“卷件融合”管理模式在高校档案工作中的实际运用

摘 要：根据现在我国的《机关档案管理规定》，明确提出相关的重要档案要进行“卷件融合”，因为这种管理模式是符合档案管理的模式，另外各个高校也可以使用。另外高校的档案又分为“组件”、“立卷”，这其中的机制太过繁杂，而在寻找资料时还会费时、费力，所以为了提高当中的整洁度，阐述高校运用“卷件融合”管理模式有哪些优势。本文结合可行性和实际运用对“卷件融合”管理模式在高校档案工作中的实际运用。

关键词：高校档案;立卷;组件;卷件融合

上文中提到的《机关档案管理规定》是在2018年发布的，发文中明确规定截止2019年1月1日必须实行。其中有一条规定的总体意思是：机关单位的档案管理要形成规律，文件与文件之间的分布要保持联系，从而确保档案有迹可循。而在规定中高校也应该相应这种模式的实施，以方便教育局或者其他情况进行调查以及自身的使用，相关的文件也有《高等学校档案实体分类与高等学校档案工作规范》、《归档文件整理规则》等等。

1 高校档案管理适合“卷件融合”管理模式的可行性

1.1 “卷件融合”管理模式符合高校档案的形成规律

高校的档案所涉及的部门可以分为四个：管理机构、教学单位、群团组织、直属单位，其中的管理机构又分为很多的部门，比如科研处、基建处等等，这种类型部门的文件是一套一套的，总得来说比较系统，还有一些办公、宣传、组织部门的文件便会显得零碎，而且在内容上也不完全相关，像这种类型的适合使用“卷件融合”。像一些文件本身就有较强的系统性，就可以使用“卷”从而保证文件之间的关联性。

1.2 “卷件融合”管理模式符合高校档案实体类别特点

在进行实体类别分类时，至少可以分为13类，基本上有：党群类、行政类、教学类、科研类、外事类等等，加上现在电子档案的使用，如果在分类时不考虑清楚，会造成文件的错乱，长此以往便会无迹可寻、杂乱不堪。所以一定要根据各种类别的分类，选择适合的“卷”、“件”进行整理。这种“卷件融合”管理模式恰好帮助高校完成了文件的整理，让文件变得系统性、整体性、关联性、一体性。

2 “卷件融合”管理模式在高校档案工作中的实际运用

2.1 高校学生类、教学类等业务档案应“立卷”

一般高校的档案利用率最高的便是有关于教学的，像是学生类的、教师类的这些业务的档案是重复使用率最高的，而也在各个高校中调查过，有真实的数据作为支撑，比如安徽师范大学的档案，其中的档案室里有四分之一的都是教师和学生的，而且随着时间的推移也在增加，其中的考研、就业、考博、验证学历等等一类的档案是利用率最多的。有些高校发现再寻找时比较麻烦，便改成了“卷改件”，将这些资料明确的形成单位，比如“年度-专业-班级”，这样再寻找时便会方便很多，其中的个人资料也变成了以件为单位的形式。虽然“卷改件”方便快捷，准确率高，但是也存在弊端，毕竟一个学校的学生太多，在录入信息时需要一个一个的添加，工作量十分庞大，而且双层的PDF文件在挂接至相应的地方时，难免发生错误。但是也要根据《机关档案馆管理规定》进行工作，既要保证档案的清晰、有迹可循，也要遵守上文中讲到的“年度-专业-班级”样式“立卷”，同时工作量大、容易出错这些弊端也必须克服[1]。

2.2 高校党群类、行政类、外事类、实物类和声像类档案应“组件”

现在的档案管理都开始使用计算机进行操作，同时也会保存纸质的文件在档案室中，其中高校的党群类、行政类、外事类档案可以按照上文中提到过的《档案文件整理规则》来进行整理，这些类型的档案要实施以“件”为单位，主要的问题也可以整理为四点：其一，因为这种类型的文件内容太过于琐碎，所以要进行简化，也是为了后期在使用可以方便。像是繁琐的档案是不能采用以“卷”为单位的整理，并且会浪费大量的时间，且在页码上、排序上，都需要专业的人员进行整理，但如果是以“件”为单位整理，像上文中讲到的情况便不会发生。同时，在利用时也会有弊端，像是一个部门的档案可能会出现在另一个部门中，所以要建立一个专门的全文数据库，调档时也方便。其二，随办随归、归档及时。如果有一个部门的工作已经完成，便要尽快地归档，防止后期在归档时遇到更多的文件，造成错乱。其三，保护档案的实体安全。像一些档案需要再次使用的时候，便会复制、扫描等等，有的时候还会造成拆装档案，长此以往便会造成损坏，所以要定时对档案的实体进行保护。其四，保障档案的安全。一些档案是涉及机密的，比如党群类、行政类、外事类，这些文件往往会有学校在会议时的記录，也会有不宜公开的指令，所以要以“件”为单位。

3 “卷件融合”管理模式未来要适应高校教学档案馆建设

在档案中会有“件”和“卷”两种性质的单位，其中“卷”包含业务、财务、科技等等，这些要尽快的完成数字化进程，同时也要尽快克服效率不高的弊端，保证在使用时可以达到精准且一步到位。其中的“件”包括行政类、外事类、党群类等等，这些在上文中也专门提到过，同样也要加快数字化的进程，同时也要保证双套制，就是指纸质和电子的档案尽量做到配套，然后慢慢向着电子模式靠近。在《机关档案管理规定》中也提出过，像一些不能转换为纸质的电子档案，一定要以电子的形式长期保存。虽然现在数字化进程还未全面覆盖到档案室中，但是相信未来的发展会朝着更加系统化的方向靠近，而现在纸质的档案，也会一步步的变成电子形式[2]。

4 结束语

综上所述，是对“卷件融合”管理模式在高校档案工作中的实际运用的简要分析，也希望各个高校可以尽快的完成数字化的进程，可以合理的利用好“卷件融合”，为接下来的工作提供便利。

参考文献

[1]朱力.“卷件融合”管理模式在高校档案工作中的实际运用[J].北京档案，2019，340（04）：26-28.

[2]车黎黎.现代档案管理模式下的“案卷”作用[J].科技风，2018，No.351（19）：231.

作者简介

张树蕊（1981-），女，汉族，河北肃宁人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理。