新时期保密工作对档案库房管理的新要求探究

摘 要：檔案库房，是用来保存重要档案的专用性空间，而保密工作是档案库房管理工作中的重要内容，也是保证档案库房管理完整性的基础。本文首先介绍了档案库房管理中保密工作的主要内容，其次提出档案库房管理保密工作存在的问题，进而提出相应的优化对策，为档案库房管理工作提供可行性意见。

关键词：保密工作;档案库房管理;优化对策

随着社会的进步和经济的高速发展，人们在社会、经济、文化等方面都有了更多的交流和合作。因此，在新时代的背景下，对于档案库房管理中的保密工作也有了新的要求。管理者要明确保密工作的主要内容，同时意识到在档案库房管理工作过程中存在的问题，并及时探索出解决问题的优化对策。

1 档案库房管理中保密工作的主要内容

1）绝密档案的管理。对于绝密档案的管理，是档案库房管理工作中的核心内容。绝密档案会涉及档案库房中所包含的机密内容，同时也是关系档案库房管理工作安全等级的重要因素。加强对绝密档案的管理，增加对绝密档案保护的重视程度，是档案库房管理工作中的首要工作。

2）库房的保密管理。对于库房的保密管理，是档案库房管理中的重要内容。首先，对于库房位置的选择，一定要选择一个安全的位置，并且库房环境不能过于潮湿，以免档案破损;其次，就是要根据国家规定，将对于库房管理的法律法规，落实到管理工作中;最后，就是管理者要制定科学的库房管理制度，规范库房管理工作流程。

3）区分档案的保管期限与保密期限。档案的保管期限，是指根据档案的现实作用和历史作用，来判定其保存价值，并以此来确定该档案的保管期限;档案的保密期限，是以档案公布后是否会对国家利益、人民安全等造成损害和影响来判断能否为档案解密，并以此确定的保密期限[1]。

2 档案库房管理保密工作存在的问题

1）存在安全隐患。维护档案库房的安全性，是档案库房管理保密工作的基础。但目前大部分的档案库房选址都不合理。首先，是将库房的位置选在了一楼，这样的位置选择，不光安全性低，具有很大的防盗隐患;而且，库房内部环境也非常不适合存放档案，楼层越低，防潮效果就越差，档案损坏的概率就越大。其次，是库房内部消防设备不合格，灭火器没有选用适合档案库房的二氧化碳灭火器，也没有在超过使用期限之后及时更换。这样一来，在发生紧急情况时，无法及时对档案进行救援。

2）电子档案容易被修改。随着互联网技术和信息技术的高速发展，办公室管理的自动信息化应用也变得越来越广泛了。因此，在新时代的背景下，电子档案已经逐步取代了纸质档案。但电子档案也存在着一定的弊端，就是其内容很容易被篡改，并且对于篡改的记录和痕迹，也可以轻而易举地进行消除，这对于档案库房管理保密工作来说，又是一个新的挑战。若想跟随新时代的发展脚步，就要不断征服新的挑战。

3）管理制度不严谨。对于档案库房管理的制度，包括对档案的审查、使用和解密工作的规定，只有制定一个严谨、规范的档案管理制度，档案库房管理工作才能有效进行。但在目前这个阶段，各个单位对于档案库房管理制度的规范水平都参差不齐。例如：对于加密档案的管理并不严谨、对其后续解密工作置之不理等问题的产生。这样一来，档案库房管理的保密工作就出现了很大的漏洞，在档案开放时，未解密的档案内容就会被公开，档案库房管理的保密工作也就无法进行了。

4）对外来侵犯的防御能力较低。随着网络技术的发展，外来的网络攻击手段层出不穷，这也为档案库房管理工作带来了更严峻的挑战。除了传统的入侵者会对档案进行窃取之外，还会有新的入侵者对信息系统进行攻击，使内部档案信息被泄露，给各行各业的档案系统造成不可预估的损失，在影响人们生活的同时，还会对国家造成威胁。在当前的网络环境中，对于档案信息的产生、处理、传输等环节，都是处于开放性状态的，因此对于入侵的防御能力较差，防御手段还需要进一步完善。

3 档案库房管理保密工作的优化对策

1）提高保密工作的意识。在档案库房管理保密工作中，造成信息泄露、档案损坏等问题出现的，更多是源自于内部管理工作人员的工作不严谨以及管理不到位。因此，提高对档案库房管理工作的保密意识，是解决保密工作中所存在的隐患的有效途径。想要提高管理人员的保密意识，可以定期开展教育培训活动，让管理工作人员意识到档案库房管理保密工作的重要性，明白工作不严谨所造成的信息泄露会对社会、生活以及国家带来多么严重的危害性。同时，还要对管理工作人员进行定期的考察和监督，对于工作态度不严谨的工作人员，实行惩罚机制。保密意识是开展档案库房管理保密工作的基础，只有意识到了档案信息保密工作的本质意义，才能更好地进行工作。

2）加强库房管理。库房管理作为档案库房管理保密工作的基本步骤，加强防护和管理是必不可少的环节。首先，对于库房的选址，可以选择中间楼层，既可以防潮防热，又不会有太大的防盗风险;其次，对于库房的硬件措施，也必须做到万无一失，例如：防盗锁、防盗门、防盗窗等较为坚固的防护物品，以及高清的电子监控设备，防止库房有人入侵;最后，可以找专门的看守人员对库房进行二十四小时轮流看守工作，更为有力地加强库房管理工作。除此之外，对于档案库房的消防设备，也要加强关注，消防设备是发生突发情况时，最为有效的救援工具，档案库房中备置的灭火器，可以选用二氧化碳灭火器或者当下先进的新型灭火器，并且要注意在使用期限到达后及时更换。

3）制定完善的管理制度。对于档案库房管理保密工作的管理制度，要进行全方位的制定，包括对档案的审查、对档案的利用以及对档案的解密。在这一系列的工作环节中，建立一个严格、规范的管理体制，使档案库房管理保密工作中的每一个工作步骤，都做到标准化、法治化。不光要详细说明档案库房管理保密工作中，每项工作内容的规范化操作方式，还要对管理工作人员进行行为上的约束。可以利用内部互相监督的方式，来对档案库房管理保密工作进行实时的监督和管控。并建立相应的人员奖惩制度，使监督管理工作可以落实到实践中去。

4）应用先进的防侵入技术。对于当前网络平台对档案库房管理保密工作所造成的侵害，一直都是管理者所困扰的问题，侵入者所利用的入侵手段在不断地更新，侵害档案信息系统的病毒也变得越来越复杂化和多样化。因此，在进行档案库房管理保密工作时，一定要紧跟发展的步伐，不断引入新的防入侵技术手段，来抵抗来自外界的入侵。档案库房管理保密工作中的技术人员，必须要具备较强的专业技术手段，并且能不断地学习新的信息技术和计算机技术，来更好地探索出抵抗外来入侵的方法，为档案库房管理保密工作提供强有力的支持[2]。

4 结论

总的来说，随着社会的进步，档案库房管理的信息化、数字化是当前新时代的新要求了。因此，档案库房管理保密工作迎来了更多的问题和挑战。管理者应该顺应时代发展的趋势，及时发现档案库房保密工作中存在的问题，并加以改善，同时还要探索和创新出更加有效、更加严谨的档案库房管理方式。

参考文献

[1]汤爱新.浅谈档案库房管理中的保密工作[J].黑龙江科技信息，2017（15）：264.

[2]李娟.保密问题在档案保管程序中的重要意义及对策[J].赤子（上中旬），2017（05）：152.

作者简介

梁菁（1984-），女，汉族，山西人，馆员，研究生，空军档案馆，研究方向：档案。