新形势下街道办事处档案信息化建设的思路

文·董俊玲

随着信息时代的到来，国家电子政务建设不断提速，街道办事处档案信息化建设面临着新的形势。本文从分析新形势下街道办事处档案信息化建设面临的问题和机遇入手，从解决问题和把握机遇两个角度出发，结合实际研究开展相关工作的对策和建议，提出一条适合新形势要求的街道办事处档案信息化建设工作思路。

一、新形势下街道办事处档案信息化建设面临的问题和机遇

（一）电子政务的高速发展带来前所未有的冲击

档案信息化建设处于档案管理与电子政务两个工作领域的交叉位置，是一项典型的复合型工作。过去，街道办事处同时具备本单位的档案管理主体资格与电子政务建设主体资格，两种身份天然统一。但是，随着近年来国家电子政务的迅速发展，特别是大数据、云计算等技术不断被应用于电子政务建设，这一情况开始出现变化。例如，2019年颁布的《山东省电子政务和政务数据管理办法》中规定，“县（市、区）人民政府及其工作部门不得新建电子政务云节点；已经建设的，由设区的市人民政府大数据工作主管部门按照规定逐步归并整合。”根据这一规定及相关政策要求，山东省各街道办事处不再具备包括计算机主机房在内的政务云节点建设主体资格，这使得街道办事处在开展档案信息化建设时必须适应身份的转变，从根本上调整工作思路。

（二）档案信息化建设标准体系已趋完善

前些年一些研究认为，缺乏统一标准是街道办事处档案信息化建设面临的突出问题之一，随着国家档案局一系列政策、标准的推出，这一突出问题已基本得到解决。政策法规方面，由于街道办事处是市辖区、不设区的市的人民政府派出机关，2018年10月颁布的《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令）为街道办事处的档案管理工作提供了明确的法规要求。其中，信息化建设作为独立的一章，为街道办事处档案信息化工作提供了充足的政策支持。需要说明的是，依据《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》规定，街道办事处与乡、镇人民政府在组织性质上存在不同，档案管理也存在差异，街道办事处档案管理工作不适合执行国家档案局1998年1月颁布的《乡镇档案工作试行办法》。工作标准方面，国家档案局2014年、2016年先后颁布的《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价办法》为街道办事处档案信息化建设提出了明确的建设标准和考核指标。因此，制约街道办事处档案信息化的标准瓶颈已不存在。

二、新形势下开展街道办事处档案信息化建设的建议

（一）转变工作思路，融入发展大局

新形势下，街道办事处开展档案信息化建设的思路要从“小而全”向“云计算”方向转变。过去，包括街道办事处在内的各类政府单位在开展信息化基础设施建设时存在两极分化的情况。条件较好的单位会从机房建设、设备采购、系统开发等多个方面进行“一揽子”建设，建设内容包含了信息化建设的方方面面；条件较差的单位往往仅采购一套单机版管理软件，安装到一台普通办公计算机上。由于当时政务信息资源尚未统一规划整合，每个单位都要独立进行信息化建设，采取“小而全”的建设方式是必然一种选择。现在，随着电子政务的发展，处于乡科级的街道办事处虽然失去了部分建设主体资格，但也给本单位积极形势发展，主动融入电子政务建设大格局提供了机遇。特别是对条件较差的街道办事处来说，通过向电子政务主管部门申请各类“政务云”资源，依托“政务云”基础设施开展档案信息化建设，是克服资金不足等实际困难，推动档案信息化建设实现跨越式发展的有效方法。

（二）主动担当作为，积极履职尽责

1. 落实各项政策要求。随着各项政策、标准的不断出台和完善，缺乏统一标准不再是制约街道办事处档案信息化建设的瓶颈，更不能是推诿职责的借口。无论是融入电子政务发展大环境，还是推进各项具体工作，都需要街道办事处相关领导和工作人员承担起档案管理的法定职责，认真学习研究各项技术标准，积极争取政策支持，严格依规依标开展档案信息化建设。同时，街道办事处还应在做好本单位档案信息化建设以外，按照《城市社区管理办法》的规定，积极指导本辖区内各社区开展档案信息化建设，提升整个辖区的档案信息化建设水平。

2. 打好数据资源基础。档案信息化建设的核心是资源建设。街道办事处要全面梳理本单位所藏档案，建立档案资源清单，按照“存量数字化”的思路建设覆盖全部档案资源的目录数据库和文书、照片、录音、录像数据库，改变档案利用方式，用数据取代原件开展档案利用，提高档案利用效率。

3. 加强人才队伍建设。开展档案信息化建设要求具备档案管理和信息技术双重专业知识的复合型人才。因此，街道办事处一方面应加强人才引进，在新进工作人员时注重选拔具有相关专业背景的人员；另一方面注重对现有人才队伍的培养，积极抓住各级档案部门培训档案工作者的机遇，选择集中培训、在线培训等多种方法，不断提高现有工作人员的工作能力和业务水平。