、又关注人文素养教育，为学生成长成才和终身发展奠定坚实基础，为企事业单位选人用人和高等学校招生录取提供真实可信的参考依据。 2018年3月，省政府办公厅印发了《山东省深化高等学校考试招生综合改革试点方案》（鲁政办发〔2018〕11号），全面启动高等学校考试招生综合改革试点，职业学校综合素质评价已成为高考录取重要参考。这也是对学籍档案管理改革提出了新的要求。

《山东省中等职业学校学生综合素质评价实施方案》要求，要把《山东省中等职业学校学生综合素质评价报告》列入中等职业学校学生学籍档案管理，逐步替代原有的学籍档案，职业学校要认真落实文件精神，本着对学生负责，促进发展成长的原则，正确认识学生综合素质评价工作的重要性和积极意义，积极稳妥地推进学校综合素质评价工作。

因此，中等职业学校要结合推进综合素质评价工作，以规范学籍档案为抓手，积极开展工作。一是综合改革学校德育管理、教学改革、实习就业指导工作，提高服务学生发展能力；二是以学生在校综合表现均记入档案，让学生认识到综合素质评价的重要性，督促学生全面、高素质发展。

（三）学籍档案管理工作中存在的问题和面临的困难

一直以来中等职业学校学籍档案管理存在诸多问题，造成了学籍档案质量不高，没有很好地起到促进学生发展的作用。一是学校对学籍档案管理的重要性认识不足，没有统一规范的管理体系和规章制度，人员、设施设备配备数量不足，质量不高，特别是信息化应用水平低下，无法满足现实工作需要；二是多头管理，学籍规范的档案材料涉及招生就业、政教、教务以及各个专业系部等，不同部门所产生的学生信息没有明晰归档管理规定，容易导致学籍档案管理不完善，造成材料缺失、毁损等。三是学籍档案形成达不到标准化、规范化要求，日常工作中教职工以及档案管理者学籍档案管理的意识不高，统一培训不够，标准不统一，形成的学籍档案各式各样。

面对综合素质评价改革对学籍档案工作提出的新要求，要想提高中等职业学校学籍档案管理工作水平，除了上述问题以外，还存在以下困难。一是《山东省中等职业学校学生综合素质评价报告》包括中等职业学校毕业生基本情况、学生发展情况（思想品德、学业水平、艺体素养、职业素养、社会实践等）、过程性评价、学生陈述报告和教师评语、佐证材料等5个方面，涉及到学生生活以及学习的方方面面，是对学生整个在校情况的综合反映，相比原来的内容大量增加，要求更规范，学校相关部门协调配合难度进一步加大。二是山东省教育厅要建立山东省中职学校学生综合素质评价信息管理平台，为中职学校记录评价信息、企业招人用人、高等学校招生录取及各级教育行政部门管理使用提供服务。就目前中等职业学校档案管理信息化建设和使用水平，难以对接省级平台。三是综合素质评价结果要及时向学生和家长反馈，接受监督，引领学生全面、主动对照，促进学生自我调整和自我管理，确定个人成长目标，发展潜能和特长，对学籍档案的形成时效性、严肃性提出了更高要求，原来的工作程序，工作习惯无法适应新的要求。

二、优化管理、服务发展 ，提高学籍档案管理水平

（一）提升认识，优化管理体系

中等职业学校要组织干部教师认真学习《山东省中等职业学校学生综合素质评价实施方案》，以及档案管理的相关法律法规，进一步提高认识。职业学校学生综合素质的评价是促进学生全面发展的重要举措，是实现学生的自我认识、自我教育为目标，促进学生全面发展，促进学校、教师转变教育行为和方式，引导家长和社会逐步形成科学的学生成长发展观的重要途径。评价结果是衡量学生是否达到毕业标准和高等教育阶段学校招生、企业招聘的重要依据之一，是全面反映职业学校毕业生发展状况的手段。要让干部教师充分认识到综合素质评价报告纳入学籍档案管理的重要性、严肃性，为开展好工作打好思想认识基础。

以综合素质评价及学籍档案形成为线索，结合学校工作实际制定综合素质评价实时方案，和科学、规范的工作流程，将教育教学活动与学籍档案工作协同部署，把政教、教务、招生就业指导等相关科室职能明晰，有序开展工作，推动综合素质评价工作扎实落实，形成齐抓共管的良好局面，带动学籍档案管理工作水平提升。这种管理模式的调整在部分学校工作实践中已经见到明显成效，工作脱节、档案材料缺失的情况明显减少。

（二）加强培训，统一工作流程

以学校综合素质评价实施方案为蓝本，对全校干部教师开展培训。一是要求对考察内容要全面详实。思想品德表现，包括学生日常操行、参与党团活动、公益活动等；学业水平、参加技能大赛、文明风采大赛等情况；艺体素养，主要考察学生身心健康、审美和艺术表现能力；职业素养主要考察学生正确的职业观和职业理想和职业行为习惯养成等。二是规范评价方式和程序。评价采用客观记录和评议评定两种方式。学生发展的标志性成果如学习实习成绩、体质健康测试结果、参加各类活动获奖情况等均可采用客观记录方式。对道德修养、职业精神等难以用标志性成果体现的内容，可在学生自我评价的基础上，由班主任在组织全体同学评议、征求任课教师和实习指导教师意见基础上作出评价意见。评价程序通过学生自评、学校评价、整理遴选，每学期末，学校以班级为单位，指导学生对计入综合素质评价报告的标志性成果和佐证材料予以核实和筛选，录入的标志性成果及相关材料。经审核公示后，将客观数据和佐证材料录入平台，同时形成学籍档案和《山东省中等职业学校学生综合素质评价报告》。

一年来的工作实践证明，通过规范工作标准和流程，档案材料的质量明显提升，推动了教育教学工作改革，对学生发展也起到了显著的效果。

（三）加强信息化建设，提高工作效率和质量

信息化应用已经成为了新时代社会发展的重要助推器，大数据、云应用已在各行各业发挥着前所未有的作用，职业学校学籍档案管理部门也应当积极提升信息化应用水平，推动学籍档案管理更加科学。通过信息化应用建设，能够促进职业学校学籍档案管理效率的全面提升，增强档案的完整性、系统性，并且还能够减轻档案管理者的工作压力，更是高质量形成《山东省中等职业学校学生综合素质评价报告》的不二选择。

以当前档案管理和学生综合素质评价工作需要以及工作实践来看，中等职业学校相关信息化建设应该从以下三个方面强化工作。一是充分利用大数据、云应用技术，建立或改进学校管理平台，把学生基本信息和在校期间思想品德、学业水平、艺术素养、职业素养和社会实践等各个方面的表现数据纳入平台管理，学校各部门在平台上协同工作，并能与上级平台对接，与学生家长互动。二是为学籍档案管理相关人员配备相应的质量和性能较高的终端和输入输出设备，以提高档案质量和工作效率。三是完善信息技术应用管理制度，激励和推动档案形成和管理人员利用信息化系统更好地开展档案管理工作，提高档案管理信息化应用水平。实践证明信息化建设水平较高的学校，学籍档案质量明显提升，对学生发展起到的促进作用也越明显。

职业学校学籍档案管理工作是一项细致、复杂的工作，在促进学生发展，服务学校管理发挥着积极作用。要想提升学籍档案管理的质量和效率，就要不断改进工作思路，协同学校教育教学工作，加强信息化应用。新时代职业教育不断改革发展，中等职业学校的档案工作也要不断改革创新，更好地服务发展。