科普场馆档案资料室建设的思考

文/刘海燕

档案资料室建设是科技馆档案管理的核心，是档案开发利用的基础。文章以延安科技馆为研究对象，提出自己关于档案资料室建设的建议，以提升档案资料室建设的成效

延安科技馆是一座公益性科普场馆，始筹建于1983年，1987年7月正式开馆，主要通过常设和短期展览，通过参与、体验、互动性的展品及辅助性的展示手段，面向公众进行科普教育、科技传播和科学文化交流活动。过去一段时间内，延安市科技馆在积极培养公众的科学思想、科学方法和科学精神，提高公众的科学素质，促进延安市经济社会科学和谐发展方面发挥着重要作用。2006年，在中共延安市委、市政府的统一规划下，科技馆迁址西北川枣园路中段。目前新馆已经开馆5年时间。

档案资料是否完善和准确，直接关系着科技馆的后续发展。随着科技馆的易地建设以及标准化发展，档案资料室成为科技馆的重要组成部分，为了使档案资料室能够满足当下科普工作需求，更好地为科技馆科普事业发展保驾护航，建设一个具有科技馆特色的档案资料室势在必行。

一、明确档案资料室的功能定位，提升服务效益

科技馆的档案室有别于综合性档案室，“大而全”的馆藏要求不适合科技馆的需求。延安科技馆具有科普宣传、科技培训、科技咨询和青少年教育等功能，档案室定位必须与科技馆专业和科普事业密切结合，偏重于将科技馆专业资料、科普宣传、科普读物、科普刊物、科技文献及实用技术和科技人才库等内容作为收藏重点。因此，在建设档案资料室过程中，科技馆所收藏的文献资料应是最快捷最便利的信息资源，一是要方便本馆工作人员查阅本专业资料，二是要为科普宣传、学术交流提供更高层次服务，三是要为各条战线的科普工作者提供重要的人才信息平台，为城市建设服务。

为此，科技馆要强化档案服务工作，优化档案服务内容。首先，要进一步探索从信息化的角度开展服务工作，打破服务的时间界限以及空间界限[1]。例如，依托于科技馆网站、微信公众号等平台来开通档案查询与检索的通道。其次，要完善档案资料收集工作，明确归档以及立卷标准，突出收藏重点，确保档案资料的完整性、真实性以及准确性，为档案服务工作打下扎实的基础。最后，要加快档案资料共享，探索与相关单位建立“云共享”平台，缩减档案传输利用的时间以及成本，进一步提升档案资源的利用价值。

二、完善数字化管理模式，提升档案管理的信息化水平

麻雀虽小，五脏俱全。即使是作为科技馆的一个组成部分，档案室也应有其完善的管理模式。过去传统的档案资料管理只是简单的档案资料管理，馆藏以单一的纸质印刷品为主，具体操作通过手工完成。其封闭式的管理不但导致资源利用率过低，还造成相关资源的极大浪费，同时越来越不能吸引服务对象的注意力，这使得档案资料工作停滞不前。

为了改变这一局面，科技馆在建设档案资料室的过程中必须要紧贴本馆的实际，完善数字化管理模式，避免盲目性管理、无序化管理等问题的出现，更好地服务社会[2]。同时，科技馆要重视档案资料数字化、信息化建设，依托相应的信息技术来为科技馆档案资料室的发展带来新气象。首先，科技馆可以利用网络优势，改变传统手工管理模式，建立一套科技馆独有的网络化管理模式，打造集“藏、借、阅、咨询”等功能为一体的管理平台以及服务平台。例如，科技馆可以通过档案管理系统对档案资源进行高效化管理，并通过该系统对档案信息资料予以管理、开发和利用。其次，科技馆要围绕档案资料的功能定位，体现“以人为本”“以读者为中心”的管理原则，建立相应的档案资料数据库，推动档案资料室的管理优化升级。例如，可以围绕科技档案、科普档案、藏品档案以及其他档案来建设专题数据库，对档案资料进行专题化、版块化管理[3]。最后，科技馆也要做好数字安全管控工作，综合利用多种现代化信息技术对档案资料进行加密，避免档案管理系统以及计算机遭受木马、黑客等病毒程序的入侵，进一步实现现代化管理的目标。

三、加强统筹规划，完善规章制度

加强档案资料室的制度建设是资料室工作顺利进行的必要保证。为了使本馆人员和各个层面的需求者更有效地利用资料室的平台开展科普宣传、科技咨询及人才库研究工作，就必须建立和落实一套科学的管理制度，这是我们提高服务质量的保证。第一，建立一套切实可行的档案资料管理制度，包括借阅制度、流通制度、损失赔偿制度、全开架管理制度等。同时，在上述制度中要细化各项制度的内容，确保制度具有可行性、针对性和科学性。第二，明确档案管理中各个部门的职责，形成以档案资料室管理为主，其他部门配合为辅的管理机制，做到严格管理，严格执行。第三，建立一整套行之有效的检索程序，便于读者查找与借阅，提升检索效率，节约检索成本。第四，建立健全档案资料室的采购制度。在采购相应资料时，要通过调查问卷、访谈交流等方式与服务对象进行沟通，认真听取服务对象的意见和建议，而不是单纯关注数量[4]。也就是说，科技馆应更应关注资料的质量，确保资料的及时更新与利用。在此基础上，档案资料室要合理配置资金，结合科技馆发展规划以及读者的具体意见来使用资金，让有限的资金发挥出最大效能。

四、完善档案管理人才队伍建设，夯实档案管理基础

档案资料员是档案资料管理的主体，主要负责文献信息的搜集、组织和传递。从当前环境来看，提升档案管理人员的自身素质，培养高质量的管理队伍，是办好档案资料室的必要保障和基础。一方面，档案资料员在科技馆的各项工作中担负着重要使命，档案资料工作保障作用能否最大限度地发挥，与管理人员的自身素质息息相关。具体而言，新时期的科技馆档案资料管理工作内容以及目标发生了变化，更加要求管理人员具有强烈的事业心和责任心、良好的职业道德修养、专业素质和熟练的专业技能以及严谨的工作作风。另一方面，档案资料员的自身素质以及能力会直接影响档案管理成效。因此，应从以下几个层面来完善档案管理人才队伍建设。第一，科技馆要创新培训模式，优化培训内容，提升档案管理人员的应用理论知识的能力和实践能力。第二，档案管理人员要树立自主学习意识，不断更新自身的知识储备，学习和积累专业知识，及时掌握现代新技术手段，努力适应新时期档案资料管理工作的高标准、严要求。第三，科技馆要重点强化信息化领域的培训，将档案管理人员培养为现代化信息手段的熟练应用者。

新时期，科技馆要进一步实现转型升级目标，发挥自身在传播科学思想、普及科技知识领域的作用，就必须要抓好档案室建设工作，应用现代化管理理念以及管理技术对多种档案资料进行科学管理。为此，科技馆档案资料室要围绕科技馆的发展趋势和目标，跟进科技馆的建设步伐，利用自身的资源优势，为科技馆工作提供优质的科普资源。同时，档案资料室要进一步丰富和完善相应的基础性工作，为科技馆的良好运营提供坚实的物质保障以及信息保障。 (作者单位：延安市科技馆）