信息化时代医院档案管理工作的创新思路

丁其昌

摘 要：医院档案涵盖业务档案、科研档案、病历档案等多种类型，传统的档案管理模式需要耗费大量的时间与人力资源，不仅工作效率低，而且档案利用率也受到限制。近年来，随着计算机、互联网、大数据等信息技术的迅猛发展，医院档案管理逐步建立了一套科学完善的信息化管理体系，借助于信息技术的智能分析与处理功能，医院档案利用率得到大幅提升，为医院各项工作的顺利开展提供了重要的参考依据。因此，本文将围绕医院档案信息化管理的必要性以及管理创新思路展开论述。

关键词：信息化;医院档案;应用优势;创新思路

信息化时代的到来，为社会各领域提供了强大的技术支撑，尤其对医院档案管理工作来说，每天将产生大量的数据信息资料，自档案信息管理系统建立以来，依托于计算机与大数据技术，档案资料收集、汇总、建档、查询、借阅、保管等工作均实现了智能化管理，既减少了人力资源成本，提升了工作效率，同时，对促进医院的健康可持续发展也做出了积极贡献。

1 医院档案信息化管理的必要性分析

1.1 减少人力资源成本

与其它行业相比，医院档案资源较为丰富，涉及的内容较为繁琐，而且每天将大量的文件、报告、信息、数据，这就给档案管理工作增加了难度。过去，在档案收集、建档、管理方面，需要大量的人力资源，才能完成工作任务，不仅造成了资源浪费，也给医院增加了额外的经济负担。信息化时代背景下，大量的纸质档案转变为易于传输、易于分享的电子档案，档案需求人员只需要通过互联网或者内部局域网便可以随时调取相关档案内容，既节省了人力资源与低值易耗品，同时，也减少了投入成本，间接为医院创造了经济效益。

1.2 提高档案利用率

不同密级的档案，保存的时间也有所不同，对于一些参考价值高或者对临床诊断具有重要指导意义的档案，则需要永久保存，但是，由于过去的纸质档案在保管期间极易发生丢失、受潮、损害等现象，这就给各项工作的顺畅衔接带来了诸多困扰。另外，在档案查询时，需要逐一核对每一个档案柜，不仅耗费了大量时间，而且也影响了工作进程。在信息化时代背景下，则有效避免了这种情况的发生，档案借阅人员只需要登录档案信息系统，在智能检索框内输入所要查询的档案名称，便可以迅速获取相关的档案资源，档案的利用价值也得到切实体现[1]。

1.3 档案存储空间海量化

传统的纸质档案管理模式，需要占用大量的存储空间，而对于经营规模较小的医院来说，用于存储档案的空间相对较少，以至于经常发生档案丢失的情况。自档案信息管理系统建立以来，大量的纸质档案转变成为计算机系统可识别的图片格式或者电子文档格式，经过信息技术的压缩处理，这些档案被统一存储在海量数据库当中，这就节省了大量的存储空间，同时，也延长了档案资源的保存时限。

2 医院档案信息化管理存在的问题

2.1 管理软件的应用标准不统一

目前，档案信息管理软件市场鱼龙混杂，各种类型的管理软件层出不穷，这就导致一个地区的多家医疗卫生机构使用了不同版本的管理软件，而这些软件的功能各不相同，因此，给档案管理工作也增加了难度。工作人员在收集、汇总档案资源时，工作效率也存在较大差异，这就给医院的经营发展带来了诸多不利影响。

2.2 系统存在安全隐患

由于档案信息管理系统接入内部局域网或者互联网，档案资源完全处于网络共享环境当中，因此，档案数据库极易受到网络病毒的侵害或者网络黑客的攻击，而产生数据丢失现象，给医院带来巨大损失。另外，由于档案管理人员操作技能不娴熟，或者档案信息管理系统的登录端未采取加密登录验证措施，外来人员可以随意登录系统，导致档案信息泄露。

2.3 专业技术水平有待提升

档案信息管理系统涉及计算机技术、互联网技术、大数据技术等高尖端技术类型，虽然多数档案管理人员已经熟练掌握了计算机操作技能，但是，对档案信息管理系统的功能性认知少之又少，以至于在实际工作当中，经常出现档案资料录入错误的情况，这不仅影响了工作进度，而且也给档案需求部门设置了一道障碍。

3 信息化时代背景下医院档案管理工作的创新思路

3.1 加大资金投入，统一应用软件

医院档案信息化管理需要大量的硬件设施，比如计算机、打印机、扫描仪、数码设备、等，因此，医院管理层领导应当制订一个科学合理的资金投入计划，建立档案信息管理系统建设的专项资金，并指派专人对资金的使用情况进行全程监督，确保每一分钱都能够花在刀刃上。另外，为了提高档案管理工作效率，医院档案管理部门应当对应用软件市场进行调研和考查，并购买最具权威、功能性稳定的应用软件，以统一档案信息系统标准，以促进档案管理工作绩效的提升。

3.2 树立服务意识，创新工作模式

与其它行业相比，医院属于社会公益服务机构，因此，医院档案管理部门应当始终秉承“患者至上”的经营理念，在实际工作当中树立高度的主人翁责任意识与服务意识，在实际工作当中，充分发挥档案信息管理系统的优势，建立一个完善的档案数据库，为广大患者提供重要的档案信息参考。此外，管理人员在工作模式应当不断予以优化和创新，在收集档案资料时，利用大数据技术的分析筛选功能，提取出具有实际应用价值的档案信息，以提高档案利用率[2]。

3.3 树立安全意识，做好保密工作

基于对医院档案资源的特殊性考虑，档案管理人员应当始终将档案的安全管理工作放在首要位置，在档案信息管理系统的登录端设置密码验证，或者采取指纹登录、刷脸登录的方法，来保障系统的安全性。为了防止网络病毒的侵害与网络黑客攻击，档案管理人员应当树立高度的安全防范意识，对档案共享资源进行实时监控，如果发现档案资源被窃取，应当及时关闭网络传输通道。另外，管理人员应当与系统维护人员应当共同制订一个科学有效的档案信息管理系统安全防范机制，对违反相关制度的个人应当严肃处理。

3.4 健全培训体系，提升综合素养

信息化时代背景下，医院档案管理也开创了崭新的管理格局，纸质档案管理模式已经成为过去时，取而代之的电子档案已经在实际工作当中被广泛使用。因此，档案管理人员也应当秉持与时俱进的态度，不断对新知识、新技术、新本领进行钻研和学习。医院人力资源管理部门应当根据檔案管理岗位的职责权限与分工，建立一套科学完善的内部培训机制，将计算机技术、互联网技术、大数据技术、系统操作技能、个人职业素养等内容纳入培训体系当中，对档案管理人员进行集中培训或者远程线上培训。如果管理人员工作繁忙，应当利用业余时间在微信或者QQ等社交软件上，对相关知识进行系统学习，以提升自身的专业技术水平以及综合素养。另外，为了验证线上或者线下培训效果，医院应当定期对档案管理人员进行工作考核，如果考核成绩不合格，应当遵循“能者上、平者让、庸者下”的用人原则，给责任心强、管理水平高、专业经验丰富的管理人员提供更加广阔的发展平台，为推进医院档案信息化管理进程提供强大的人才保障。

4 结束语

新时代、新背景下，医院档案信息化管理体系已日趋完善，系统功能逐步拓展，因此，档案管理人员应当依托于信息技术，在工作当中不断创新管理思路与工作方法，在完成档案管理工作既定指标的同时，构建一个现代化、信息化、科学化的医院档案管理格局。

参考文献

[1]李玉芳.现代化医院管理须加快医院档案管理信息化建设[J].办公室业务，2020（12）：79-80.

[2]高婷婷.医院档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2020（7）：76，78.