浅析档案收集工作中的问题与解决方法

摘 要：档案是人类各种社会实践活动的真实记录，是一种具有不可替代性的信息资源。这就决定了档案必须保持真实性、完整性的本质。档案收集是所有档案工作的基石，起到决定性作用，收集工作开展的好坏直接又关系到一个单位档案工作的好坏，而档案收集工作的关键是档案工作人员，所以通过档案法规的宣教、制度的约束和激励、专业技能的培养，来打造具有专业水平，具有责任心、具有事业心的档案工作人员队伍，是档案工作能顺利开展的有力保障。

关键词：档案管理;收集;电子化

档案是人类各种社会实践活动的真实记录，是一种具有不可替代性的信息资源。《中华人民共和国档案法》颁布实施以来对档案工作具有严格的要求。在档案工作中应严格按照档案工作要求的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计八大环节开展工作。档案收集是一切档案工作的基础，起到关键性的作用，决定了档案工作的成效。本文就档案收集过程中遇到的问题及解决方法进行探讨。

1 档案收集过程中遇到的问题

1）对档案收集工作的认识不足。首先，很多时候领导是一个单位的表率，领导对档案工作的认识不足、重视不够、档案意识淡薄会直接影响本单位档案工作的开展。对档案工作仅仅停留在口头，不作深入要求，对档案工作人员的配备严重不足一人身兼数职档案工作还非主职。在领导看来，档案工作就是收收材料，保管起来而已，任何人都可以做的事务性工作，做好做坏一个样。其次，档案产生部门的工作人员对档案工作的认识不足，不知道该怎么归类、该怎么造册移交、该移交那些。更有人嫌麻烦不愿意去整理造册办理移交，他们觉得这样增加了他的工作量而且在平时工作中也不便于查找利用。更有人档案意识淡薄到认为这些都是没有的东西，工作干完了就好了，什么都不保留。再次，档案工作人员的工作态度消极流于形式，做一天和尚敲一天钟。在收集工作上不尽职、不尽责，能收集多少就是多少，对于应收的、移交不全的都不主动催收，反而觉得收集的越齐全，自己的工作量就越大。

2）档案收集工作相关制度缺失。档案工作职责不清晰、奖罚制度不明确、归档制度不全，归档范围不科学、不具体、不齐全，过于笼统缺乏参考性和制约性。

3）档案收集归档材料门类不全。很多时候在收集的过程中只注重收集文书、人事、会计等行政方面的文件材料，往往会忽略电子设备产生的如：照片、录音、录像、磁性存储材料等的收集。科研方面往往只收集科研行政的文件材料，会忽略对科研中过程信息材料、科研数据材料等的收集。

4）档案收集工作的时效性错失。档案收集工作时一个时效性很强的工作，往往错过了一个最佳收集时间节点就会造成不可挽回的损失。不及时收集会使重要材料散落在外面，随着时间的推移、人员的流动、单位部门的撤并等，时间跨度越大、影响因数越多重要材料的遗失概率就是成倍增加。在实际工作中就遇到过这样的事，因为要加强领导干部的档案真实性、完整性，对所以领导干部的档案进行了检查，就发现有人当年的入党材料不见了，怎么都找不到。后经联系当时经办的工作人员在他的回忆下在废材料里找到了当年党员转接介绍信的存根确认当时党员确实转移过来了，但是材料确实未移交而遗失了，给大家都造成了很大的困扰。

2 如何解决收集过程中遇到的问题

1）加强档案工作的宣传教育。《中华人民共和国档案法》对档案的收集等都有明确的规定。要加强档案法律法规的宣传教育工作，要不厌其烦、广泛深入地宣传提高档案相关人员的档案意识。让大家都认识到档案工作的重要性，档案收集工作更是档案工作的重点。收集档案室档案工作人员的职责，移交档案是每个档案相关人员义务。对领导干部的档案宣传教育工作更为重要，只有领导干部的档案意识得到提高，才会重视档案工作起到领头雁的效应。这样有很多在收集中和人有管的问题都会迎刃而解，毕竟领导的示范效应还是很强的。对档案工作人员的档案教育必须常抓不松，必须时刻保持紧迫的责任感和事业感。在工作中时刻保持高度负责不厌其烦的精神、耐心细致的工作态度，只有这样沉下心来才能做好档案收集工作。

2）加强内部领导和外部督导。内部领导对档案工作的重视程度决定了这个单位档案工作的优劣，所以作为单位分管档案工作的领导必须学习必要的档案知识和档案相关的法律法规，只有领导深知档案工作的重要性才能在日常的人、财、物配置上给予充分的保障。另外档案行政管理部门的督导也是非常重要和有必要的，督导和指导需要非常强的专业技术知识和能力，我们的档案行政管理部门既拥有非常专业的技术人才队伍又是相关档案政策的制定者，有他们的指导和监督能报政本单位的档案工作水平更上一层楼。

3）加强档案工作的制度建设。根据《中华人民共和国档案法》的要求，制定完善的档案工作制度。制定详细的《分管档案工作的领导职责》《档案材料的归档范围和保管期限》、《移交规定》、《档案工作人员职责》、《档案培训规范》、《档案工作人员奖罚规定》等。让档案收集工作开展做到有规可依、有据可查，守底线、知敬畏。不再随心所欲，想怎么做就怎么做，想收就收。时刻尽职尽责，做到应归尽归。

4）加强档案工作人员的培训。定期组织参加档案业务培训、专题讲座、外派进修、短期培训班等形式的培训，以提高档案工作人员的业务能力和水平。通过参加各种培训可以扎实档案人员的基础技能并且通过各种形式的培训能过让档案工作人员对国家的新要求、新政策、档案工作的新技术、新规范等能及时学习、及时更新知识储备，提升整体档案工作人员的素质，会对档案工作更好的开展起到积极的作用。

5）加强新技术在档案收集工作中的应用。随着信息化技术的日益普及，办公自动化已经不是什么新鲜事物，电子文件在单位办公中随处可见。档案的电子化也是一个必然的大趋势，电子档案的共享性、稳定性、安全性、可变性的特点打破了原有大家对纸质档案认知的物理边界。电子化管理中我认为需要注意几点：（1）必须理顺制度。依据档案的特性和电子化的特点建立符合规范要求的管理制度才能保障工作流程的顺畅。（2）必须强化安全。建立符合要求的安全体系，保证信息的不泄露和不遗失。强化密保和防火墙功能做到随时更新防止泄密。（3）必须配备专业人才。要想把新技术新手段发挥到极致，必须配备高素质的复合型人才到档案管理的队伍中来，强化培训，结合他们的自身优势才能实现档案电子化和信息化的目标。（4）必须建立强大的数据库。数据库是档案电子化的基础，数据库的稳定化、规范化、完整化、信息的准确性才能建立一个规范化的“活性”数据库。因此利用好新技术为我们的档案工作服务是一个很迫切的话题了，怎么样才能安全、高效的利用好电子文件为档案收集工作提供一条更加便捷的道路是需要大家共同探索的。

6）加强和提高档案的利用率。档案利用是档案工作很重要的组成部分，是促进档案收集工作一个重要方法。利用可以很直观、很全面让大家了解档案收集工作的重要性，收集是利用的基础，没有收集就没有可利用的档案资料，所以如何利用好这个有效的宣传窗口至关重要。我们可以通过提高管理完善制度、优化流程、扩大开放让大家体会到档案收集工作带来的便利性、高效性，从而认识到档案收集的重要性和必要性。

总之，随着时代的变迁，档案工作也在发生着日新月异的变化，但是不管怎么变化都离不开扎实的基础收集工作。

参考文献

[1]郑金旺，试述档案收集工作中存在的问题和对策[D].山西档案，2004.

[2]房蕊，档案收集工作存在的问题及解决方法[B].胜利油田党校学报，2003.

作者简介

鲁军（1978-），男，汉族，浙江嘉兴人，中级馆员，本科，浙江清华长三角研究院，研究方向：檔案管理。