高校内部控制中存在的问题及优化建议

史婷婷

（清华大学深圳国际研究生院，广东 深圳 518055）

一、加强高校内部控制的必要性

高等学校内部控制是指学校通过制定各项制度、实施配套措施和执行相应程序，对各项活动的风险进行防范和管控，进而实现办学目标。高校内部控制的主要目标包括：保证各项活动合规合法、资产安全且资产使用有效、财务信息真实且完整，有效防范舞弊和腐败行为的发生，提高资源合理配置和使用效益。

高校内部控制体系的建设和完善，对高校的发展具有非常重要的意义。完善并有效运行的内部控制可以将单位的财务风险和管理风险控制在可接受的范围内，有效防止舞弊、腐败行为的发生、保障单位资金资产安全，有效保障财务信息真实完整，提高资源的配置和使用效益，为培养高等人才、提高科研水平提供有力保障。财政部印发了《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会〔2015〕24号）等文件，教育部印发了《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》（教财厅〔2016〕2号）等文件，用于规范和指导高校的内部控制系统建设，进一步完善内部控制，提高内部管理水平。

但是现阶段很多高校在内部控制环境、预算管理、科研项目管理、采购和合同管理、信息系统建设等方面都存在诸多问题。只有解决了高校整体内部控制体系中的所有难点、痛点，才能实现对单位经济活动的全面控制、关注到重要的活动和风险、形成相互制约相互牵制的工作机制、使单位适应外部环境和管理要求变化而长期平稳发展下去。

二、高校内部控制中普遍存在的问题

（一）内部控制环境薄弱

高校的内部控制建设起步较晚，很多高校没有认识到内部控制的重要性和紧迫性，单位内部存在组织职责不明确、权限设置不合理或不相容职责未分离、制度文件缺失或制度内容不完善等现象，有些岗位职责缺乏明确工作流程或规范化的管理要求，部分人员业务操作不规范，制度流程未得以落地实施，甚至没有建立完善的“三重一大”决策管理机制，或没有就“三重一大”的决策事项范围、决策机制、决策程序、决策实施以及督办机制进行明确规定与说明。很多高校缺少独立的内部控制部门，无法发挥统筹、组织、协调学校内部控制工作的职能。

（二）预算管理工作未形成闭环

部分高校中预算的执行情况、分析报告、反馈沟通、调整审批等机制不完善，无法实现对预算的有效闭环管理，可能导致预算超支且未被及时发现而影响预算执行结果，同时不利于单位和项目负责人对预算执行情况进行评估。部分高校也未针对内部预算建立考核体系，无法对各职能部门预算申报的准确性合理性和预算执行的合规性完成率进行有效的评价，导致预算管理未形成有效的闭环，无法对预算的有效执行形成正向的引导和激励，影响管理者做出正确的决策。

（三）科研项目管理工作不完善

大部分纵向科研项目有对应的各级政府出台的专项资金管理办法，高校可参照相应的管理办法对纵向科研项目进行管理，但是对于横向科研项目，部分高校未建立横向科研项目合同管理制度，未对横向项目的立项、预算、合同履行情况（如项目进度、款项收回情况等）、项目档案管理等的要求在相关制度中进行明确，不利于高校对横向科研项目进行监督管理，也有可能使得单位承担潜在的资金损失风险或法律风险。另外，一些高校普遍存在经费到账后不能及时认领入账的现象。部分科研经费到账后因为未与科技部门及项目负责人对账成功而导致未能及时入账，一些经费特别是设备开放服务收取的测试费等数量比较多、金额比较小的经费到账后无法核对清楚而形成未达账项，或长期挂账后仍未处理。

（四）采购审核和合同管理有漏洞

部分高校的采购经办人员，为了加快采购进程，存在刻意“拆包”的行为，将大金额的合同拆成几个小金额的合同，规避单位对目标金额以上的合同需要采取政府集中采购或询价采购等采购方式的规定。采购审核人员和合同管理人员也未对采购台账和合同台账进行仔细、严格地对比核查，导致拆包后的几个小金额合同盖章签订，最后审计时才发现了类似问题，对单位的声誉和形象造成一定程度的伤害。有部分合同存在审批单在签订合同之后被审批的情况，有“合同倒签”的现象存在。同时，很多高校虽有合同管理制度，但制度中未对合同归口管理、合同签订授权、合同用印审批、合同变更与解除、合同归档等进行规范。

（五）信息化系统不完善

信息系统不完善，是很多高校普遍存在的一个问题。拥有一套完整的信息体系，减少人为操作、减少不必要流程，是进行有效内部控制的重要手段。现在很多高校虽然在使用不少系统，包括财务系统、科研系统、人事系统、教务系统等，但是各个系统只是孤立的点。点与点之间没有连成线，更无法织成网。各系统之间不能做到将数据互联互通，很多数据统计、信息反馈、决策依据等需要手工整理汇总，这就增加了人为操作的可能性，加大了徇私舞弊的风险。高校本身信息系统开发力量薄弱，以外包形式委托的开发公司，大多数是以企业群体为客户目标的，对高校的运行机制、管理模式等不是特别熟悉，在系统开发过程中会耗费大量的时间、人力成本。

三、优化高校内部控制工作的建议

（一）强化所有人员的内部控制意识

内部控制体系建设是一个“一把手”工程，首先，单位负责人要树立高度重视内部控制体系建设的意识，要设立独立的内控部门，单位负责人亲自统筹部署推进内部控制建设，才能减少各部门之间相互推诿扯皮，加快推进并完善内部控制体系建设。其次，全体员工都要有积极参与到内部控制建设中的意识，要清楚认识到内部控制建设绝不仅仅是财务部门的事情，如若不能设立独立的内控部门，可以由财务部门牵头开展内部控制的工作，但是所有部门都应积极参与，将本部门业务工作进行归类、分析、梳理，明确各岗位的权责范围，及时填补业务管理空白地带，同时避免不相容职务由同一人承担。

（二）健全预算管理系统

预算管理是内部控制体系建设中非常重要的一环，所有部门都应建立严肃编制预算、严谨执行预算、严格调整预算的预算管理模式。综合运用信息化系统，保持预算的“刚性”和“柔性”并存。在严肃编制预算的过程中，所有部门都应根据本部门实际业务发展需要使用“零基预算”的方法制定本年度预算，保持预算的严谨性和真实度。在严谨执行预算的过程中，各部门应严格按照本部门既定预算开支经费，学校定期对各部门预算的执行情况进行考核评价，反过来也可以督促各部门在制定预算时要实事求是、精益求精。在严格调整预算的过程中，一是要设计完善的预算调整审批流程和权限，二是允许根据业务实际发展需要对前期预算偏差在合理范围内进行调整，赋予预算一定的灵活度。

（三）完善科研项目管理工作

高校收入的重要来源之一是科研项目经费，部分高校每年的科研项目经费能达到亿元级别，所以管好用好科研项目经费是内部控制工作中的重要环节。纵向科研项目的经费一般有配套的管理办法，同时高校也应制定本单位制度来确保项目在政府管理办法的范围内合法、合理、合规地有序推进。相对于纵向科研项目有验收、审计环节，横向科研项目一般没有硬性的验收流程，很多高校也对横向科研项目不够重视、疏于管理。高校应制定针对横向科研项目的资金管理办法，将横向科研项目合同立项、资金到位、发票、入账、使用、结题、未到款追责等内容都应明确体现在管理办法中。对于没有及时认领入账的科研经费，应借助信息系统及时明确项目，明确责任人，确保所有到账经费及时入账。

（四）加强采购审核和合同管理

高校应针对采购审核和合同管理制定详细的规定和实施细则，将合同归口管理、合同签订授权、合同用印审批、合同变更与解除、合同归档等进行规范，采购审核人员和合同管理人员应按照规章制度，对采购台账和合同台账进行仔细、严格地对比核查，避免存在“拆包”行为，确保按单位规定采购方式进行采购。同时，也应在信息系统的基础上，将合同管理、预算管理、账务管理、资产管理等结合在一起。先审批预算，在有预算的情况下，才能进行后续的采购审批、签订合同、付款转账、固定资产建账等流程，将所有业务按权限、按流程串在一起，形成完整的内部控制体系。

（五）完善信息一体化系统

在现在“互联网+”的大数据时代，信息系统是提高工作效率、提高沟通效率、加强业务管理、加强内部控制的必要手段。高校负责人应该认识到信息化系统建设的重要性，应做好顶层设计，建设信息共享平台，做到各业务模块的数据互联互通，减少手工操作的机会，提高内部控制的质量。另一方面，高校应注重对计算机人才和业务专业人才的培养，特别是复合型人才的培养，才可以让业务操作和信息系统更好地融合在一起，提高办事效率、打通业务流程的症结、清除人为操作的空间，降低徇私舞弊的风险。

四、结束语

综上所述，建立健全高校的内部控制体系对高校的良好平稳发展具有至关重要的意义。对于高校内部控制中存在的各种问题，可以从强化所有人员的内部控制意识、健全预算管理系统、完善科研项目管理工作、加强采购审核和合同管理、完善信息一体化系统等方面进行规范，制定出切合本单位实际情况的内控管理体系，实现可持续、高效快速发展。