人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革策略

邓茜

摘 要：人事档案是一种相对重要的信息资源，通过档案能够了解人类的主要经历、政治面貌、品德作风等各方面的内容，从而起到一定的参考应用作用，是人类进行社会活动实践的重要证明。在市场经济快速发展的背景下，户籍制度与人事制度发生了一定的变化，传统的人事档案管理不能适应新时代的要求，因此我们必须要重视人事档案管理由传统档案实体管理向信息管理的不断改革，解决现阶段传统人事档案管理中存在的问题，提高人事档案管理水平。

关键词：人事档案管理;档案实体管理;信息化管理

人事档案管理在人事管理制度当中占据着重要的地位，有利于对人类从事活动进行详细的经历，是一个人的实际情况的反应，也是人才信息的重要载体[1]。加强人事档案管理工作的开展能够提高人事工作的效率，从而为开发人力资源奠定良好基础，有利于对现阶段人事档案管理工作奠定良好的基础。

1 传统实体人事档案管理存在的问题

1.1 专业人员较少，流动性较大

现阶段，人事档案管理人员内部的专职档案员，人数相对较少而具备专业技术资格的专职档案管理人员更是极为缺乏，大部分的人事档案管理工作人员主要是人事部门的工作人员进行兼职，由于人事工作人员出现频繁的变动，因此导致人事档案管理工作受到较大的影响。

1.2 专业素质弱

目前档案管理人员的整体年龄结构相对较大，并且并未受到过组织提供的专业档案培训，使得档案管理专业知识整体较为缺乏，档案管理队伍素质不过关的。

1.3 思想觉悟差，事业心弱

现阶段，由于多数档案管理人员对人事档案管理工作常常存在认识不足的情况[2]，因此部分组织内部的人事领导认为档案工作的质量对于组织发展影响并不大，不重视人事档案管理工作的重要作用发挥，使得档案管理工作被忽略。

1.4 管理方式落后

目前，在开展人事管理工作的过程中，传统实体档案管理模式占据的空间相对较大，常常通过纸质档案来对相关的信息资源进行保

存[3]。在时间不断推移的背景下，人事档案调动情况较多，档案数量不断加大，对空间的占有率也越来越多，对于计算机的应用只是停留在初级阶段，现代化的管理手段整体处于落后状态，人事档案管理工作效率普遍较为低下。

2 人事档案管理向信息化管理的改革策略

2.1 重视人事档案管理信息化

在人事档案管理的过程中，我们必须要重视档案管理逐步向信息化进展，从而提高组织人事档案管理的水平，使其能够对组织发展提供重要的推动作用[2]。首先，我们应该加强对档案管理认识，在開展人事档案管理工作的过程中，必须要增强全员对人事档案管理重要意义的渗透，尤其是档案管理工作人员，档案管理工作是档案管理工作的重要部分，领导也要引起足够的重视，提高档案管理工作在档案管理工作中的地位，加强人事档案管理工作和业务建设的同步进行，并注重人力和财力的支持，保证档案管理部门的有效提升，消除档案管理工作遇到的各种问题，提高各部门负责人对档案管理工作的重视，使人事档案管理工作顺利的进行[4]。除此之外，要加强对现代化管理方式的有效运用，在新形势下人事档案管理工作开展的过程中，组织必须要意识到现代管理技术的重要意义，加强现代化管理意识的研究，使其能够适应干部人事档案管理现代化的实际需求。相关的工作人员也要熟悉相关的档案管理工作，跟随时代发展的步伐，使其能够熟练的操作相关的软件，通过计算机建立相关的人事档案信息库，并注重对档案信息资源的不断开发与利用，对组织干部队伍进行培训，保证组织干部人事档案管理工作水平的不断提升。

2.2 提高档案管理人员的综合素质

目前，在档案工作开展的过程中，组织必须要做到以人为本，提高组织内部档案管理工作人员的综合素质，保证档案管理工作的质量。首先，提高档案管理工作人的思想政治素质[5]。档案管理工作人员必须要具备一定的思想，政治素质遵循较强的党性原则，按照正确的方向树立正确的观念和立场，从而具备强烈的事业心，组织的档案管理部门也要对档案管理工作人员及时的进行培训，使其树立正确的价值观念，同时提高他们操作计算机的水平。在新形势发展的背景下，人事档案干部要增强档案管理的意识，充分了解人事档案管理工作所发挥的重要作用，能够使其恪守人事档案管理纪律。人事档案管理工作是一项政治性较强的工作，因此档案管理工作人员必须要提高自身辨别是非的能力，在对档案管理工作开展的过程中，及时的与中央政策保持高度一致，并严格遵守档案法中的相关法律，保证档案的机密性，树立良好的职业道德，从而全心全意的为人民服务。

同时，提高档案管理工作人员的业务能力素质，档案管理工作自身的专业性相对较强，因此组织内部的档案管理工作人员必须要积极的接受相关的专业知识培训，并掌握专业的理论和方法，从而胜任档案管理工作，在适应新时期知识和技术时，人事档案管理工作人员也要具备较强的学习理念，能够主动的学习新的知识，拓展自身的知识面，保证个人学历层次的有效提升。新时期的档案管理工作人员不仅仅要具备人事档案管理工作的专业知识，同时也要通过实践具备解决问题的能力。

2.3 拓展组织的服务领域，培养档案管理人员创新意识

在时代变更发展的背景下，档案管理工作人员必须要解放自身思想，能够改变过去较为被动的工作模式向主动管理进行转变，提高人事档案管理工作以及其他各项工作之间的关联性，档案管理工作人员要积极的利用人事档案资源，从而在组织进行编制规划的过程中，能够保证人事档案及时准确的为领导科学决策提供相关的依据[6]。随着人事制度改革的不断推进，干部人事档案管理工作常常出现新的特点，因此，传统的干部人事档案管理模式与当前的管理模式要求存在着一定的差异，所以组织内部的档案管理人员必须要敢于积极的探索和实践树立开拓创新的意识，按照相关要求能够进一步对人事档案管理办法进行研究推动组织人事档案管理水平的提升。

综上所述，人事档案管理工作是非常重要的一项任务，因此组织的领导必须要重视人事档案管理工作的开展，通过人事档案信息能够更深入的进行选用人才并做到与时俱进，全面掌握人才资源开发和利用，为组织现代化建设做出更大的贡献。

参考文献

[1]周瑞廷.人事档案信息化在公路科研单位人力资源管理中的重要性研究[J].中国市场，2020（05）：193-194.

[2]何红英.大数据时代下组织人事档案电子信息化管理探析[J].通讯世界，2020，27（01）：310-311.

[3]张彩云.人事档案信息化管理探究[J].智库时代，2020（08）：37-38.

[4]许冬玲.基于大数据的高校干部人事档案信息化管理系统架构理论模型[J].智库时代，2020（09）：249-250.

[5]孙毅然.浅析事业单位人事档案信息化管理问题[J].兰台内外，2020（05）：11-12.

[6]杨舒然.人才流动环境下高校人事档案信息化管理策略研究[J].中国管理信息化，2020，23（08）：184-185.