办公室文秘工作水平的提升策略初探

董友全

三门峡无线电管理局 河南三门峡 472000

办公室文秘工作在很多人的眼中是非常简单的，可是伴随着商业的发展以及办公室工作的细化程度提升，文秘工作所负责的内容表现的更加专业，告别了跑腿的问题，实现了独立办公的目标，而且不同部门的文秘工作者需要对自己的部门和领导负责，只有在文秘的专业化办公方面取得较好的效果，才能对办公室的发展创造出更高的价值。

1 办公室文秘工作的问题

1.1 服务意识薄弱

现代化的办公室工作当中，文秘工作得到了高度的关注，由于文秘工作者的服务意识薄弱，因此在办公室工作效率、工作质量上都没有得到合理的提升，造成的办公室矛盾、冲突比较多。文秘工作方案设计过程中缺少主动服务。身为文秘人员缺少长远的发展规划，在日常工作的看待态度上表现出高度的松散特点，没有与组织内部的各位工作人员开展积极、有效的沟通，同时在不同部门的协调过程中，完全是站在单一部门的角度来剖析和应对，招到其他部门的严重不满，在工作会议的召开过程中由此产生了非常多的探讨。服务意识的提升措施较少。文秘工作的实施过程中，最大的目的是促使办公室和谐办公水平进一步提升，如果在服务意识上没有按照科学的提升路径来完成，反而是执行了传统的、粗放的工作模式，将导致文秘工作的诟病不断增加，在机关的形象建设过程中造成较大的打击，尤其是在办公室的事情协调过程中，未能够给同事们及相关单位留下一个好印象[1]。

1.2 工作方法陈旧

办公室的管理过程中，文秘工作的特殊性较为显著，但是由于工作方法具有陈旧的特点，所以在文秘工作的效率上、文秘工作的质量上都没有得到良好的改善。文秘工作制度的创建依然按照传统的标准来完成。文秘工作的数量和任务安排过于单一，大部分情况下停留在“跑腿”的阶段，没有实质性的操作，负责的工作内容非常少，而且在与不同部门的沟通与协调过程中，未能够充当协调者的角色，反而是表现出置身事外的现象，这对于办公室各个部门的共同合作将会造成特别大的问题，不利于办公室的和谐进步。工作过程中的奖惩措施严重失衡，对于文秘工作的优势没有肯定，在文秘工作的劣势上也没有正确的处罚和改正，导致文秘工作始终处于一个不上不下的状态。文秘对于办公室工作而言是重要的组成部分，这种不上不下的工作状态，很容易导致办公室管理走向错误的发展路线，而且对于业务办理和其他员工的稳定性容易造成影响。

2 办公室文秘工作水平的提升对策

2.1 强化办公室文秘人员的服务意识

文秘人员的服务意识提升是重要的改善手段，对于办公室文秘工作的进步具有重要的影响。办公室的文秘人员数量并不少，基本上一个文秘人员会负责一个部门的日常文秘工作，有些部门在员工数量上配备较多，因此在文秘工作者的数量上会增加到2-3 个甚至是更多。文秘人员的服务过程中需要通过精准服务来完成。整理材料的过程中，文秘人员对于材料的优先级、材料的整理顺序、材料的打印和装订方式等，严格遵循各个部门的具体规范和标准，确保在材料递交的过程中保持文秘工作办公的专业性，除了要在美观度方面更好的提升，对于材料的内容排序和重点的位置的排版等，也要结合行政机关办公的要求和办公室制度来完成。文秘人员的服务措施与方法保持合理性服务。现代化办公室的节奏较快，文秘工作除了要精准服务外，还要考虑到办公人员的具体需求，在服务过程中获得较高的契合度，这对于文秘服务水平的提升以及矛盾的消除具有更好的效果[2]。

2.2 改进办公室文秘工作方法

办公室文秘工作的进步过程中与工作方法具有密切的关系，粗放的、经验主义的工作方法并不符合科学的规范和标准，同时在办公室制度的遵从过程中造成了较大的矛盾。文秘工作过程中必须结合客观实际情况来完成，坚持在自身的工作位置、工作岗位上进行审视和分析，快速适应快节奏的工作环境，掌握好工作特点和工作规律，坚持在日常工作中进行持续性的摸索、总结，对每一类工作的主次关系更好的分析，确保在高强度、高时效的要求下能够对所有的工作负责，对于工作混乱的现象彻底杜绝。文秘工作人员在自身的提升、自身的调整力度上要进一步加强，尤其是在自我晋升机会上有效抓住，要坚持在各类专业理念、专业技能学习方面不断的创新，有计划、有步骤的对自身的工作实力进一步提升。

2.3 加强办公室文秘工作的细节

在办公室当中奉行的原则是“细节决定成败”，办公室文秘工作也是一样，只有在细节把握上得到提升才能取得更多人的尊重和认可，对于办公室工作效率提升具有更好的保障。文秘工作人员的工作态度需得到端正，尤其是按照谦虚、谨慎的态度来做好本职工作，不要妄下判断，对于其他人的工作不要指手画脚，只有在自己的工作专业上取得优秀的成绩，才能获取更多的帮助，实现办公室文秘地位的提升。文秘工作的实施过程中，一定是结合客观工作准则来不断完善的，尤其是在各项关键问题方面要快速的抓住，向上汇报过程中不夸大其词，按照实事求是的原则来汇报工作。在传达上级领导任务的过程中，不曲解领导的意思，不擅用职权，要维持各个工作岗位的高度协调[3]。

3 结语

随着经济的转型、经济升级力度提升，办公室文秘工作需要在残酷的竞争环境当中不断创新、不断调整，坚持在文秘工作的可靠性、可行性方面进一步加强，不仅要在自身的工作形象上有效的树立，同时还需要在每一项工作的准则、规范上严格的遵守。要多领域、宽范围进行拓展延伸，能够站在领导的角度看待问题，有全局性的眼光和展位，正确谋划，科学判断，果断处置。由此能够在办公室的工作成就上更好的巩固，实现自己的工作价值。