档案数字化管理在医院档案管理中的应用

摘 要：在新形势背景下，档案管理工作想要与时代发展相适应，就需要通过对档案管理工作的关注，对档案管理模式的创新，使医院信息平台能够得以完善，使档案管理工作通过数字化技术的应用，能够具备更高的水平，不仅能够促进企业单位的发展，还能够从整体上对社会的发展起到促进作用，档案管理中对数字化技术的应用，使档案在医院得到了有效的管理，必然会引起档案技术的全方位革新。本文通过对传统与数字的融合，对硬件的及时更新等方面，对医院档案的数字化管理进行了探讨，并提出了相关建议，以供参考。

关键词：档案数字化管理;医院档案管理;应用策略

1 档案数字化管理工作的意义

医院档案对数字化管理模式的采用，能够通过对传统模式与数字化技术的融合，实现对技术的全方位革新，相比医院档案以往所采用的管理模式来说，医院档案通过数字化管理，能够得到更加高效的运用。数字化管理在医院档案中的应用，能够使广大技术人员对平台的检索查询更加便捷，使论文写作阶段以及科研研究阶段的专业技术人员，对信息的查询能够更加便捷。此外，还能够使专业人士对学术研究的交流，获得强有力的依据，档案数字化管理不断的改变着人们的工作和生活，想要使管理水平能够得到提升，就需要通过对有利条件的提供，使技术能够得到快速的转换，以此来使档案管理能够发挥出自身的价值。档案通过数字化管理，能够实现对档案管理工作效率的提升，在对档案进行利用时，能够更加便捷和快捷，卫生专业的诸多技术人员，能够同时对其进行使用，是其主要的优点。因此能够得知，档案管理工作通过数字化管理，能够实现对多方面工作的开展，此类优势在传统档案管理模式中并不具备，同时，还能够使企业对发展规划进行全面正确的制定。档案能够作为经验和教训，对企业以及单位的成功和失败进行记录，使企业单位在日后的发展，能够获得经验借鉴，帮助企业者对正确决策的制定。档案管理是否具有规范性，与企业和单位有着重大的影响，并且对社会也有着重大的影响[1]。

2 医院档案管理工作的不足之处

1）缺乏重视以及高素质的管理人员。大部分医院缺乏对档案管理工作的高度重视，没有认识到档案管理工作的重要性，只是单纯的对信息进行了录入和管理。医院将医疗人才的培养作为了重点，缺乏对档案管理人员数字化技术的培养，导致档案管理人员在电子设备技术方面，缺乏较高的水平。大部分医院都不具备高素质的档案管理人员，其大多缺乏良好的职业素养以及责任意识。大部分档案管理人员缺乏对专业工作知识的具备，没有从知识方面，对档案管理工作进行充分的了解，自然无法对档案信息进行良好的管理。受到档案管理人员在知识方面的限制，导致遗漏和缺失等现象时常会在档案信息管理中出现。大部分医院没有对档案管理人员进行定期的培训，也没有对其能力水平进行提升。

2）缺乏較高的数字化水平。目前，现代信息技术得到了迅猛的发展，然而，大部分医院对档案数字化管理的建设，缺乏一定的先进性，部分医院缺乏良好的档案管理硬件设备。较为普遍的情况是，负责管理档案的工作人员，对所需的信息还需要自己去进行翻找，导致人力和物力受到了极大的浪费，无法通过对互联网等先进技术的应用，实现对档案管理工作效率的提升。部分医院对档案的管理依然采用纸制方法，无法与社会发展变化相适应，对档案的纸质化管理，不仅对空间有着较大的需求，并且无法对大规模的信息量进行存储，使档案管理无法得到有效的发展[2]。

3）缺乏明确的部门分工。档案管理工作在大部分企业和单位中，缺乏健全的部门分工，引发了大量问题的出现，首先是档案管理没有做好人员的聘用工作，其次，缺乏健全的制度进行相互的监督管理，并且，在专业部门中对非专业人士的分配，由于其对相关知识的缺乏，导致其能力无法与岗位相匹配。档案管理工作在部分单位出现人员冗杂的情况，也没有对机构进行合理的设置。各部门的工作，尤其是具有边缘性以及交叉性的工作，缺乏明确的职责划分及分工。由于，各部门对责任的落实较为随意，并且，无法对任务进行详细的分工，导致档案管理缺乏专业人员对各项工作的落实。缺乏部门对责任的承担，以及各方面的密切配合，无法通过努力，使局面能够做到上下协同，齐抓共管，通力合作。部分部门缺乏明晰的分工，以至于管理权限缺乏清晰性以及独立性，也无法对责任进行明确。此外，由于在工作职责以及工作标准方面，都没有做到清晰明确，因此，约束机制自然也就无法得到有效的履行。

3 医院档案数字化管理策略

1）加强对人员的建设。在医院开展档案数字化管理工作的过程中，最主要的责任人就是档案管理人员，首先，需要对档案的数字化管理加以重视，使管理人员能够树立起数字化的思维，为档案数字化管理工作在医院中的推广营造良好的气氛，其次，需要在档案数字化管理工作的开展过程中，对管理部门进行组建，想要使档案能够得到更高水平的数字化管理，就需要从人才队伍的角度，对数字化档案管理工作进行进一步的建设，由专业的信息技术人才负责对档案进行管理，并且，需要加强对其的培养，通过对机制的完善建立，对人才进行引进，同时，还需要通过考核，进一步对负责数字化档案管理工作的人员进行提升，通过与岗位要求的结合，使人才对档案的数字化管理，能够与实际工作相适应。站在工作考核的角度来说，可以从动态化的角度出发，对负责档案数字化管理工作的人员进行考核，并且，需要对工作人员进行激励，以此来使其能够更加积极的进行工作[3]。

2）加强档案管理工作的技术与资金扶持。医院在对档案实施数字化管理的过程中，需要在资金和技术方面对其加大扶持，从资金的角度来说，医院需要将专款专用的制度，落实到档案管理部门的资金管理工作中。通过及时更新设备，使数字化运行能力能够得到有效的提升，对设备的型号和内存，要做好及时的更新工作，将先进的信息技术应用于设备中，使设备在运行过程中的效率，以及对信息读取的速度能够得到有效保证。除此之外，还需要对档案数字化管理的局域网进行建立，使中央的数据能够通过每一台计算机直接获取，实现对数据的共享，除此之外，还需要对工作流程和步骤加以简化，使工作效率能够得到提升。

3）数字化档案管理平台。需要将数字档案馆以及信息安全综合管理平台，在医院进行创建，以此来对档案开展数字化的管理工作。对档案信息安全等级保护指标进行制定，并且需要通过与有关计算机信息管理系统安全要求的结合，对各种软件进行应用，对信息安全体系进行完善，对各项档案管理有关的规章制度，进行严格的落实，对与之相关的规章标准等进行制定。进一步统一医院档案部门工作人员的思想，团结力量，抓住数字化机遇。对档案数字化建设进行推动，对档案数字化推进过程中出现的问题，进行及时的协调解决，与各部门的工作展开积极的交流，在档案数字化管理过程中，对新研发的技术、成果进行及时的应用，对档案数字化管理工作进行不断的改革和创新，对档案信息数据库进行建立，使档案信息的交换与共享能够得到逐步的实现[4]。

4 结束语

总的来说，在对医院档案进行数字化管理的过程中，想要从质量水平方面对工作进行提升，就需要科学的对数字化技术进行应用，只有在档案管理中，对数字化技术进行应用，才能够从整体上对医院档案管理水平进行有效的提升。

参考文献

[1]高海燕.档案数字化管理在医院档案管理中的应用探索[J].中国科技投资，2018，000（006）：186.

[2]郭琰.信息化环境中医院综合档案数字化管理的应用[J].生物技术世界，2014，06（12）.

[3]吕春艳.档案管理数字化的优势及问题分析[J].管理观察，2014，16（11）：144-145.

[4]徐茁.医院综合档案数字化建设的应用与体会[J].医院管理论坛，2013，13（03）：57-59.

作者简介

赵晓钒（1988-），女，汉族，山东淄博人，大学本科，助理档案馆员，研究方向：档案。