人事档案信息化建设的必要性和对策

胡大利

摘 要：信息化时代，人事档案管理模式、管理内容发生变化，学界对于档案信息化的研究也逐步推进。将相关的人事信息录入档案管理系统，形成系统化、规范化、体系化的人事档案管理模式，建立人事档案数据库，已经成为人事档案管理工作的开展趋势。为此，文章就人事档案信息化建设的必要性进行分析，指出当下人事档案信息化管理工作中存在的问题，并结合相关理论提出自己的建议，旨在进一步推动人事档案信息化、创新化，确保人事档案管理工作更可持续、更有活力。

关键词：人事档案;必要性;问题;建设;建议

1 人事檔案信息化建设的必要性

1.1 提升人事档案利用实效，强化人事档案服务的必然要求

过去一段时间内，部分单位档案资源收集管理效率低、检索慢，存在利用度不高的问题。长此以往，单位档案管理工作逐步边缘化，难以受到重视。为此，有必要改进与完善单位档案管理机制，通过信息化、规范化以及科学化的方式对档案资源进行管理和利用[1]。一方面，对人事档案进行信息化处理，利用相关信息技术对人事档案进行管理，能够更好地服务于单位人事管理工作。单位人事管理人员只需要在线上就可以实时查询相关人事档案信息，进而更好地作出人事决策。另一方面，单位人事档案蕴含着许多重要人事信息，具有重要的社会价值。通过信息化技术对人事档案进行管理，能够实现人事档案长期保存，避免人事档案遭受物理、化学破坏。

1.2 减少人事档案管理成本，适应时代发展的内在要求

一方面，对人事档案进行信息化处理，将其储存于硬盘、云储存终端或者其他数字终端，能够减少对物理空间的占用，缩减管理、利用环节，实现线上一站式管理与一站式服务目标，减少管理成本。另一方面，未来人事信息势必会进一步增加，单位人事档案管理人员的压力和工作量随之增加。如果仍然通过传统纸质档案管理方式对人事档案进行管理，难以对人事信息资源进行集中处理。因此，从适应时代发展的角度来看，有必要将信息技术融入人事档案管理领域。

2 人事档案信息化建设的问题

2.1 人事档案信息化设施匮乏

人事档案信息化设施是人事档案信息化建设的基础，是快速推进人事档案管理工作的有力抓手。当下，部分单位人事档案信息化设施匮乏，软硬件环境有待优化。一是人事档案信息化硬件设施缺失。主要表现为高性能计算机、高容量硬盘、高速打印机、电子高速扫描仪、微缩相机等硬件处理设备缺失，既无法快速处理纸质档案资源，也无法集中、统一对纸质档案进行数字化转化并处理。二是人事档案信息化系统功能单一，尚未与人事管理系统关联起来。一方面，人事档案管理系统在资源检索、资源合并、格式转化、数据关联、数据共享等领域的功能不健全，难以满足新时期人事档案管理、开发与利用的需求。另一方面，人事档案管理系统与人事管理系统之间存在数据壁垒，许多信息资源无法同步，导致人事档案管理人员无法及时将相关的人事信息录入系统中，人力资源管理人员也无法根据自身权限来查看人事档案信息。

2.2 信息技术与人事档案管理工作的融合度不高

部分单位目前主要是通过计算机、人事档案管理系统对人事档案进行处理，尚未将大数据技术、云储存技术、智能算法、新媒体技术融入到该领域，制约了人事档案管理工作转型[2]。一是大数据技术应用滞后，没有应用大数据在数据检索领域的特性，导致人事档案数据库建设，不利于对人事档案信息进行集中利用与对比，弱化了人事档案在选人用人领域的作用。二是云储存技术应用滞后，许多人事档案没有自动备份至云终端，不利于人事档案长期保存。三是智能算法应用滞后，尚未结合单位检索需求设置检索条件，不利于提升检索效率和质量。四是新媒体技术应用滞后，人事档案查询、检索服务尚未转移或者同步至单位内网、微信公众号终端，不利于提升查询、检索的便捷性。

2.3 人事档案安全管理不足

虽然信息技术能够提升人事档案管理实效，但其也存在明显的弊端。典型表现在信息化环境下人事档案管理难度不断提升，容易引发泄密事件，威胁人事档案的原始性、真实性和准确性，无法最大限度保障人事档案价值。一是网络安全问题。许多勒索病毒、木马程序、黑客程序、恶意插件侵入人事档案管理系统后可以破坏、非法加密、盗取、篡改人事档案信息[3]。二是技术应用问题。大多数单位尚未将区块链、数字加密、数字签名、云加密技术应用到人事档案管理领域，不利于打造现代化的人事档案安全管理网络。

3 人事档案信息化建设的建议

3.1 更新人事档案信息化设施，营造良好的管理环境

事实证明，只有不断引进并更新人事档案信息化设施，才能减轻档案管理人员工作压力，确保纸质档案数字转化、人事档案线上管理工作顺利推进。一是要优化人事档案信息化硬件设施，结合单位实际需求、业务需求、经费情况购置高性能计算机、高容量硬盘、高速打印机、电子高速扫描仪、微缩相机等硬件处理设备，优化档案室的工作环境，真正为人事档案信息化建设提供基础条件。二是要强化人事档案系统功能，加快系统联通。一方面，要结合人事档案管理需求，优化人事档案管理系统在档案分类、资源检索、资源合并、格式转化、数据关联、数据共享等方面的功能。另一方面，要加快人事档案管理系统与人事管理系统的数据联通，节约单位整体管理资源，不断发挥人事档案在人力资源管理中的作用。

3.2 深化对现代信息技术的应用，实现管理模式创新

新时期，单位要进一步深化对现代信息技术的应用，拟定人事档案管理、开发、利用方案，进一步突出人事档案管理特色。一是要对大数据技术进行应用，以部门、特长、专业、职位或者其他条件设置深度检索条件，对档案进行集中分类，进而建设有单位特色的人事档案数据库，便于后期档案编研、档案利用。二是要对云储存技术进行应用，购置或者租用相关的云储存终端，及时将人事档案管理系统中的人事档案进行备份，避免系统崩溃后无法及时恢复档案信息。三是要加快智能算法应用，结合档案利用主体的检索需求、检索习惯设置更多元的检索条件，打造现代化人事档案检索平台。四是要加快新媒体技术的应用，延伸人事档案服务领域和服务内容，打造一站式人事档案管理与利用平台。

3.3 重视人事档案安全管理，充分保障人事档案内容的准确性

一方面，要重视对单位内部网络安全问题，通过防火墙、病毒查杀来有效抵制各种病毒程序。同时，保密性较强的单位也可以单纯通过内网对人事档案进行管理，使用专门的加密U盘以及加密设备对人事档案进行复制、传输、管理与利用。二是要深化对现代信息安全技术的应用，探索将区块链、数字加密、数字签名、云加密技术应用到人事档案管理领域，设置相应的访问权限，搭建人事档案安全管理体系，真正确保人事档案无误，避免泄露相关的隐私。

4 结束语

新时期，单位人事档案管理工作要坚持改革先行，善用信息技术对档案管理方式、内容进行革新，实现创新目标。具体而言，一是要更新人事档案信息化设施，营造良好的管理环境;二是深化对现代信息技术的应用，实现管理模式创新;三是要重视人事档案安全管理，充分保障人事档案内容的准确性。相信在人事档案管理人员不断开拓创新下，单位人事档案资源能够得到更深层次的开与利用，人事档案管理工作会呈现出崭新的面貌。

参考文献

[1]韩梅.人力资源视域下干部人事档案管理工作优化研究[J].兰台内外，2020（21）：64-65.

[2]安晓荣.事业单位人事档案的利用价值及其实现[J].兰台内外，2020（21）：72-73.

[3]林亦夏.信息技术服务于人事档案管理工作研究[J].办公室业务，2020（14）：92+99.