信息化时代企业人事档案管理模式

程娟

摘要：随着信息时代的到来，企业档案管理工作在迎来机遇的同时，也面临着多种挑战，商业机密泄露、专业人才紧缺等现象都是现阶段企业需要解决的问题，此时，传统人事档案管理模式已不适应现在的工作需求，面对这一问题，建立一个具有现代化、信息化的企業人事档案管理制度，可以为创新型企业赋能;进行企业人事档案管理工作创新，不仅能够提升企业人力资源管理效果，同时也有利于优化企业人力资源结构。

关键词：信息化;企业人事档案;管理模式

人事档案管理是服务于收集、存放、整理、分类、调配和使用人事档案的重要工作环节，能够支持人力资源管理活动取得良好成效，对于档案所有者和使用者都能产生显著影响。通过信息化技术，能够有效地节约人力成本和时间成本，促进企业人力资源管理取得良好成效。

1企业人事档案信息化管理的内涵与意义

人事档案是人在成长与实际工作当中，个人品德、经历、能力、学历、社会关系、荣誉获取等诸多方面的原始记录。人事档案能够为企业对人才进行考察、评价与使用提供重要根据。通过对诸多科研数据资料进行统筹分析，可以了解到在如今的社会信息化发展水平逐步提高的背景下，先进的计算机网络技术手段已经在生产生活当中大范围普及推广，在给企业带来诸多生产效益的同时，也提高了对企业信息化手段运用的要求。把先进的网络信息技术手段应用到人事档案管理环节，将会极大程度上改变如今的企业人事档案管理面貌，发挥档案动态管理方面的诸多优势，给企业的管理建设和创新发展带来更多突破性进展。企业人事档案电子信息化管理就是在这样的背景之下诞生的，指的是以先进的电子信息化手段为依托，将人事档案管理工作纳入到信息化管理系统当中，利用更加方便快捷的技术手段处理档案信息，促进档案资料的开发与利用。企业人事档案电子信息化管理推进落实的价值主要体现在：第一，有助于转变传统的实体管理模式，提高档案管理效率，极大程度上解放人力，减少由人为管理带来的人为失误。第二，有助于助力企业人事制度改革。在实现了人事档案电子信息化管理之后，企业方面可借助网络信息平台进行人才选拔，也可以借助先进的技术手段综合了解员工的表现，做好人事管理信息的更新和补充，实现对企业员工的全面监督与管理。第三，有助于提升人事档案管理安全性。电子信息化的管理方法能够减少过去纸质档案拆卸、装订等处理带来的损坏或丢失情况，维护档案资料的安全性以及完整性，为企业人力资源开发利用提供必要根据。

2对人事档案信息化管理模式的探讨

建立健全人事档案信息化管理制度。人事档案信息化管理过程需要不断地完善各项管理制度，首先，从制度层面保障这一工作取得良好实效。企业完善管理制度、规范人事档案管理环节、引进信息化技术手段、统一规定好人事档案的保存方式、信息化管理方式以及工作实施标准，避免利用和管理人事档案的环节产生不良问题，影响到档案的实际应用效果;其次，在具体工作中，企业还要遵循国家档案管理法规要求和企业自身人事档案管理实施现状，明确具体的管理任务和信息化技术实施标准，奠定人事档案信息化建设基础。

完善硬件和软件设施。推进人事档案信息化建设活动顺利开展并取得良好实效，需要有完善化的基础设施作为前提。企业要能够加大资金投入力度，增添硬件设备和软件系统，提供、升级更高水准的技术系统。企业管理人事档案，面临大量的人事档案文件，为实现高效率处理目标，需要引进高质量的、可靠性强的硬件设备，避免硬件故障的产生，从而防止丢失档案文件信息;网络安全防护软件和杀毒软件的引进，是充分发挥信息化技术手段的重要保障。企业要加强安全防护工作，设立好网络防火墙，减少信息泄露和数据丢失情况的发生;企业技术人员要做好定期检查和维护工作，及时发现设备运行的故障问题，并实施充分防护。

信息化档案管理模式，提升人事档案管理实效。随着我国信息技术体系以及计算机设备在企业管理发展中的广泛应用，新时期企业人事档案管理工作开展中，就要以信息化管理模式对传统人事档案管理流程与方法进行替换。通过信息化人事档案管理模式，能够以计算机设备作为企业人事档案的存储载体，不论是人事档案查找还是使用都更加便捷，并且信息化人事档案管理中，也能够保证人事档案保存的安全性，避免了传统纸质档案易于损毁、遗失的情况发生，也节约了档案储存的空间，能够全面提升企业人事档案管理工作的效率。

加强数据库和人事档案信息化管理平台建设。人事档案信息化管理依赖于计算机技术和信息技术在人事档案管理中的应用，企业搭建起的信息化管理平台和数据库系统，要定期实施安全防护和更新工作。在全面正确识别好信息之后再开展存储工作。工作人员要切实遵守建设数据库的规定，从管理部门的工作要求和标准出发，确保数据库和信息化管理平台建设的科学性、规范性。高度重视人事档案信息化管理平台建设工作，建设专门的数据库，构建完善的人力资源技术平台，将公司全体人员的人事档案信息录入到数据库里面，包括个人基本信息、组织关系、教育经历、工作履历、培训经历、技术技能、劳动合同、奖励惩罚、考核评价以及家庭情况信息等，人力资源部门在利用人事档案信息，开展人员管理活动的过程中，通过登录人事档案信息化管理平台，就可以及时调阅档案信息，完成人员内部调动管理、人员退休/死亡管理、人员借调管理、人员挂职管理以及人员调离管理等，顺利完成管理任务，实现管理目标，大幅度地提升人事档案信息处理效率，统筹优化配置各岗位及人员，为公司开展各项生产、经营、管理工作提供强大的数据支持。

当今社会，已经步入信息化大数据新时代，伴随着企业管理理念的不断更新，法律法规的加以强化，全球计算机技术的快速发展和广泛运用，都使得企业进行档案管理科学化显得十分有必要。在运用科学的方法推进档案管理的功能，提升档案科学管理水平上，都有很大的拓展空间。总而言之，要使人事档案管理工作更加规范、科学、有序，必须加强学习，与时俱进，从逻辑思维和工作方式上形成新的管理模式与方法，这样才能不断推进人事档案管理科学化的水平。

参考文献

[1]李慧琴.新时期企业人事档案管理存在的问题及对策[J].企业文化旬刊，2020，000（06）：142，171.

[2]任静怡.现代企业人事档案管理中存在的问题及对策分析[J].新商务周刊，2020，000（9）：19-19.

[3]朱昶敏.信息时代下档案管理工作路径的探讨[J].传播力研究，2019（20）：295.

[4]于咏梅.大数据时代档案信息化视角下人力资源管理研究[J].山西档案，2020（03）：178-179.

[5]曾竹云.信息化时代下的人力资源管理体系构建及机制创新研究[J].环球市场信息导报，2020（43）：148.