新时期人事档案管理工作的重要性及创新模式思考

历凤珍

（河南省固始县陈淋子镇党政便民服务中心，河南 信阳 465200）

对人员进行规范化和科学化的管理，以及对数据进行整理，能够使优秀人才得到重用，为工作单位提供人才支撑，因此，在新时期内，我们对人事干部的规范管理是每一个企业工作的重中之重。因为人事档案的管理水平的高低直接影响着工作岗位人才的储备问题，还影响着岗位人员的工作积极性和效率。所以在新时期必须重视人事管理的科学性和合理性，加强对档案的开发和利用，使档案更加科学化、合理化和人性化，从而提高人事档案的质量。

一、人事档案管理的重要性

人事档案的管理不仅可以将人员的工作能力、经验、年限分为不同的等级，还可以为后期人员的提拔任用和调转提供有效的参考，另外，对人事档案进行规范化、合理化的整理，有利于促进人员的工作积极性和热情，同时，员工也可以参考自己在人事档案中的位置，来评估自己近段时间的工作状况，以及在后期工作中需要改进的地方，人事档案主要包括人员的工作能力、学历水平、工作经验和政治身份等，其中最为重要的就是人员的学历水平和工作经验，对人员的调转、提升都非常重要[1]。总而言之，人事档案包括了员工所有的资料，为后期人员的调动和提升提供参考意见，另外做好人事档案管理工作可以为公司把好关，把握工作的细节，从而提升工作效率和质量，为人事部的提升和调转提供参考依据。

二、人事档案管理工作呈现出的特点

（一）服务对象、管理对象和管理机构的社会性

人事档案管理工作具有服务对象，管理对象和管理机构社会性的特点。众所周知，在我国社会主义市场经济不断发展的今天，很多与之相应的经济组织形式以不断地产生，都加快了我国人才的流动性，因此也出现了新型的人事管理制度，对人事档案管理工作就非常重要，因此它被赋予了社会化的性质，在新时期我国建立了更具有社会性的档案管理制度，这不仅局限于管理本单位的人事档案，而是面向整个社会服务的对象，也包含了整个社区的工作人员为他们进行档案管理的服务。

（二）对人事档案要求的多样性

在新时期机关单位对人才的需求越来越多，只有拥有了高水平的人才单位才可以提高工作质量和工作效率，因此就会认为要引进各方面的专业人才，但是在人才引入的工作实际工作中会存在很多的不确定性，这就涉及了人事档案管理工作，另外对于档案的使用者来说，他们的用途和目的存在着很大的差异性，因此他们就需要不同类型的人事档案[2]。

（三）档案来源的广泛性和复杂性

人事档案管理工作的来源具有广泛性和复杂性的重点，众所周知，传统的人事档案工作是非常单一的，只有归纳档案、收集整理、加工、提供使用的职能，因为这些档案只提供企业内部的使用。

三、在人事档案管理过程中存在的主要问题

（一）对人事档案管理工作的重视程度比较低

在目前的大多数企业中，很多管理者不重视人事档案管理这一部分，大多数员工都是通过面试进入工作岗位之后再完善个人资料，也不是后期对所有工作员工的资料进行归纳和整理，这样就缺乏了员工之间的良性竞争和对比。因此，从这一方面来讲，员工的工作积极性就得不到提高，另一方面，员工工作都比较忙，休息时间少，人事部员工也缺乏精力和时间去对其他员工的档案进行归纳，总的来说，由于各种因素的存在，大部分企业都对人事档案管理工作都不够重视且忽略。

（二）人事档案归纳和查阅率并不高

员工的档案一般是由人事部门进行管理和归纳，一般存档于公司的总部，因此会造成在一些特殊情况下，需要调动员工的档案时，由于地点、时间和空间上的不便，调用档案效率比较低下，这是人事档案查阅不高的主要原因之一，另外，调用员工的档案都需要一道道的审批，流程比较复杂，使得相关的人员并不能及时的查阅到员工的档案，这都是影响人事档案查阅不高的重要因素[3]。此外，管理人事档案的部门对人事档案归纳整理工作重视程度比较低，因此人事部的员工也不会对员工的档案进行仔细的归类和整理，很多新上任的新员工并没有人事档案，或者存在档案不及时更新等状况，这都造成了人事档案状态混乱的状况。

（三）人事档案管理考核制度并不完善

每一个企业都会对员工进行绩效考核，其根本目的都是为了提高公司员工的工作效率和积极性，在企业的员工绩效考核制度中，人资档案管理方面所占的比重不高，这也造成了相关工作领域的员工对人事档案管理出现了懈怠心理，而人事档案管理考核制度不完善是受到各因素的影响，其根本原因是由于企业对人事档案管理工作的不重视，从而造成了后续一系列问题的出现。

四、加强人事档案管理规范化和合理化的对策

（一）要提高管理层对人事档案管理工作的重视程度

从根本上要提高企业人事档案管理工作的效率，就要求企业管理层要加强对人事档案管理工作的重视程度，只有人事档案管理工作得到了重视，大家从意识上提升了人事档案管理工作的重要性，才能够采取相应的有效措施来提高人事管理工作的效率。比如：要筛选出工作能力强，态度认真，专业化水平高的综合人才，让他们来从事人事档案管理工作[4]。一旦企业的领导层足够的重视人事档案管理工作时，大家才会投入到更多的人力、物力、财力、时间和精力去完成人事档案的发展和进步，另外，提高企业管理层对人事档案管理工作的重视程度，最根本的方法就必须加强宣传力度，通过媒体的作用使企业加强对人事档案管理工作的重视程度。

（二）要强化人事档案管理的信息化建设

人事档案查率低下的重要原因是由于信息不通畅，因此在人事档案管理工作中，要使用现代信息化的建设，实现全网能够查询员工档案，但是为了避免信息泄露，应该在公司的电脑系统中纳入人力资源管理软件，设置专门的网站，使相关的工作人员拥有密码才能登录信息管理系统进行查询，通过信息化建设实现对人事档案的科学化、合理化的管理，方便大家能够实地进行查询，从而极大提高了人事档案管理工作的效率，但是需要重视的是相关的领域人员，要确保人事档案信息的准确性，这样人事档案管理工作才会存在实质的意义。

（三）要加强人事档案管理制度的建设

人事档案管理工作具有工作量大的特点，在企业中对工作人员的业绩一定要进行及时的记录，同时要对他们完成的工作实际情况进行归纳和存档，这样可以为以后的评选提供重要的依据。

（四）要规范人事档案管理工作的方式

我们不仅要制定相应的制度，还要严格的履行制度，在制度的基础上，要制定出统一的标准，让档案接收转移工作可以符合本企业的实际发展情况，从而保证档案管理工作的规范性，及时性和完整性。同时在进行人事档案管理工作时，还可以进行人才档案信息的跟踪收集和反馈体系，这是一种动态化的管理，可以保证人事档案的时效性。

五、结束语

综上所述，加强人事档案规范化、合理化的对策，还包括了要加强制度建设、绩效考核、要加强专业的培训、要提升人事档案开发利用的能力等措施，在所有措施中最重要的就是要提高企业对人事档案管理工作的重视程度，只有对其有足够的重视才能够实施相应的措施，从而促进人事档案管理工作的进步和发展。