档案管理基础工作在现代化档案管理中的作用分析

李娜

（山东省单县妇女儿童服务中心，山东 菏泽 274300）

现阶段，在社会科技不断发展过程中，计算机网络的普及程度越来越高，进一步完善了现代化档案管理技术，从而更加便利于人们的生活和工作。同时在现代化档案管理出现以后，大大凸显出了档案基础工作的主体性地位，这在档案管理中占据重要的位置，所以要想确保良好的管理效果，应对传统档案管理模式进行不断改善，并加强全新的技术手段的应用，发挥出对于档案管理基础工作的促进作用。

一、档案管理基础工作的重要性分析

对于档案管理基础工作来说，档案信息的登记、分类等是重要构成内容。其中，从档案管理规范出发，合理分类整理档案信息的内容、用途等。在档案信息登记过程中，应详细记录常规性的册、单、表等，不断提高档案整理、利用效率，从而避免原始档案出现不完整现象，而且给予档案安全性、完整性一定的保证。在档案管理基础工作中，档案健全管理至为关键，在档案具有高度完整的情况下，有助于档案信息使用效率的提升，而且还可以满足人力节约化需求，不断提高档案信息检索效率[1]。档案内容，企业和单位活动的重要信息必须要详细记录到位，满足其时效性等需求。加强档案管理工作项目的管理，可以更好地服务于使用者，并且还可以使档案基础工作变得越来越完善，同时还可以给予现代化档案管理水平强有力的保障。此外，现代化计算机技术的出现，可以使档案基础工作管理得到有效强化，从而进一步完善档案基础管理。

二、档案管理基础工作在现代化档案管理中的作用

（一）提高档案管理标准

基于社会经济发展角度，社会大众对于档案管理的要求越来越高。在科学技术不断更新的推动下，标准化、规范化在现代化档案管理中得到了充分体现。通常来说，档案管理发展速度较快，在管理方面，一些工作人员的能力与现代化档案管理需求并不相符，从而很难有效推动档案管理工作，所以加强档案管理工作人员管理意识的培养是至关重要的，确保工作人员对档案管理基础工作的重要性高度明确化，并加强基础能力的培养[2]，以便于更好地监督和管理档案保管工作，避免档案信息出现安全隐患。与此同时，应加强管理责任制度的构建，引导工作人员正确认识和对待自身的工作职责，同时促进档案管理工作，在奖罚制度的激励作用下，可以对员工的工作积极性予以充分调动，从而为档案管理工作的开展提供支撑。

（二）筛选杂劣信息

档案信息未编码等问题经常出现，一定程度上加剧了档案数据信息检索的难度性，所以应注重重新整理这一环节，剔除卷宗内的杂乱内容。在重新整理时，面对信息缺失的现象，尤其在目录、项目号、页码等方面，应做好相应的标注，避免档案信息的使用效率受到不必要的影响，并将档案数据信息的拓展性发挥出来，从而为实现档案管理的规范化、科学化目标奠定良好的基础。

（三）促进档案管理规范化发展

该项工作明确提出了对于管理工作人员的要求，尤其在工作技能和职业素养方面，而在管理能力提升方面，应完善案卷要求、归档要求等，从而促进档案管理工作的顺利进行。如果档案信息出现失误或档案内容缺失现象，即使应用计算机技术，也于事无补，很难推动档案管理工作水平的提升。对此对于档案管理部门来说，应加强规章制度的构建，并从自身实际情况出发，给予管理工作人员的日常行为一定的规范作用[3]，而且也要进行严格监督和管理，从而为档案管理基础工作水平的提升助益。此外在档案信息归档后，针对档案信息的保存，应加大管理力度，档案信息的归档入库，必须要满足时效性要求，更好地保存数据信息，以便于应用于未来的档案信息检索和应用等方面。

（四）信息检索工作顺利应用

在档案信息管理方面，基础工作内容主要包括档案信息的归档和录入，基础的档案管理工作的开展，与档案信息的现代化管理水平不谋而合，确保档案信息的准确无误。加强档案基础管理工作，可以发挥出检索功能对于使用者的服务职能，并且这对于使用者查找档案信息也具有极大的帮助[4]。在社会科技的强大推动下，网络信息化技术得到了广泛应用，通过在档案管理中的应用，可以满足公开性需求，同时符合现代化技术发展需求，共同致力于管理水平的提升。在人们数据信息检索时，在数据信息高度准确时，可以充分彰显出完善的数据信息检索服务的应用价值。

除此之外，应加强档案信息收集小组的设置，合理收集和整理档案信息，为规范化目录的编制提供可行依据，然后进行保存，可以促进档案管理工作人员数据收集、整理工作的顺利进行。

（五）提升档案利用率

档案管理工作的开展，已经成为提高档案利用效率的重要方式方法之一。众所周知，基于档案管理部门视角，每年收集的档案信息具有海量化特点，对于管理工作人员来说，应从档案信息的重要性出发，为具体分类提供可行依据，合理管理重要的档案信息，然后对其他档案进行整理[5]，将档案管理效率提升上来，并高效化利用档案信息。在档案信息检索方法中，全新的电子技术的应用，使用者只要输入关键词，便可以获取相关档案信息，从而保证档案的高效化利用，从而为档案管理工作的实施助益。

三、档案管理基础工作在现代化档案管理的实施要点

（一）对案卷的重新组合

对于工作人员来说，应重新组合内部较厚的案卷，节约在档案调取和查看中所需的时间。但是在这一过程中，对于相关联系的文件，应在同一卷档案内进行组合。而且在重新组合完成后，应借助计算机，及时输入重点内容，避免出现丢失现象，实现在企业内部的完整储存。

（二）对档案的科学化编号

在档案编号方面，计算机有助于提高统一可学化编号水平。对此对于相关工作人员来说，在内部档案编号工作中，应加强计算机科学技术的合理应用，加强档案的统一分类号的应用，给予案卷分类的合理性一定的保证。同时应不断更新自身的管理理念[6]，管理者也要予以较高的关注度，形成对档案基础管理工作的有效推动作用。

（三）开展数据分析工作

在提高档案利用效率方面，必须要借助于现代化的档案管理工作，将针对性发挥出来，从行业工作现状出发，加强社会发展需求的融合，合理区分重点文件工作。在基础工作中，出自对管理人员需求情况的分析，重点、次重点工作的分类是至关重要的，加强数据信息的有效处理，不断提高重点文件集中化管理水平。

四、结束语

综上所述，分析当前我国的档案管理工作，仍然存在着一些不足之处，在社会科学技术不断普及过程中，档案管理工作的现代化发展水平越来越高，促进档案管理工作的顺利进行，避免档案信息出现缺失现象，从而确保档案信息的高效化利用，从而为档案管理事业的发展保驾护航。