借力与共赢—社会力量参与公共档案管理的内容、问题及对策分析*

（山东大学历史文化学院 济南 250100）

0 引言

2014年，中共中央办公厅和国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出，“规范并支持社会力量参与档案事务”，这为推动社会力量参与公共档案管理提供了重要政策依据。所谓公共档案，指的是国家公务(政权性)机关形成的且被保存在各级国家机构中的档案。公共档案管理是各级档案行政管理机构与公共档案业务机构面向社会各类组织以及公众在档案的形成、收集、管理、开发利用或档案立法、决策、执法、监督等方面开展的档案资源建设与公共服务活动。所谓社会力量参与公共档案管理，特指公民、法人或其他社会组织按照国家有关规定，以线上或线下的方式依法参与公共档案资源的形成、收集、管理、开发利用等业务建设以及档案立法、决策、执法、监督等公共管理服务的权利和行为。社会力量参与公共档案管理的主体及其具体构成见表1：

表1 社会力量参与公共档案管理的主体及其构成

社会力量参与公共档案管理有利于解决公共档案机构现实难题，促进档案工作转型升级和提质增效，提升公共档案资源与社会公众需求的契合度。目前学界对社会力量参与公共档案管理问题给予了较多关注和思考，研究内容涵盖了社会参与的概念、现状、意义、路径和方式，社交媒体时代档案工作社会参与的模式等，总体来说，学界的关注点主要集中在社会力量“谁来参与”、“为什么参与”和“如何参与”等问题上，而对“参与什么”——即社会力量参与公共档案管理的具体内容和领域的探讨不足。基于此，本文拟对社会力量参与公共档案管理的内容进行具体分析，结合中外案例探讨社会力量可以参与公共档案管理的哪些领域，以期深化学界和业界对公共档案管理社会参与的认知。

1 社会力量参与公共档案管理的内容分析

1.1 参与公共档案管理的立法、决策与行政实施

公共档案管理的立法、决策、行政实施与服务直接关系到公共档案管理的方向与成效，与社会公众切身利益密切相关，社会公众应通过各种途径积极参与进来。

1.1.1 参与公共档案管理的立法与决策

公共档案管理的立法与决策涵盖了公共档案管理法律、法规、行政规章、制度、规划、标准等的制、修定以及公共档案管理具体事项的决策等方面，公共档案机构开展立法与决策应根据立法与决策实际需求，积极引入社会力量参与其中，广泛征求社会意见，获取社会信息，同时与社会力量就一些关键事项进行协商沟通，增进社会对立法与决策的接受性和认可度，增强立法和决策质量。国内外引入社会力量参与公共档案管理立法和决策的案例很多。国外方面，英国国家档案馆在立法与决策方面非常注重公众的参与，公众可以通过很多方式发表意见、参与档案馆的决策和规划，这些方式包括：第一，建立用户咨询小组，小组成员由不同社区的公众代表组成，将公众需求和意见融入档案馆的规划和决策；第二，用户论坛，通过一问一答与用户交流；第三，国家档案馆实验室，听取公众对于改进服务的看法；第四，“您的反馈我们的回应”会议，定期召开公众会议，与社会公众代表进行协商沟通，档案馆对于社会的任何意见均作出回应同时对外公布处理和解释结果[1]。再如，日本京都市内的档案馆在开展“城市记忆工程”过程中，建立了公民评议员制度和市民会员制度，市民能直接参与到“城市记忆工程”的决策中来。国内方面，2015年，浙江省档案局（馆）在全省范围内启动了征集“浙江档案人职业精神”表述语活动，通过浙江档案网站、浙江档案微信公众号两大平台发布内部征集结果（十个候选表述语），并请广大网友评选、点评内部征集的哪些表述语最能反映、体现浙江档案人的职业精神[2]，这是通过公众网络投票的方式开展的行政决策活动；上海浦东新区档案事业发展“十三五”规划的制定和优化也充分动员了档案系统、相关行业和社会力量参与其中，是集体智慧的结晶，对浦东新区未来五年的发展具有重大指导意义[3]；再如，2016年，国家档案局召开调整、取消档案行政许可项目听证会，就是否取消“对出卖、转让集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案的审批”和“对赠送、交换、出卖国家所有档案的复制件的审批”两项档案行政许可事项进行听证，这是国家档案局依据《中国人民共和国立法法》的有关规定，首次就行政审批事项举行公开听证，面向全社会征集听证代表，听取社会各方面意见，听证陈述人由档案行政管理部门的代表和曾申请过档案行政许可事项的人员构成，国家档案局工作人员根据听证笔录在会后形成报告，作为调整行政审批事项决策参考的重要依据[4]。

1.1.2 参与公共档案管理的行政实施与服务

公共档案管理的行政实施与服务是对公共档案管理立法与决策的具体实施与服务过程，如档案文化与法制宣传、档案学术成果与职称评审、档案专业教育和业务培训等。公共档案机构不仅要在立法和决策中引入社会参与，同时也要在公共档案管理法规政策的实施与服务中引入社会参与，积极与社会力量建立伙伴式合作关系，共同开展公共档案行政管理与服务活动。比如深圳市档案局（馆）在档案继续教育和业务培训、档案职称评定等工作中积极引入深圳市档案学会参与其中，由档案学会具体开展这些工作；再如山东省档案局（馆）教育培训处积极与山东大学历史文化学院文秘档案学系合作，共同开展档案专业人员继续教育和培训工作，实现了互利共赢，提高了档案继续教育的质量和效益[5]。

1.2 参与公共档案资源及信息化建设

社会力量除了可以参与公共档案管理立法、决策和行政实施，还可以参与到具体的公共档案管理业务工作中，这是一个更加大有可为的领域，它包括公共档案资源及其信息化建设、公共档案资源开发利用服务等。在公共档案资源及其信息化建设方面，社会力量可以参与开展档案收集、整理、著录、鉴定、修复、信息化建设等工作，这对于丰富馆藏、促进馆藏档案资源多元化、改善公共档案资源的结构和质量具有重要价值。

1.2.1 参与档案征集

档案征集是公共档案机构丰富馆藏优化资源结构的重要途径。公共档案机构向社会各界征集档案资源本身就是引入社会力量参与资源建设的表现。档案征集包括很多方式，公共档案机构可以通过招募民间义务档案征集员、设立民间档案征集工作室、聘请征集顾问、给予优惠政策、适当进行物质或者精神奖励等途径鼓励社会力量参与档案征集，具体方式包括档案交换、代管、寄存、购买、复制、捐赠等。实践中，国内外公共档案机构在档案征集方面不遗余力的引导鼓励社会力量参与其中，将大量散存社会的珍贵档案搜集进馆，取得了丰硕成果，积累了丰富经验。如我国苏州市工商档案管理中心的丝绸档案征集卓有成效，他们起草了丝绸档案征集的长期、中期和短期规划、《档案征集管理办法》、《丝绸档案征集专项经费使用方案》、《征集档案价值评估标准》等文件，规范档案征集行为，通过征集、征购等方式共收集丝绸档案近3万件[6]；2017年，广州市国家档案馆向社会征集优秀摄影作品、微电影、家族往事口述档案等资料，作为声像档案保存于档案馆内；再如，澳大利亚国家档案馆开展“强制收养历史项目（Forced Adoptions History Project）”，将分散保存在个人手中的反映强制收养历史与现状的文件（档案），通过官方网站提供的平台，源源不断地进入公共档案资源体系当中[7]。

总体来看，目前我国社会力量参与档案征集工作仍然存在一些问题和不足，比如档案征集资金不足，相关制度规范不到位，社会档案意识不高，社会力量参与的积极性不足，社会参与行为较为分散和被动，参与方式单一，在线参与不足等等。因此，我国社会力量参与档案征集工作仍需要进一步完善、加强和创新，具体可以借鉴国内外的先进经验，通过加大政策支持、规范征集行为、拓展征集渠道、加大征集宣传和成果宣传、创新征集方式、加强资金和人才保障等方面提升社会力量参与档案征集的质量和水平。

1.2.2 参与档案整理与著录

公共档案机构拥有丰富档案馆藏，同时也面临着海量档案资源的整理与著录任务，这对于拥有有限人、财、物力投入的公共档案机构来说是一个巨大挑战。因此，充分利用社会力量开展海量档案的整理与著录成为一个理性的选择。现实中主要可以分为三种方式，一种是向社会购买的方式，即通过档案外包将馆藏档案资源的整理与著录任务交由社会化档案服务公司来承担，公共档案机构需要加强监管和质量控制，目前应用较为广泛；第二种是借助档案志愿者或其他人员现场开展档案整理与著录工作，公共档案机构需要对参与者加强指导和管理，实际应用也较多；第三种是社会公众通过互联网和社交媒体在线参与公共档案资源的著录等工作，即档案众包。该方式目前在国内应用比较少见，在国外应用较为广泛，比如美国国家档案馆的公民档案工作者项目在档案馆官网建立“Archivist Dashboard”作为众包平台，同时加强与社交媒体合作，公众可以在众包平台上或通过社交媒体参与档案著录标引（贴标签）、转录、编纂等工作。

1.2.3 参与档案鉴定

档案鉴定工作是确定档案真伪、预测其价值大小并赋予其保管期限的重要工作，它关系到档案的存毁，难度大，责任重，因此，仅仅依靠行政官员和档案工作者开展档案鉴定而把作为广大利益相关者的社会大众排除在外是不合理的。早在20世纪，德国学者布姆斯（Hans Booms）就已经提出：“档案价值不应该取决于詹金逊所说的行政官员，也不应该取决于谢伦伯格所说的历史学家，而是取决于人民大众”[8]。可见，引入社会公众参与档案鉴定具有很大的理论合理性。实践中，随着馆藏资源的日益丰富和多样化，出现了大量民间档案、新门类档案、新载体档案等，档案内容涵盖的范围和领域也越来越广泛，在档案鉴定过程中如何准确判定这些档案的价值？如何满足社会多元化的档案需求？如何维护不同社会群体的原始记忆？这些问题仅仅依靠公共档案机构自身力量和经验难以得到有效解答，这进一步加大了档案鉴定的难度。因此，充分认识到自身在经验和知识上的不足，引入社会力量（如专家学者、普通公众、民间收藏家、民间组织等）参与公共档案鉴定工作便成为公共档案机构的理性选择。

引入社会力量参与档案鉴定工作可以分为两种方式，一种是通过线上众包的方式，典型代表如美国的公民档案工作者项目，在线邀请社会公众参与档案的考证与识别工作；还有一种是通过线下引入社会力量参与档案鉴定，如美国加州大学东南亚档案馆通过与越南、老挝、柬埔寨籍的社区成员协商合作，完成对社区档案的鉴定工作[9]。总之，引入社会力量参与公共档案资源鉴定是公共档案管理应对社会多元化、档案资源多元化和档案信息需求多元化的必然选择，是建设一个更加开放、民主、多元、亲民的档案馆的必由之路。

1.2.4 参与档案信息化建设

公共档案机构的档案信息化建设包括档案网站建设、档案数字化、数字档案馆建设等内容，既需要大量的人力、物力和技术投入，同时也关系到档案信息资源建设与开发利用的质量，与社会公众的需求和利益密切相关。因此，公共档案机构应积极引入社会力量参与到档案信息化建设中来，引入社会力量参与的方式主要有二：一是通过档案外包的方式向档案社会化服务公司购买信息化服务，该方式目前已较为普遍；二是在档案信息化建设的全过程引入社会公众参与，包括档案信息化的规划、数字档案资源的来源、档案管理系统建设、数字档案服务提供方式等方面均需要根据公众需求和利益诉求开展工作，从而有效提升信息化工作的质量和效益，此方式目前在我国应用并不多，国外有不少成功范例。如美国国家档案馆新版网站的建设是公众智慧的结晶，整个网站改版历程充分体现了对公众意愿的尊重，美国国家档案馆通过收集用户反馈意见确立改版目标，运用数据调查分析方法掌握用户需求，吸引用户参与联网卡片分类建构网络框架，开辟公众投票渠道敲定首页风格，总之，美国国家档案馆网站的改版过程充分体现了公众的利益诉求和信息需求，成为公众参与档案信息化建设的成功典范[10]。

1.3 参与公共档案资源开发与利用服务

公共档案资源开发与利用服务是满足公众需求的根本措施，我国在档案资源开发利用方面取得了巨大进步和成绩，但公共档案资源开发利用仍然存在一些问题和不足，它们集中体现为许多公共档案机构的档案开发利用容易出现自说自话、自娱自乐的现象，开发利用效果不好，社会参与度和满意度不高。要改变这一现状，必须充分引入社会力量参与，尊重公众需求和利益诉求，有效借助社会的资金、知识、智慧与力量开展互动式、参与式开发利用，提高公共档案资源开发利用的质量和效益。“只有把档案服务的‘话语权’交到群众手里，档案文化建设才不至于是档案部门的‘自说自话’”[11]。实践中最适合引入社会参与的领域包括档案编研出版、档案展览、档案宣传与教育等方面。

1.3.1 参与档案编研出版

档案编研出版是公共档案资源开发与利用服务的常见方式，它可以系统全面的展示档案资源管理成果，有效促进档案信息传播和共享，提升公共档案机构的影响力和文化产品开发能力。但现实中公共档案机构的许多编研工作并未取得良好社会效益，一是公共档案机构对社会需求了解不足，盲目确定选题和研究领域，致使编研成果社会关注度不高；二是公共档案机构限于自身的知识、经费、能力等方面的不足，编研质量和水平不高，档案资源开发利用深度不够。要摆脱这些困境，充分引入社会力量参与编研工作，在把握社会需求的基础上，充分借助社会力量的知识、经验、智慧、资金和专业能力，推出一批高水平的精品力作，是提高档案编研质量和效益、提升档案开发利用社会影响力的有效路径。

实践中，国内外许多公共档案机构已经意识到独立编研的不足和劣势，积极走开放编研之路，与社会力量合作开展档案编研工作，取得了良好社会效益。比如2014年，广东省档案馆成立档案编研专家委员会，聘请社会各方面专家参与馆藏专题档案史料开发及审稿、资政参考编写等工作，充分发挥专家在档案资源开发方面的参谋智囊作用，取得了突出成效，档案资源开发效率、广度和深度明显提高，编研工作初步实现转型发展，形成开放编研、合作开发的新局面[12]；2016年，天津市档案馆与天津出版传媒集团签署战略合作协议，充分借助天津出版传媒集团在图书文化资源融合、产业创新、品牌经营与传播等方面的优势，通力协作，力求打造一批更具专业水准、更有文化品位、更受市场欢迎、更有社会影响力的档案文化精品，推动档案事业和出版事业实现双赢[13]；再如，美国国家档案馆的公民档案工作者项目，将档案编纂整合到其在Wiki的Our Archive子类目下，公众既可以分享档案信息和知识，也可分享他们的调查研究，通过在Wikiproject NARA上创建维基百科分享更多人，这就通过档案众包的方式将社会公众引入到档案编研工作中来，有效提升了档案编研成果的关注度和传播效果[14]。

1.3.2 参与档案展览

档案展览是公共档案机构档案开发利用的重要方式，也是开发利用成果的集中展示，近年来，我国公共档案机构策划举办了不计其数的档案展览，取得了良好的宣传教育效果，提升了社会档案意识，传播了档案文化，提升了档案机构的影响力和社会知名度。但与此同时，档案展览仍然存在一些共性问题，包括档案展览资金和人力资源不足，社会需求调研不足，展览的社会关注度和效果不尽人意，展览内容和呈现方式单调乏味，缺乏创新，社会参与办展不足等等。因此，档案档案机构应坚持开放办展的理念，广泛引入社会力量参与办展，尊重社会需求，整合社会优势资源和力量，提升档案展览质量和社会影响力。公共档案机构引入社会力量参与档案展览应注意以下几点：第一，尊重公众展览需求和意见。档案展览不是公共档案机构的闭门造车，而应积极了解和采纳公众的意见和需求，如此才能真正提升展览的吸引力和社会关注度。如2016年，成都市档案局（馆）邀请13名市民代表督查“成都故事”档案展览实施情况，市民就内容安排、展览手段、管理方式、宣传推广等方面提出督查建议，市档案局认真听取并充分考虑和采纳这些意见建议，充分体现了对公众意愿和需求的尊重[15]。第二，与社会力量合作办展。合作办展是公共档案机构整合社会力量和资源，提升档案展览质量和影响力的一个不错选择，合作对象可以是文博等公共文化机构，也可以是企业、公众个人，还可以是民间组织。合作办展在实践中并不少见，如2015年，广东省档案局（馆）与90后民间收藏家李楷瀚合作，在广东省档案馆举办《潮汕记忆——李楷瀚民间档案文献收藏展》，展出李楷瀚收藏的民间档案文献836件，这是省档案局馆首次为潮州民间收藏家举办的个人展览，有效提升了社会档案意识，增强了档案展览的吸引力[16]。第三，建立科学合理的合作办展机制。合作办展的参与主体应注意加强协作，不断磨合，建立科学有效的协作机制，这是保证合作能够有效开展的基础。如北京市档案馆和首都博物馆联合举办的“北京的胡同四合院”展览就建立了良好的合作保障机制，包括定期召开协调会、论证会和碰头会，确定展览项目任务组及负责人，分配展览行动任务，建立协调沟通制度等，这些制度有效保障了合作办展的顺利开展[17]。

1.3.3 参与档案宣传教育

公共档案机构是集中保管、开发利用和宣传展示公共档案资源的基地，具有向社会开展档案文化宣传与教育的责任，但公共档案机构毕竟不是宣传教育机构，其在宣传渠道、推广手段、教育方式上仍然存在很多先天不足与缺陷。因此，充分引入和借助社会上专业化的宣传与教育机构参与公共档案宣传与教育工作，是增强公共档案文化宣传和教育效果、实现互利共赢、提高社会效益的不错选择。比如公共档案机构可以与学校开展合作，将档案馆打造成爱国主义教育基地、第二课堂和中小学社会实践活动基地，共同开发教育课程，提升教育活动的针对性和教育效果；还可以与新闻媒体、通讯供应商及互联网机构开展合作，利用丰富馆藏档案资源设立档案文化专栏、制作档案节目和档案广告、拍摄档案新闻、影视和纪录片、发送宣传短信等，提升档案开发利用产品的价值和宣传效果，讲好档案故事。

2 社会力量参与公共档案管理的问题分析

近年来，我国公共档案管理社会参与取得了很大发展和成效，比如档案数字化、档案信息化、档案编研、档案培训等领域的外包广泛推进，档案合作大量开展，借助社会力量开展档案征集和专家论证，通过社交媒体、档案座谈会、听证会等征求意见，民意调查、网络投票也较为常见，档案志愿者逐渐普及等，这些社会参与行为给公共档案管理注入了活力，提高了公共档案机构的行政效能，公共档案机构人、财、物紧缺的状况有所缓解，有力促进了档案事业的健康发展。但总体来看，我国公共档案管理的社会参与仍然不足，没有受到应有重视并形成常态，依然处于初级阶段，具体问题和不足主要表现在以下方面：

2.1 社会参与开展深度不够，层次不高

由于档案资源的特殊性，出于保护档案安全的考虑，许多公共档案机构社会参与的形式大于内容，许多社会参与活动停留在征求意见、资源征集、档案外包等较浅的层次，而有关公共档案管理立法与决策、深度合作等参与形式较少，导致社会关注度与参与度较低，参与效果有限。

2.2 社会参与开展的广度不够，形式较少

公共档案机构缺乏对社会需求的关注，引入社会力量参与的领域较窄，形式较少，与社会力量缺乏互动，主要是公共档案机构在资源建设上主动寻求社会参与和合作，社会力量处于被动参与的位置。

2.3 对技术和平台的利用有限，参与方式创新不足

我国公共档案管理社会参与以线下参与居多，借助互联网和社交媒体技术开展的线上参与较为少见，如公共档案机构的社交媒体平台偏重于政策宣传和文化传播，社会参与的内容和方式较少涉及。

2.4 社会参与渠道狭窄，缺乏理论指导和长效机制

目前有关档案事业社会参与问题的理论探讨较为缺乏，与社会参与相关的法规制度和政策指导存在缺失和不足，虽然社会参与主体看上去非常广泛，但参与效果缺乏机制保障。比如档案开放机制不完善，社会参与程序不具体，参与项目选择机制缺失，参与主体代表性不够，资金保障不到位，监督评价机制不规范健全，社会意见得不到重视和合理反馈。这些都导致许多公共档案机构对社会参与的界限和程度认识不到位，比如要不要引入社会参与，哪些领域应该引入社会参与，社会参与的程度如何把握，社会参与方式如何选择等问题，都没有明确的政策指引，因此，很多公共档案机构在实践中要么消极应对，要么随意而为，制度操作性低且不稳定。

2.5 社会力量发展尚未成熟

公共档案机构引入社会力量参与，给社会带了很好的参与和合作机会，但目前我国社会档案意识普遍不高，档案事业社会参与意识和能力不足，社会广泛支持和参与档案事业的环境尚未形成。许多公众在公共档案管理事务面前缺乏参与动力，对档案公共利益存在漠视和短见；档案社会组织（包括档案中介机构、社会团体、民间组织等）发育不成熟，发展缓慢，实力小，能力弱，作用发挥不充分；档案社会化服务市场机制不健全，服务质量和从业人员素质不高，存在安全风险等，极大地影响着社会参与开展的层次和效果。

3 社会力量参与公共档案管理的对策分析

3.1 提升社会参与的深度和层次

根据美国约翰·克莱顿·托马斯教授提出的公众参与有效决策模型[18]，社会力量参与公共管理的程度是有区别的，公共档案机构应根据具体管理需要，在严格保障档案信息安全的前提下，适当提升社会参与的深度和层次，积极引入社会力量开展公共决策和协商式决策（如公众听证会、咨询委员会等），积极推进共同生产的伙伴式参与方式，通过档案志愿者、档案众包、共建档案资源开发基地、合作展览与编研等方式提高社会参与度和合作层次，保障社会参与质量和效果。

3.2 拓展社会参与的广度和形式

通过前文对社会力量参与公共档案管理的内容分析可知，社会力量参与公共档案管理的内容和领域是非常丰富和广泛的，公共档案机构应在深入分析立法、决策、行政和社会需求、馆藏档案资源的来源、内容、形式等特征的基础上，根据国家政策法规要求并结合自身实际积极拓展社会参与的广度和形式，加强与社会力量的互动，通过广泛借力实现公共档案资源建设与开发的多元合作和互利共赢，提升公共档案管理质量和水平。

3.3 积极借助新技术搭建高效社会参与平台

目前，计算机互联网技术、社交媒体技术、大数据技术等各类信息技术迅猛发展，深刻影响着公共档案管理的方式和效果，同时也为公共档案管理社会参与方式的革新提供了巨大的机遇和发展空间。公共档案机构应注意借助最新信息技术革新社会参与的渠道和方式，搭建统一的技术平台。前国家档案局局长杨冬权认为，“档案部门的有些工作，如档案编目、关键词著录、照片上人物的识别与标注、展览的设计、开放档案的编研、网络视频的制作等，是可以由志愿者、专业公司、中介组织等社会力量在网上进行的。我们可以通过网络组织社会力量进行这些工作。国外的一些档案馆已经开始这样做了，我们更应该抓紧这样做，充分利用网络来动员社会力量在网上参与档案工作”[19]。我国公共档案机构必须深刻认识到Web2.0等先进技术对于社会参与方式革新的重要价值和意义，大胆应用最新技术与社会公众建立新型联系，创新公共档案管理社会参与方式，这是我国档案事业社会参与实现突破发展的重要机遇。

3.4 建立社会力量参与公共档案管理的长效机制

第一，要建立完善的社会参与制度体系。今后应加大有关公共档案管理社会参与事项的法律法规和标准规范的制定力度和广度，在《档案法》、档案行政法规、档案行政规章以及相关标准规范中对档案资源的开放与共享、社会参与的理念、原则、组织、范围、内容、方式、主体、程序、参与者的权利与义务、沟通与协调、评价与激励、安全保障等进行全面和明确的界定，提升社会参与的公正性、有效性和操作性，从立法和制度层面保障社会的知情权、听证权、参与权、监督权与协助权，为我国公共档案管理社会参与的规范化、有序化开展提供制度保障。第二，多渠道筹集资金。公共档案机构应加强社会宣传和推广，发展多元融资伙伴和渠道，主要的资金来源可以包括政府拨款、企业事业单位资助、个人资助、专业机构资助、公益基金资助、自主经营收入等，同时政府也可以通过政策、税收等措施对捐赠单位给予一定倾斜。只有通过多渠道融资才能筹集到丰厚的资金，为公共档案管理社会参与活动的持续有效开展奠定良好的资金基础。第三，建立监督评估机制。监督既是压力又是动力，对公共档案管理社会参与的监督应是双向的，一方面，公共档案机构应依法对社会力量参与主体进行严格监督，保障公共档案利益；另一方面，社会参与方也要对公共档案机构引入社会力量参与过程中的一系列决策及其实施进行监督，及时提出意见和建议，形成良性互动的监督机制。第四，建立沟通协商机制。公共档案机构与社会参与主体应加强沟通交流，促进信息共享，充分了解各自需求，及时化解参与纠纷，维护社会参与方的知情权和表达权,沟通方式可以包括召开会议、建立邮箱、搭建论坛等信息沟通平台。

3.5 提升社会参与意识，发展壮大社会力量

公共档案机构应加强档案宣传教育与开发利用，培养与提升社会档案意识和公众的公共责任意识和参与意识，鼓励其积极参与公共档案管理事务，积极响应社会组织和公众的利益诉求和参与诉求，注意引导社会公众思考过去与未来之间的联系，让其认识到参与公共档案管理有助于维护自身的合法权利，有助于维护集体记忆和民族认同。同时，要大力扶持和规范档案中介机构、社会团体、非营利性机构、非政府组织等社会组织的建设和发展，尽可能地对其加大经费、人员、法律、税收等方面的扶持力度，将公共档案机构所承担的一些事务性、技术性、服务型职能交给社会组织承担，拓展参与范围，在加强宏观指导和联系的同时，保障其自主性和独立性，减少行政干预，充分发挥社会组织在公共档案管理中的作用。